Hoe stel ik het 'maildossier' beschikbaar?
Verstuur e-mail berichten vanuit dossier/map of als zaakstatusbericht
De e-mailberichten vanuit het (zaak)dossier/map en zaakstatusberichten worden in eml-formaat verstuurd en opgeslagen in de map of het zaakdossier.
De ingetikte gegevens in het mailbericht worden direct vastgelegd, hierdoor is het mogelijk om het opstellen van een te verzenden e-mailbericht te onderbreken. Na een uitstapje kan je weer verder gaan waar je gebleven was door het betreffende vergeet-me-nietje aan te klikken.
Hoe geef ik een extern adviseur toegang tot het 'Maildossier'(zaakdossier via internet)?
Voor toegang voor de extern adviseur tot het maildossier zal de beheerder van Mozard bij het zaaktype wel moeten instellen dat een 'verwijzing naar maildossier mogelijk is inclusief het aantal te raadplegen dagen na versturen e-mail.
De behandelaar van de zaak verstuurd een mailbericht vanuit het zaakdossier gericht AAN met rol ADVISEUR
Bij het samenstellen van het mailbericht is zichtbaar onder het invoerveld 'Type tekst bij verwijzing: Verwijzing naar maildossier'.
De externe adviseur(s) ontvangt een mailbericht met de verwijzing naar het maildossier en de mededeling tot welke datum het maildossier geraadpleegd mag worden.
Onder verwijzing naar maildossier staat de optie "ZIP voor download maildossier? * ja / NEE". Indien een zip van het maildossier in het maildossier gewenst is kies optie Ja.
Na activering van het de verwijzing/url wordt een internet scherm met als titel 'Maildossier' geopend.
Hierin staat: "Er is zojuist een e-mail verstuurd met een toegangscode voor het maildossier. Vul deze toegangscode hieronder in en klik op de knop 'Maildossier' om het maildossier op te kunnen vragen!"
hieronder in en klik op de knop 'Maildossier' om het maildossier op te kunnen vragen!"
Daaronder staat 'Verificatiecode' met een invoerveld voor de eenmalig te gebruiken code.
De code wordt ingevoerd in het invoerveld waarna de knop 'Maildossier' moet worden geactiveerd. Daarna verschijnt het 'Maildossier. Indien de code niet OK is volgt de melding FOUT: Ongeldige code. Waarna een nieuwe code via de mail aan de geadresseerde wordt verstuurd.
Naast de documenten die in het hoofddossier staan worden, indien in het zaaktype aangegeven ‘Maildossier inclusief submappen?’ JA, ook de documenten uit de sub(sub)dossiers getoond. Als de documenten uit de sub(sub)dossiers ook getoond worden, worden deze ook in de zip download opgenomen.
Het blok "Maildossier ZIP download" wordt boven de documenten van het blok "Maildossier zaak" getoond.