Hoe verstuur ik een zaakstatus e-mail?

In het zaaktype is vast gelegd of er een statussignalering naar de aanvrager en/of betrokene moet worden verstuurd.

Indien bij de status of het resultaattype is vastgelegd dat er een status bericht moet worden verstuurd zal het bericht veelal een voorbeeldtekst met kenmerken uit de zaak bevatten met opmaak..

In het zaaktype wordt ook bepaald of een statussignalering door de behandelaar geannuleerd mag worden en of de statustekst mag worden aangepast.

Indien de mail signalering door de klant is aangegeven als gewenst wordt in het scherm van de statuswijziging of resultaat de melding Signalering momenteel gewenst via [e-mailadres](aanvrager) en/of Signalering momenteel gewenst via [e-mailadres](betreft) getoond als aandachtspunt.

Nadat de zaak statuswijziging is uitgevoerd wordt pas de statussignalering (mailbericht) getoond, op deze wijze kunnen eventueel zojuist vastgelegde verplichte zaak specifieke kenmerken opgenomen worden in het mailbericht.

Voor het versturen van het signaleringsbericht kunnen onderstaande onderdelen veelal door de behandelaar aangepast/aangevuld worden met gebruik van de HTML web-editor voor de opmaak.

Indien de klant geen mailsignalering wenst staat in het mail scherm, na het zetten van de status of het resultaat, bij geadresseerde(aan) klant krijgt deze signalering niet.

Via het rondje met plus teken + rechts van de ‘Aan’ voeg handmatig extra geadresseerden toe. selecteer eerst het type geadresseerde (Aan, Kopie (cc) of Blinde Kopie (bcc)).
Indien de geadresseerde niet getoond wordt tik je de naam in het zoekveld bij een interne geadresseerde en bij een externe geadresseerde tik je het e-mailadres in het zoekveld. Selecteer vervolgens de naam of het adres onder kopje Selecteer adres. Je kunt maximaal 100 geadresseerden opvoeren inclusief geadresseerden uit de Eigen of gedeelde e-mail groepen,

Bij de afzender Van kun je de naam van de afzender kiezen, het e-mailadres van de afzender is centraal bepaald. De naam van de afzender kan zijn de organisatie naam, naam afzender vast gelegd bij het zaaktype of je eigen naam (naam van de behandelaar van de zaak).

Het onderwerp wordt bij een zaak al voor ingevuld, dit is de naam van de zaak met het zaaknummer. Het onderwerp kan wel aangepast worden maar het is wel raadzaam het zaaknummer in het onderwerp of mailbericht te noemen als referentie voor de geadresseerde.

Indien in het zaaktype bij een status- of het resultaattype e-mail adressen zijn vastgelegd bij E-mailadressen betrokkenen tbv afschrift wordt er altijd een mailbericht verstuurd naar betrokkenen als BCC, ook als de aanvrager geen mailberichten wenst. Het e-mail bericht wordt ook als document in het zaakdossier geplaatst.

Vaak worden in emailberichten via statuswijziging kenmerken uit de zaak opgenomen. Als het betreffende kenmerk(XML TAG) in de zaak niet is gevuld wordt de stadaardwaarde getoond (standaard: xxxxx) om aan te geven dat de tag wel bestaat maar niet is gevuld.
Als behandelaar heb je veelal de keuze de tekst aan te passen of het kenmerk alsnog te vullen voordat het bericht wordt verstuurd. Breek het e-mail bericht af via de X rechtsboven in het venster. Vul het ontbrekende kenmerk en open het mailbericht via de knop 'Maak concept e-mail af' en druk op F5 om de inhoud van het bericht te verversen.

Selecteer indien nodig documenten uit het zaakdossier of de map als bijlage
De eventuele bijlagen die meegestuurd moeten worden moet je aan vinken. Het is mogelijk zowel documenten uit het dossier/map toe te voegen als bijlagen die in het documentenmandje aanwezig zijn. De documenten uit het documentenmandje worden boven de documenten uit het dossier of de map getoond.

