Welke stappen zijn er?

Het scherm1246 'Archiefkenmerken opnieuw opbouwen' wordt geactiveerd vanuit Informatiebeheer bij het blok Archiveren. Deze procedure stelt je in staat om de archiefkenmerken van afgehandelde zaken met terugwerkende kracht opnieuw op te bouwen. Hiermee kun je bijvoorbeeld zaken die verkeerde of geen archiefkenmerken hebben alsnog voorzien van de juiste archiefkenmerken.

Let op: Via dit scherm kun je alleen de archiefnominatie (vernietigen of overbrengen) en de termijn opgeven. Je kunt hier dus bijvoorbeeld niet met terugwerkende kracht aangeven wie de archiefcheck uitvoert, welke selectielijst leidend is en hoeveel dagen na afhandeling de zaak moet worden bevroren.

Het is belangrijk te weten dat de aanpassing via deze methode in alle versies van het resultaattype in het zaaktype wordt aangepast.

Er is ook een nieuwe methode om de historische resultaattypen aanpassen bij zaaktype en opnieuw opbouwen bij zaken dit moet worden uitgevoerd per versie van een resultaattype. Een voordeel hierbij is dat je kunt zien hoeveel zaken met het betreffende resultaat zijn afgehandeld.

Indien je met terugwerkende kracht de archiefkenmerken van afgehandelde zaken wilt vastleggen dan moet je dit per resultaattype opnieuw vastleggen. In het scherm archiefkenmerken opnieuw vastleggen (scherm.1246) vind je alle resultaattypen die in aanmerking komen om opnieuw voorzien te worden van archiefkenmerken. Tussen haakjes staat achter het resultaattype het nummer van het zaaktype. Klik op een resultaattype om te beginnen met stap 1.

De volgende stappen moet je nemen:

• Stap 1: Per relevant resultaattype moeten de oude archiefkenmerken worden vervangen door nieuwe. Hiermee zorg je er voor dat het resultaattype voorzien is van de correcte archiefkenmerken.

• Stap 2: De nieuwe archiefkenmerken moeten worden gekopieerd naar eerdere versies van het resultaattype. Dit doe je om er voor te zorgen dat ook eerder afgehandelde zaken worden meegenomen in de archiefprocedure, voorzien van de juiste archiefkenmerken.

• Stap 3: Bestaande archiefkenmerken van zaken kunnen worden verwijderd. Bij het afhandelen van een zaak met een bepaald resultaat worden direct de bij dat resultaattype behorende archiefkenmerken toegewezen aan de afgehandelde zaak. Dit kunnen dus foutieve archiefkenmerken zijn. Om er voor te zorgen dat deze foutieve kenmerken niet gebruikt gaan worden zullen deze kenmerken in stap 3 worden verwijderd.

• Stap 4: Men geeft aan dat alle afgehandelde zaken met (een eerdere versie van) dit resultaat, opnieuw verwerkt kunnen worden. Bij stap 2 heb je alle versies van het resultaattype voorzien van de juiste archiefkenmerken. Bij stap 3 heb je alle archiefkenmerken bij afgehandelde zaken verwijderd. In stap 4 zorg je er voor dat deze zaken die geen archiefkenmerken meer hebben deze opnieuw krijgen op basis van wat je bij stap 2 hebt opgegeven.

Zie de onderstande handleiding  voor een uitgebreide toelichting hierop.