Hoe plan ik een controle in?

Het concept Antwoord houdt in dat op iedere vraag, gesteld via telefoon, balie, brief, e-mail of website, het juiste antwoord wordt gegeven. Dit geldt voor alle producten en diensten die een organisatie aanbiedt, dus voor zowel externe (burgers/bedrijven) als interne (collega's) klanten. Je vindt er antwoord op vragen en je kunt veel zaken al digitaal regelen door een webformulier in te vullen.

Naast de actie onderwerpen vind je ook informatieve onderwerpen waarbij bijvoorbeeld een verwijzing wordt gegeven naar een website of een bepaald intranet onderdeel. Voor het beantwoorden van vragen van de medewerkers van onze organisatie bevat het onderdeel Antwoord in Mozard een zeer groot aantal vraag-antwoord-combinaties (vac's).

Informatie uit Antwoord is ook vindbaar via het generiek zoeken rechts boven in het scherm.
Het vullen van Antwoord wordt hier nader toegelicht.

Vanuit een Antwoord onderwerp kun je via het Dirigentje de optie Start agenderingszaak controle het webformulier Controleren Antwoord content oproepen.

In dit formulier wordt het te controleren Antwoord-onderwerp meegegeven en geef je een datum op (in de toekomst) waarop deze controle moet plaatsvinden. 

Wanneer een medewerker is gekoppeld aan een Antwoord-onderwerp wordt de zaak direct aan die collega toegewezen.

Om aan kunnen geven op welke datum gecontroleerd moet worden of de content nog actueel is moet er het één en ander aan voorbereidingen plaats vinden. Hiervoor moet een intern zaaktype Controleren antwoord onderwerp aangemaakt worden waarbij de doorlooptijd per zaak te bepalen is en waarbij de volgende kenmerktypen zijn opgenomen: Volgnummer onderwerp (num) en Onderwerp (tekstveld). Beide kenmerktypen opnemen in sorteerprioriteit naam zaak.

Vervolgens maak je een nieuw webformulier en koppel je deze aan het gemaakte zaaktype. Geef bij de formulierkenmerken aan dat de startdatum door de behandelaar gewijzigd mag worden. Kopieer de invoervelden uit het zaaktype.

Voor de betreffende kenmerken(selecties) in het webformulier moet een parameter vastgelegd worden.

Voor kenmerk(selectie) Onderwerp moet de waarde in het veld Parameter = onderwerp worden. 

Voor kenmerk(selectie) Volgnummer onderwerp moet de waarde in het veld Parameter = pagvolgnr worden.
Publiceer daarna het webformulier.

Klik in het webformulier op de zaaktypenaam om terug naar het zaaktype.
Voeg bij het kenmerk Volgnummer onderwerp van het zaaktype, de Referentie PAGVOLGNR toe (in hoofdletters).

In de kenmerken van het Antwoord loket (bijvoorbeeld loket website) koppel je het gemaakte webformulier bij veld Formulier controleren content.

In scherm0286 Beheren Antwoord onderwerp is in het rechtermenu de verwijzing Start agenderingszaak controle zichtbaar. Hiermee wordt het webformulier gestart (waarbij de kenmerken al ingevuld zijn) om een zaak Controleren antwoord onderwerp aan te maken.

In het Antwoord producten overzicht scherm0281 is nu een extra kolom zichtbaar aan de rechterkant waarin zichtbaar wordt voor welke onderwerpen een controle zaak is aangemaakt. Indien een controle zaak voor een product is aangemaakt wordt in Scherm0286 Beheren Antwoord onderwerp onder het blok Vraag-antwoord-combinaties een blok Gerelateerde zaken getoond met per record een zaakregel van een controlezaak.