Waarom gebruik maken van afwijkende bewaartermijnen?

In Mozard worden bewaartermijnen in jaren vast gelegd op basis van de afhandeldatum of een datum kenmerk/object. In sommige gevallen is het sinds enkele jaren verplicht om zaken te vernietigen na bijvoorbeeld 28 dagen, 8 weken of 1,5 jaar. Hier kun je de volgende aanpassing voor configureren met een afwijkende bewaartermijn op basis van de bewaartermijn in jaren.

Maak gebruik van de volgende stappen om de afwijkende bewaartermijn vast te leggen:

• maak via 'Beheer kenmerktypen een datum kenmerktype aan met als naam Afwijkende bewaartermijn,

• voeg dit kenmerktype toe aan het zaaktype waarin je de afwijkende bewaartermijn wilt gebruiken,
• geef het kenmerktype bij het zaaktype de naam van de afwijkende bewaartermijn (bijvoorbeeld bewaartermijn 28 dagen),
• vul bij de het attribuut 'Standaardwaarde' van het kenmerktype voor 28 dagen het volgende in: sysdate-337
• geef het kenmerktype een hogere Sorteerprioriteit dan 99,
• vermeld bij het attribuut 'Toelichting voor gebruiker bij wijzigen kenmerken' de bewaartermijn afwijking (bijvoorbeeld: Afwijkende bewaartermijn 28 dagen), 
• bewaar het kenmerktype bij het zaaktype,

Ga vervolgens naar het resultaattype waarbij de afwijkende bewaartermijn moet worden vastgelegd en voer de volgende acties uit:

• ga vanuit het gekozen zaaktype via het 'Dirigentje' naar 'Wijzig te tonen kenmerktypen',
• maak het kenmerktype met de afwijkende bewaartermijn verplicht en sla de wijzigingen op,
• ga daarna vanuit het resultaattype via het Dirigentje' naar 'Wijzig archiefinstellingen'
• selecteer de actuele (groen gemarkeerde) versie van het resultaattype,
• vul voor de afwijkende bewaartermijn van 28 dagen bij attribuut 'Archieftermijn in jaren' 1 jaar in,
• selecteer bij attribuut 'Vanaf welke datum, indien geen datum afhandeling' het kenmerktype 'Afwijkende bewaartermijn',
• Sla wijzigingen op na het aanbrengen van de aanpassingen en activeer het zaaktype.

 Bij het afhandelen van de zaak via het resultaattype met de afwijkende bewaartermijn ziet de behandelaar een reeds ingevulde datum (vandaag/afhandeldatum minus 337 dagen (hierdoor wordt de bewaartermijn 28 dagen).
Het het afhandelen van de zaak met de afwijkende bewaartermijn zijn voor de behandelaar dus geen extra activiteiten van toepassing.

Voorbeeld bij vernietigen na 1,5 jaar(18 maanden) voor je de volgende gegevens in bij de afwijkende bewaartermijn:

• geef het aan het zaaktype toe te voegen kenmerktype de naam van de afwijkende bewaartermijn, dus 'Bewaartermijn 18 maanden of 1,5 jaar',
• vul bij het toevoegen van het kenmerktype 'Afwijkende bewaartermijn' bij het zaaktype bij de het attribuut 'Standaardwaarde' het volgende in: sysdate-182
• vul bij de archiefkenmerken bij het attribuut 'Archieftermijn in jaren' 2 in,

Bij de archiefkenmerken van de zaak zal de 'Datum archiefprocedure gepland' een waarde weergeven welke 18 maanden na de datum afgehandeld ligt. 

Ga terug naar archiefkenmerken bij resultaattype