Hoe kan ik een document opnieuw scannen?

Voordat de post geregistreerd kan worden zal deze eerst gescand moeten worden. Veelal zal in het begin dat zaakgericht gewerkt wordt met Mozard, niet alle post al als zaken worden ingescand. Bij het sorteren van de post dient hier dus rekening mee gehouden te worden.
De post wordt geopend en veelal eerst gesorteerd op afdeling of scancategorie, daarna vindt de splitsing plaats tussen wel of geen zaakpost.
De zaakpost wordt voorzien van een barcode etiket (zie menuitem Printen barcode) van de betreffende dag en daarna kan het scannen per afdeling beginnen. Het barcode etiket heeft een aantal functies, het dient, naast de herkenning door Mozard, als documentscheiding, het vervangt de dagtekening stempel en is geschikt voor numeriek archiveren.

Naast het scannen van papieren post kan een scanstraat mogelijk ook andere kanalen zoals faxen en mailberichten afvangen en aanbieden als in te boeken digitale post. De [Scanvelop]{Als een medewerker een papieren document wilt laten scannen en opnemen in een map of dossier maakt hij/zij een scanvoorblad aan vanuit een map of zaakdossier. Dit noemen we een 'Scanvelop'. De medewerker print het voorblad uit en stuurt de scanvelop met het brondocument op naar de afdeling die vermeld staat op het scanvoorblad(veelal DIV of KCC). Vervolgens wordt het voorblad met brondocument gescand via een speciale instelling in de scansoftware. De laatste tijd wordt er ook steeds vaker gebruik gemaakt van QR-code in plaats van een scanvelop voorblad.} bevat ook een barcode om een fysiek stuk toe te voegen aan een zaakdossier (bv. : uitgaande brief met natte handtekening)

Het kan voorkomen dat DIV of een zaakbehandelaar een document dat eerder al gescand is opnieuw laat scannen omdat hij niet tevreden is over de kwaliteit. In dat geval zit op het document al een barcode, maar het document wordt als scanvelop gescand en verwerkt.
Dit opnieuw scannen wordt gedaan als ware het een scanvelop zodat de scan als een nieuwe versie van het document wordt gescand.

Bij selecteer kun je kiezen uit de scanstypen: alle scantypen(standaard); AØ (=afwijkend formaat); kleur of zwart/wit.

Het overzicht toont de volgende gegevens van het verzoek:

• Scan Kenmerken scanvelop: Voer onderstaande acties uit.
  Klik op documentnaam om het scanvelop voorblad te bekijken en uit te printen.
  Klik op grijze pdf icoon om de documentkenmerken te bekijken. Via de documentkenmerken worden alle kenmerken getoond inclusief bewaarplaats en barcode.
  Klik op rode pdf icoon om het 1e gescande document te bekijken, te printen of te vergelijken met het originele papieren exemplaar.
• Bewaarplaats origineel: waar kan ik het papieren document vinden(bv. dagdoos met datum)
• Type: AØ; kleur of zwart/wit.
• Toelichting: is de reden van het verzoek
• Status: verwerken of nog scannen

Nadat het scanvelopvoorblad geprint is en het originele papieren document er aan toe is gevoegd, kan opnieuw gescand worden.
Zet de status op 'nog scannen' door op verwerken te klikken. Op deze wijze weet je collega ook dat de papieren klaar liggen om opnieuw gescand te worden.
Het document verdwijnt uit het overzicht als de scan gereed is.