Stap 3: Hoe verwijder ik bestaande archiefkenmerken?

Het scherm1246 'Archiefkenmerken opnieuw opbouwen' wordt geactiveerd vanuit Informatiebeheer bij het blok Archiveren. Deze procedure stelt je in staat om de archiefkenmerken van afgehandelde zaken met terugwerkende kracht opnieuw op te bouwen. Hiermee kun je bijvoorbeeld zaken die verkeerde of geen archiefkenmerken hebben alsnog voorzien van de juiste archiefkenmerken.

Let op: Via dit scherm kun je alleen de archiefnominatie (vernietigen of overbrengen) en de termijn opgeven. Je kunt hier dus bijvoorbeeld niet met terugwerkende kracht aangeven wie de archiefcheck uitvoert, welke selectielijst leidend is en hoeveel dagen na afhandeling de zaak moet worden bevroren.

Het is belangrijk te weten dat de aanpassing via deze methode in alle versies van het resultaattype in het zaaktype wordt aangepast.

Er is ook een nieuwe methode om de historische resultaattypen aanpassen bij zaaktype en opnieuw opbouwen bij zaken dit moet worden uitgevoerd per versie van een resultaattype. Een voordeel hierbij is dat je kunt zien hoeveel zaken met het betreffende resultaat zijn afgehandeld.

Na het door kopiëren van de archiefkenmerken naar eerdere versies van het resultaattype moet je er nog voor zorgen dat de reeds ingevulde, oude (en dus verkeerde) archiefkenmerken worden verwijderd bij de afgehandelde zaken. Doe daarvoor het volgende: 

• Open het rechtermenu
• Klik op Verwijder archiefkenmerken onderstaande zaken

Nu worden alle archiefkenmerken van eerdere zaken verwijderd zodat deze niet meer onder een archiefregime vallen. Ga nu verder naar de laatste stap.

LETOP: Stap 3 “Verwijder archiefkenmerken onderstaande zaken” mag niet uitgevoerd worden bij resultaattypen met “Handmatig te bepalen”. Hierdoor worden van de verwerkte zaken via de zaakbak “Handmatig toekennen archiefkenmerken” , de handmatig vastgelegde ‘Datum start archiefproceduregepland’ verwijderd.