Informatiebeheer - scannen

Voordat de post geregistreerd kan worden zal deze eerst gescand moeten worden. Veelal zal in het begin dat zaakgericht gewerkt wordt met Mozard, niet alle post al als zaken worden ingescand. Bij het sorteren van de post dient hier dus rekening mee gehouden te worden.
De post wordt geopend en veelal eerst gesorteerd op afdeling of scancategorie, daarna vindt de splitsing plaats tussen wel of geen zaakpost.
De zaakpost wordt voorzien van een barcode etiket (zie menuitem Printen barcode) van de betreffende dag en daarna kan het scannen per afdeling beginnen. Het barcode etiket heeft een aantal functies, het dient, naast de herkenning door Mozard, als documentscheiding, het vervangt de dagtekening stempel en is geschikt voor numeriek archiveren.

Naast het scannen van papieren post kan een scanstraat mogelijk ook andere kanalen zoals faxen en mailberichten afvangen en aanbieden als in te boeken digitale post. De [Scanvelop]{Als een medewerker een papieren document wilt laten scannen en opnemen in een map of dossier maakt hij/zij een scanvoorblad aan vanuit een map of zaakdossier. Dit noemen we een 'Scanvelop'. De medewerker print het voorblad uit en stuurt de scanvelop met het brondocument op naar de afdeling die vermeld staat op het scanvoorblad(veelal DIV of KCC). Vervolgens wordt het voorblad met brondocument gescand via een speciale instelling in de scansoftware. De laatste tijd wordt er ook steeds vaker gebruik gemaakt van QR-code in plaats van een scanvelop voorblad.} bevat ook een barcode om een fysiek stuk toe te voegen aan een zaakdossier (bv. : uitgaande brief met natte handtekening)