Stap 1: Hoe configureer ik de nieuwe archiefkenmerken?

Het scherm1246 'Archiefkenmerken opnieuw opbouwen' wordt geactiveerd vanuit Informatiebeheer bij het blok Archiveren. Deze procedure stelt je in staat om de archiefkenmerken van afgehandelde zaken met terugwerkende kracht opnieuw op te bouwen. Hiermee kun je bijvoorbeeld zaken die verkeerde of geen archiefkenmerken hebben alsnog voorzien van de juiste archiefkenmerken.

Let op: Via dit scherm kun je alleen de archiefnominatie (vernietigen of overbrengen) en de termijn opgeven. Je kunt hier dus bijvoorbeeld niet met terugwerkende kracht aangeven wie de archiefcheck uitvoert, welke selectielijst leidend is en hoeveel dagen na afhandeling de zaak moet worden bevroren.

Het is belangrijk te weten dat de aanpassing via deze methode in alle versies van het resultaattype in het zaaktype wordt aangepast.

Er is ook een nieuwe methode om de historische resultaattypen aanpassen bij zaaktype en opnieuw opbouwen bij zaken dit moet worden uitgevoerd per versie van een resultaattype. Een voordeel hierbij is dat je kunt zien hoeveel zaken met het betreffende resultaat zijn afgehandeld.

Stap 1 van het opnieuw configureren houdt in dat je de oude archiefkenmerken van een resultaattype gaat vervangen door nieuwe archiefkenmerken. Selecteer uit het overzicht eerst het aan te passen resultaattype. De huidige archiefkenmerken van het resultaatype worden nu getoond. Daaronder staan eventueel niet langer gebruikte archiefkenmerken welke in een eerdere versie van Mozard waren vastgelegd bij het resultaattype. Helemaal onder in het scherm kunnen zaakregels worden getoond van zaken die met dit betreffende resultaattype zijn afgehandeld en dus deze archiefkenmerken hebben..

Klik rechtsboven op wijzig archiefkenmerken resultaattype om in het wijzgen archiefkenmerken resultaattype scherm te komen. Hier kun je de volgende gegevens invullen:

• Archiefkenmerken handmatig toekennen: Deze staat normaliter op nee omdat je dan de afgehandelde zaken automatisch volgens het geconfigureerde archiefregime gaat verwerken. Zet dit op ja om alle met dit resultaattype afgehandelde zaken handmatig te voorzien van archiefkenmerken.
• Archiefnominatie: Geef aan of een zaak van dit zaaktype moet worden vernietigd of overgebracht
• Archieftermijn in jaren: Geef het aantal jaren op dat een afgehandelde zaak moet worden bewaard voordat deze wordt meegenomen in de archiefprocedure
• Vanaf welke datum: Hier kun je aangeven welke datum bepaalt wanneer de archieftermijn begint te lopen. Dit kan de afhandeldatum van de zaak zijn, maar ook de ingangsdatum van een besluit, de einddatum van een evenement etc.

Geef de gewenste archiefkenmerken op en druk rechtsboven op sla wijzigingen op en verwijder oude archiefkenmerken. De nieuwe archiefkenmerken zijn nu opgeslagen en alle archiefkenmerken bij zaken die zijn afgehandeld met dit resultaattype worden leeggemaakt. Voer nu stap 3 uit.