Hoe controleer je de postscans?

Voordat de post geregistreerd kan worden zal deze eerst gescand moeten worden. Veelal zal in het begin dat zaakgericht gewerkt wordt met Mozard, niet alle post al als zaken worden ingescand. Bij het sorteren van de post dient hier dus rekening mee gehouden te worden.
De post wordt geopend en veelal eerst gesorteerd op afdeling of scancategorie, daarna vindt de splitsing plaats tussen wel of geen zaakpost.
De zaakpost wordt voorzien van een barcode etiket (zie menuitem Printen barcode) van de betreffende dag en daarna kan het scannen per afdeling beginnen. Het barcode etiket heeft een aantal functies, het dient, naast de herkenning door Mozard, als documentscheiding, het vervangt de dagtekening stempel en is geschikt voor numeriek archiveren.

Naast het scannen van papieren post kan een scanstraat mogelijk ook andere kanalen zoals faxen en mailberichten afvangen en aanbieden als in te boeken digitale post. De [Scanvelop]{Als een medewerker een papieren document wilt laten scannen en opnemen in een map of dossier maakt hij/zij een scanvoorblad aan vanuit een map of zaakdossier. Dit noemen we een 'Scanvelop'. De medewerker print het voorblad uit en stuurt de scanvelop met het brondocument op naar de afdeling die vermeld staat op het scanvoorblad(veelal DIV of KCC). Vervolgens wordt het voorblad met brondocument gescand via een speciale instelling in de scansoftware. De laatste tijd wordt er ook steeds vaker gebruik gemaakt van QR-code in plaats van een scanvelop voorblad.} bevat ook een barcode om een fysiek stuk toe te voegen aan een zaakdossier (bv. : uitgaande brief met natte handtekening)

Activeer nu Controle postscans om de kwaliteit en volledigheid van de scans te controleren. De taakbak scans wordt getoond met het aantal scans per postcategorie en het aantal waarvan de kwaliteit als onvoldoende beoordeeld is.

Er is sprake van meerdere postscan categorieën als bij de scanstraat inrichting gebruik gemaakt wordt van meerdere inkomende kanalen of indien een medewerker postintake voor een specifieke afdeling werkt waarvoor in de scansoftware een categorie is aangemaakt.
Activeer een postcategorie om de scans van die categorie te beoordelen. Via het overzicht worden alle scans van een categorie zichtbaar. Als je niet de beschikking over ‘barcodepistool’ hebt kun je van een specifieke scan de barcode kopiëren en plakken in het zoekveld van de scancontrole categorie. (kopieer alleen de barcode bijvoorbeeld: MPZDR201101042222).

Het is ook mogelijk via de systeem Parameter INDPOSTINTAKEZONDERCONTROLE de controle uit te schakelen. Via de moderne scansoftware kan deze controle al eerder zijn uitgevoerd. (Vraag de lokale functioneel beheerder voor meer informatie)

**De controle van de postscans**
Bij het beoordelen van de scan zijn de volgende opties aanwezig:
* Volledig: deze kies je wanneer een document volledig gescand is en de kwaliteit voldoende is.
* A0-deelscan: deze kies je wanneer je van een groot formaat document een deel kopieert en daar een scan van maakt.
* Niet scanbaar: deze kies je wanneer iets helemaal niet te scannen is. Zoals een CD-ROM of een boek. Hiervan kan wel kopie gemaakt worden en gescand.
* Opnieuw: deze kies je wanneer de scan niet goed is en via de scanstraat wel een goede scan gemaakt kan worden. Er ontbreken bijvoorbeeld pagina’s.