Hoe is het scherm 'beheer webformulier' ingedeeld?

In het scherm 'Beheren webformulier' worden in het eerste blok de meeste instellingen getoond. 

In het tweede blok kan de kaartlocatie worden aangezet. Het blok betaling wordt pas getoond als de betalingen optie is aangezet. Het blok met de invoervelden en tekstblokken wordt pas getoond nadat een invoerveld en/of tekstblok is toegevoegd. 

De meeste acties in dit scherm kun je uitvoeren door het zwevende   'Dirigentje' ('acties bij beheer webformulier') aan te roepen. Hierbij heb je de volgende opties:

• Wijzig instellingen - voor het aanpassen van de algemene en specifieke instellingen bij het webformulier(zie uitleg hieronder),
•  Voeg bijlage/tekstblok/invoerveld toe 
  - een bijlage is gekoppeld aan een documenttype zoals vastgelegd bij het gekoppelde zaaktype,
  - een tekstblok heeft dezelfde werking als bij Antwoord of Nieuwsberichten,
  - een invoerveld is een geselecteerd kenmerktype al dan niet gekoppeld aan het zaaktype,
• Publiceren - het webformulier publiceren als deze gereed is,
• Kopieer alle invoervelden van zaaktype - alle bij het zaaktype opgevoerde kenmerktypen,
• Kopieer status 1 invoervelden van zaaktype - alle bij status 1 van het zaaktype te tonen kenmerktypen,
• Toon preview te publiceren formulier - via intranet wordt het nog niet gepubliceerde webformulier getoond en kan op deze wijze getest worden (wordt alleen getoond bij recent nog niet gepubliceerd formulier),
• Toon preview te publiceren formulier zonder verplichte velden - zelfde als boven echter verplicht invoervelden worden als niet verplicht getoond (wordt alleen getoond bij recent nog niet gepubliceerd formulier),
•  Rechten - met als onderdelen beheer webformulier, invullen namens en invullen als medewerker

Het scherm 'Wijzig instellingen' webformulier bestaat uit 6 blokken met kenmerkvelden:

1. algemene formulier gegevens
2. door wie te gebruiken (burgers,bedrijven of medewerkers)
3. keuze verplicht in te vullen persoonsgegevens
4. betaling (internetkassa functie)
5. kaartlocatie (geografische aanduiding)
6. reservering (kalender afspraak functie)

• Volgnummer en Versie - deze zijn niet te wijzigen maar worden automatisch gegenereerd.
• Naam - de naam van het webformulier

• Zaaktype - het te koppelen zaaktype

• Zaaktype op basis van kenmerktype - Een keuzelijst waarbij iedere optie een extra numeriek veld bevat met daarin het bijbehorende zaaktype volgnummer.
  Het definitieve zaaktype waarvan een zaak wordt aangemaakt wordt bepaald door het Zaaktype op basis van kenmerktype. Als op basis van het kenmerk geen zaaktype kan worden bepaald, wordt zaaktype gekozen, om te voorkomen dat op basis van de webformuliersessie geen zaak kan worden aangemaakt. Wanneer deze regel leeg is wordt de volgende tekst getoond: Selecteer een kenmerktype van een registratie waarvan een object kan worden geselecteerd. Het is wel belangrijk dat het betreffende kenmerktype, in het webformulier, maar één keer aan de betreffende registratie mag worden gekoppeld. Bovendien moet het kenmerk gekoppeld aan de regel Zaaktype op basis van kenmerktype verplicht ingevuld/geselecteerd moet worden in het webformulier.

• Starten na hoeveel dagen (indien agenderingszaak) - standaardwaarde is 0 (startdatum kan alleen aangepast worden door behandelaar als aantal dagen groter dan 0 en waarde bij optie hieronder is JA)

• Mag startdatum door de behandelaar gewijzigd worden? ja/Nee - Indien Nee dan wordt de starttijd '00:00:00'. Als de startdatum van een agenderingszaak mag worden gewijzigd wordt de doorlooptijd op 0 gezet: deze waarde blijft 0 totdat de zaak uiteindelijk is gestart.

• Toewijzen mogelijk vanuit webformulier? - Instellen of de interne gebruiker na aanmaken van het formulier deze ook direct de zaak mag toewijzen aan een collega.