Als het bericht klaar is klik op "Verstuur e-mail"

In een zaakstatus e-mailbericht (Type tekst bij verwijzing) kan het volgende getoond worden *:

• Verwijzing zaakstatus website (standaard bij extern zaaktype) 
  Een mailbericht naar een externe aanvrager bevat naast een referentiecode, ook altijd een versleutelde verwijzing naar de zaakstatus informatie op de website

• Vewijzing zaak intranet (standaard bij intern zaaktype) 
  Voor een interne aanvrager wordt er een versleutelde verwijzing toegevoegd naar intanet (al naar gelang de rechten voor de zaak leidt de verwijzing naar de zaak of de interne zaakstatusonformatie) 

• Verwijzing naar maildossier (indien bij zaaktype ingesteld of keuze bij mail vanuit algemene map)
  Indien een mailbericht wordt verstuurd naar een externe adviseur is het mogelijk dat het bericht naast een referentiecode, ook een verwijzing bevat naar een (mail)dossier. Dit is een soort zaakstatus pagina op de website speciaal voor externe adviseurs. De versleutelde verwijzing is te gebruiken tot (datum vandaag + dagen in zaaktype kenmerk Aantal dagen dossier te raadplegen na versturen e-mail).

*)  Als voor het mailbericht als geadresseerde een e-mailadres is opgegeven dat ook bij een medewerker in de telefoongids staat wordt de verwijzing altijd omgebouwd naar een intranet link naar de zaak of interne zaakinfo.

Wanneer het e-mailadres niet van een medewerker is, niet van de externe klant is én niet van een externe adviseur is (waarvoor een verwijzing naar het (mail)dossier is opgenomen) zal de ontvanger van de e-mail de verwijzing kunnen zien. Echter na het klikken op de verwijzing zal  de standaardtekst De verwijzing in het e-mailbericht is bedoeld voor een andere geadresseerde worden getoond. Deze standaardtekst is aan te passen via omgevingsparameter EMLMELDINGTEKSTVERWGEEN.

Met betrekking tot de hostnaam in de verwijzing wordt gebruik gemaakt van de omgeving (OMG_URL) van de betreffende zaak Omgeving communicatie klant (op basis van ZK_OMGEVING of, indien leeg, ZKT_OMGEVING).
De procedure verwijzing logt de aangeklikte verwijzingen vanuit e-mailberichten voordat deze voor een doorverwijzing zorgt (in tabel EML_VERWIJZINGLOG).
Met deze log is indien gewenst te achterhalen hoe vaak en welke geadresseerden gebruik maken van verwijzingen in de e-mailberichten.

Omvang bijlagen

Indien de omvang van de bijlagen het via parameter EMLBIJLAGENMAXMB (standaardwaarde 10 MB) ingestelde maximum overschrijd wordt de ingestelde melding vanuit parameter EMLBIJLAGENMAXMBTEKST getoond. “Totale omvang e-mailbericht inclusief bijlagen is te groot (maximaal [=EMLBIJLAGENMAXMB=]MB)." Als de zoeven genoemde overschrijding van de maximum omvang van de bijlagen is overschreden zie je tijdens het tikken van de mail tekst als de melding via een pop-up. Dezelfde melding wordt bij een klik op de knop ‘Verstuur e-mail’ getoond. Het is dan onmogelijk de e-mail te verzenden.

Indien een status gezet wordt waarbij één of meer statussen overgeslagen worden, zal met de EML functionaliteit voor de tussenliggende status GEEN statusmail aangemaakt worden. Bijvoorbeeld bij het zetten van status 3 vanuit status 1 wordt voor status 2 geen statusmail verstuurd. Bij het overslaan van een status (n.v.t.) via Optie niet van toepassing=Ja bij het statustyype van het zaaktype wordt er ook geen statusmail verstuurd.

Ditzelfde gebeurt ook wanneer het mogelijk is vanaf een bepaalde status de zaak af te handelen. Bijvoorbeeld als een zaak vanuit status 1 direct afgehandeld wordt zal voor tussenliggende statussen geen statusmails aangemaakt worden.