Stap 4: Hoe leg ik de wijzigingen vast bij alle zaken?

Het scherm1246 'Archiefkenmerken opnieuw opbouwen' wordt geactiveerd vanuit Informatiebeheer bij het blok Archiveren. Deze procedure stelt je in staat om de archiefkenmerken van afgehandelde zaken met terugwerkende kracht opnieuw op te bouwen. Hiermee kun je bijvoorbeeld zaken die verkeerde of geen archiefkenmerken hebben alsnog voorzien van de juiste archiefkenmerken.

Let op: Via dit scherm kun je alleen de archiefnominatie (vernietigen of overbrengen) en de termijn opgeven. Je kunt hier dus bijvoorbeeld niet met terugwerkende kracht aangeven wie de archiefcheck uitvoert, welke selectielijst leidend is en hoeveel dagen na afhandeling de zaak moet worden bevroren.

Het is belangrijk te weten dat de aanpassing via deze methode in alle versies van het resultaattype in het zaaktype wordt aangepast.

Er is ook een nieuwe methode om de historische resultaattypen aanpassen bij zaaktype en opnieuw opbouwen bij zaken dit moet worden uitgevoerd per versie van een resultaattype. Een voordeel hierbij is dat je kunt zien hoeveel zaken met het betreffende resultaat zijn afgehandeld.

Na het opvoeren van de nieuwe, correcte archiefkenmerken en het bij de afgehandelde zaken verwijderen van de vastgelegde oude, verkeerde, archiefkenmerken kun je de laatste stap zetten. Deze stap houdt in dat je bij alle met dit resultaattype afgehandelde zaken van dit zaaktype aangeeft dat de archiefkenmerken opnieuw moeten worden bepaald op basis van de bij het resultaattype vastgelegde archiefkenmerken. Dit doe je uiteraard na het uitvoeren van stap 3 en dit werkt als volgt:

• Open het rechtermenu
• Klik op verwerk afgehandelde zaken

Het is mogelijk dat er ogenschijnlijk niets gebeurt maar dit is wel het geval. Wanneer je nu terugkeert naar het scherm archiefkenmerken opnieuw opbouwen dan is het zojuist aangepaste en verwerkte resultaattype verdwenen uit de lijst. In de volgende avondrun worden de archiefkenmerken van afgehandelde zaken bepaald. De zojuist nieuw opgegeven archiefkenmerken gaan hierin mee. Vanaf de volgende dag kun je bij de afgehandelde zaken de nieuwe, juiste archiefkenmerken zien.

LETOP: na de actie “verwerk afgehandelde zaken” zijn de aanpassingen nog niet direct zichtbaar. Via de 'Archiefkenmerkencheck' (zie statuspanel) in de ochtendrun worden de aangepaste archiefkenmerken bij de afgehandelde zaken pas de volgende dag zichtbaar. De totale verwerking kan maximaal 2 dagen duren.