Welke archiefkenmerken heeft een resultaattype?

Het is raadzaam om de archiefkenmerken vast te laten stellen door een specialist op dit gebied. Denk hierbij aan een archiefmedewerker of archivaris. Dit voorkomt een hoop ellende bij het uitvoeren van de vernietigingsprocedure.
Hieronder volgt een toelichting over de archiefkenmerken bij een resultaattype:

• Archiefkenmerken handmatig toekennen? Ja/Nee: Moeten bij elke zaak van dit type de archiefkenmerken handmatig opgevoerd worden door de archiefmedewerker?
  
• Archiefnominatie: Is er sprake van vernietigen of overbrengen na de bewaarperiode bij dit zaaktype
  
• Archieftermijn in jaren: wat is de bewaarperiode bij dit zaaktype in jaren.
  (Zie ook afwijkende bewaartermijnen ten opzichte van jaren)

• Vanaf welke datum, indien geen datum afhandeling: Op basis welk datumkenmerk start de bewaarperiode, indien niet gevuld is dit standaard de datum afhandeling zaak. Dit kan ook op basis van een zaaktype specifiek (datum)kenmerk of zaakobject.

• Archiefkenmerken koppelen aan zaakobject van registratie: Archiefkenmerken zijn te koppelen aan een datumveld van een zaakobject van een registratie

• Archiefkenmerken op basis van zaakobject van registratie: Archiefkenmerken zijn te koppelen aan een zaakobject van een registratie als het betreffende datumveld nog geen waarde heeft.

• Standaard termijn bij uitstel in jaren: Wat is de standaard termijn bij uitstel van de vernietigingsprocedure in jaren.

• Archiefaantekening bij afhandeling? Ja/Nee: Moet er bij afhandeling van zaken van dit type standaard een aantekening gemaakt worden?

• Verwijzing selectielijst: Deze verwijzing naar de selectielijst geeft aan op basis van welke selectielijst en artikel de bewaartermijn en vernietigen of overbrengen is gebaseerd. (voorbeelden 2017-6.1 ; 2020-6.1)
  
• Toelichting selectielijst: Dit tekstveld (400 karakters) is een toelichting op de keuze van verwijzing selectielijst

• Archiefbeoordelen aantal dagen na afhandeling en ontdooien: na een X aantal dagen na afhandelen zaak van dit type, vindt de archiefbeoordeling plaats - indien gevuld, dan wordt ook X dagen na ontdooien een agenderingszaak ‘archiefbeoordeling’ met betrekking tot deze zaak aangemaakt. indien de zaak wordt ontdooid zal een extra regel aan de tabel ZAAKBEVRIEZING worden toegevoegd zodat de zaak automatisch weer wordt bevroren na het X dagen zoals bij dit kenmerk is aangegeven
• Specifiek zaaktype archiefbeoordelen bij dit resultaat: Indien een archiefbeoordeling gewenst en er zijn meerdere zaaktypen waarbij 'Betreft dit zaaktype de archiefbeoordeling?=JA', dan moet hier een zaaktype Archiefbeoordeling geselecteerd worden,
• Bevriezen aantal dagen na afhandeling en ontdooien: hoeveel dagen na afhandeling van een zaak van dit type moet het zaakdossier bevroren worden? - indien gevuld, dan wordt bij ontdooien van de zaak een extra regel aan de tabel ZAAKBEVRIEZING toegevoegd zodat de zaak automatisch weer wordt bevroren na X dagen zoals bij dit kenmerk is aangegeven. Direct bevriezenkan ook door nul (0) dagen op te voeren.
  
  ×

  Direct bevriezen betekent 5 minuten na afhandeling van de zaak. Immers de de mail van de resultaatsignalering moet worden aangemaakt als document. Deze 5 minuten geldt ook voor wijzigingen na ontdooien.

• Bevriezen direct na archiefbeoordelen ? Ja/Nee: Indien, het 'Bevriezen aantal dagen na afhandeling' niet gevuld is een archiefbeoordeling wel van toepassing is, kan hier Ja gekozen worden
• Mag behandelaar ontdooien ? Ja/Nee: Mag een behandelaar, van een zaak van dit type, de zaak ontdooien als deze al bevroren was

• Archief check eigenaar? Ja/Nee: Moet de eigenaar, de behandelaar die de zaak afhandelt, een archief check uitvoeren?
• Archief check archiefmedewerker? Ja/Nee: Moet de eigenaar, de behandelaar die de zaak afhandelt, een archief check uitvoeren voor zaken van dit type?
• Archief check inspecteur/archivaris? Ja/Nee: Moet de archiefinspecteur een archief check uitvoeren voor zaken van dit type

Indien bij een actief(groen) of historisch (rood) resultaattype de archiefkenmerken worden aangepast, dan wordt onderaan het venster de volgende regel getoond: " Let op! Bij een klik op de groene knop worden de archiefkenmerken van de x zaken met deze versie van het resultaattype opnieuw toegekend op basis van de hierboven ingevoerde instellingen!".