Hoe controleer je scanveloppen?

Voordat de post geregistreerd kan worden zal deze eerst gescand moeten worden. Veelal zal in het begin dat zaakgericht gewerkt wordt met Mozard, niet alle post al als zaken worden ingescand. Bij het sorteren van de post dient hier dus rekening mee gehouden te worden.
De post wordt geopend en veelal eerst gesorteerd op afdeling of scancategorie, daarna vindt de splitsing plaats tussen wel of geen zaakpost.
De zaakpost wordt voorzien van een barcode etiket (zie menuitem Printen barcode) van de betreffende dag en daarna kan het scannen per afdeling beginnen. Het barcode etiket heeft een aantal functies, het dient, naast de herkenning door Mozard, als documentscheiding, het vervangt de dagtekening stempel en is geschikt voor numeriek archiveren.

Naast het scannen van papieren post kan een scanstraat mogelijk ook andere kanalen zoals faxen en mailberichten afvangen en aanbieden als in te boeken digitale post. De [Scanvelop]{Als een medewerker een papieren document wilt laten scannen en opnemen in een map of dossier maakt hij/zij een scanvoorblad aan vanuit een map of zaakdossier. Dit noemen we een 'Scanvelop'. De medewerker print het voorblad uit en stuurt de scanvelop met het brondocument op naar de afdeling die vermeld staat op het scanvoorblad(veelal DIV of KCC). Vervolgens wordt het voorblad met brondocument gescand via een speciale instelling in de scansoftware. De laatste tijd wordt er ook steeds vaker gebruik gemaakt van QR-code in plaats van een scanvelop voorblad.} bevat ook een barcode om een fysiek stuk toe te voegen aan een zaakdossier (bv. : uitgaande brief met natte handtekening)

Scanveloppen moeten net als inkomende post gecontroleerd worden op hun volledigheid.
Een klik op “te controleren scanvelop document” opent de taakbak scanvelops, het controlescherm. Daarin staat hoeveel scans klaarstaan om gecontroleerd te worden (9). Als je op “Overzicht” klikt zie je een rijtje van alle scanveloppen die klaarstaan, hier kun je ook één uit kiezen om controleren (door er op te klikken)

Via “Nog niet gescande scanvelop documenten” zie je een overzicht van scanveloppen die wel aangemaakt zijn, maar nog niet gescand zijn. Hier hoef je verder niets mee te doen.

Via “Kwaliteit onvoldoende, opnieuw scannen” zie je welke scanveloppen ‘niet akkoord’ waren bij de controle en dus opnieuw gescand moeten worden.
Via het ‘barcodepistool’ en de knop “ZOEK” kan ook een specifieke scan opgeroepen worden.
Na controle op volledigheid geef je aan of de scan ‘akkoord’ is of ‘niet akkoord’.
Scans die ‘niet akkoord’ zijn moeten opnieuw via de scanvelop gescand worden.

Het is mogelijk via de systeem Parameter INDSCANVELOPZONDERCONTROLE de controle uit te schakelen. Via de moderne scansoftware kan deze controle al eerder, via deze software toepassing, zijn uitgevoerd.