Hoe en waar worden de mailberichten bewaard?
Verstuur e-mail berichten vanuit dossier/map of als zaakstatusbericht
De e-mailberichten vanuit het (zaak)dossier/map en zaakstatusberichten worden in eml-formaat verstuurd en opgeslagen in de map of het zaakdossier.
De ingetikte gegevens in het mailbericht worden direct vastgelegd, hierdoor is het mogelijk om het opstellen van een te verzenden e-mailbericht te onderbreken. Na een uitstapje kan je weer verder gaan waar je gebleven was door het betreffende vergeet-me-nietje aan te klikken.
Hoe en in welk dossier worden de verstuurde en ontvangen mailberichten geplaatst?
Verstuurde en ontvangen e-mail berichten (formaat EML) worden geplaatst in het subdossier van de zaak Mail - of een andere naam die bij de configuratie is vastgelegd.
Indien er in het zaaktype hierover niets is ingesteld komen de in-en uitgaande mailberichten in het hoofddossier van de zaak terecht, hoewel dit minder overzichtelijk is.
De mailberichten zijn te openen met je eigen mailprogramma. Het is wellicht handiger om PDFen aan te zetten voor alle zaaktypen zodat de berichten als PDF in de browser gelezen kunnen worden. Ook reacties op het bericht van klanten, collega's of adviseurs worden in hetzelfde subdossier geplaatst.
Bij het raadplegen van het e-mailbericht worden standaard de Blinde kopie-geadresseerden (bcc) niet getoond. Alleen met beheerrechten op het document, kan men vanuit het scherm met de verschillende document versies (V in documentregel rondjes (kleurenbalk)), het e-mailbericht mét de Blinde kopie-geadresseerden aanroepen.
Vanaf Opus 9 is de weergave van e-mailberichten in een (e-mail)map of dossier aangepast. Deze weergave is nu meer conform de weergave van e-mails in een e-mailprogramma. Als een dossier of de submap met e-mailberichten wordt geopend, wordt in het blok Zaakdossier of de mapnaam aan de linkerkant van deze regel *Geselecteerd* getoond met de volgende opties:
- alle documenten - wordt standaard getoond bij die opties hieronder worden de sub- en subsubmappen niet getoond ;
- alleen e-mailberichten - alle e-mailberichten uit het dossier of map en sub(sub)mappen;
- alleen ontvangen e-mailberichten - kan gezien worden als de *Inbak* bij een zaak;
- alleen verzonden e-mailberichten - kan gezien worden als de map *Verzonden* bij een zaak. Bovendien worden naast het onderwerp ook de naam van de afzender of de geadresseerde met e-mailadres in de documentregel getoond.
Worden alleen e-mailberichten getoond (zoals in een submap Mail), dan worden op de documentregel van het emailbericht extra icoontjes getoond:
- icoon of het een ontvangen/binnenkomend e-mailbericht betreft;
- icoon of het een verstuurd/uitgaand e-mailbericht betreft;
- icoon of het e-mailbericht één of meerdere bijlagen bevat.