• Hoeveel dagen mag de startdatum in het verleden liggen? - een eerdere startdatum 
  opgeven tot maximaal het hier genoemde aantal dagen terug. Kan alleen gebruikt worden indien de zaak intern wordt gestart

• Mag de behandelaar de doorlooptijd wijzigen? ja/Nee - (bij het wijzigen van de doorlooptijd wordt er technisch een zaakverlenging aangemaakt)

Op de schermstap Samenvatting op het webformulier verschijnt een blok Met betrekking tot de aan te maken zaak. Naast het item Zaak direct toewijzen aan dat in sommige gevallen wordt getoond, wordt ook Startdatum getoond. De startdatum is alleen muteerbaar indien geconfigureerd is dat de startdatum door de behandelaar mag worden gewijzigd. Ook de regel Uiterste datum af te handelen wordt getoond indien de doorlooptijd door de behandelaar te wijzigen is,

• Verantwoordelijke - het verantwoordelijke of proces beherende organisatieonderdeel

• Zoektermen - de trefwoorden waarmee het formulier gezocht kan worden

• Sorteerprioriteit - alternatieve sortering in het overzicht webformulieren

• Identificatie met DigiD/eHerkenning? - J/N of verplicht, indien J wordt deze identificatie als optie op dit formulier getoond, verplicht spreekt voor zich.
  Indien aanvrager is een burger en waarde van deze regel is Ja of verplicht wordt in het webformulier ook de eIdas optie getoond voor aanvragers uit het buitenland.
  eHerkenning(bedrijf) wordt op het formulier alleen getoond als de systeemparameter voor e-Herkenning (EHERKAPPID) gevuld is.

• Aantal te selecteren soort bijlagen * - het aantal regels waarop soort bijlage kan worden geselecteerd
• Toegestane extensies - alleen zichtbaar bij externe webformulieren (betreft burger/bedrijf).
  Als deze parameter wordt gevuld, betekend dat alleen bestanden van die extensies kunnen worden geüpload in het formulier en de gekoppelde zaakstatuspagina van de zaak die via dat formulier is gemaakt. Het vullen kan middels opsomming, gescheiden door een komma. Bijvoorbeeld "pdf,docx,xlsx" in het geval alleen PDF, Word en Excel bestanden mogen worden geüpload. Deze instelling overruled de extenties vastgelegd bij systeem parameter TOEGESTANEUPLOADEXTENSIES, 
• Afwijkende naam voor schermstap Aanvraag - invoeren indien gewenst (bijvoorbeeld: 'Melding')
• Afwijkende naam voor schermstap Aanvrager - invoeren indien gewenst (bijvoorbeeld: 'Melder')
• Tutoyeren? ja/Nee - indien ‘Ja’ dan wordt gesproken over Jouw gegevens ipv Uw gegevens

• Tonen bij object uit registratie - selecteer de betreffende registratie om een zaak te kunnen starten vanuit objecten binnen die registratie. Let wel: de medewerker moet ook rechten hebben om objecten binnen de registratie te mogen beheren.
• Voorinvullen gegevens op basis van object? ja/Nee - Gegevens in het formulier worden vooringevuld op basis van het object en wanneer de kenmerktypen overeenkomen. Mochten kenmerktypen meerdere keren voorkomen, dan kan men de optie referentie bij kopieren gebruiken.
• Kopiëren gewijzigde vooringevulde gegevens naar object? ja/Nee - Indien de voorgingevulde gegevens gewijzigd worden in het webformulier, worden deze ook gekopieerd naar het object.
• Tonen bij scherm klant? ja/Nee - Geef hier aan of het betreffende webformulier aangeroepen moet kunnen worden vanuit het klant scherm.
• Standaardwaarde signalering via sms ? ja/Nee - Geef hier aan of signalering via SMS standaard op 'ja' of 'nee' moet staan. Indien de waarde parameter SMSPROVIDERURL = x dan wordt bij het invullen van het webdormulier nooit gevraagd 'Statusberichten via sms op dit telefoonnummer ontvangen?'
• Standaardwaarde signalering via e-mail ? Ja/Nee - Geef hier aan of signalering via E-mail standaard op 'ja' of 'nee' moet staan.
• Maximaal aantal dagen om formulier verder in te vullen - geef hier de 'houdbaarheid' aan van de link die naar de klant verstuurd wordt indien hij/zij gebruik maakt van de mogelijkheid om het formulier later verder in te vullen. Indien dit veld leeg is, wordt de functie voor het later verder invullen van een formulier automatisch gedeactiveerd.
• Onderrstaande opties zijn toegevoegd in het kader van Privacy wetgeving
  Vinktekst bij schermstap Samenvatting? (verplicht) ja / Nee - ls de waarde van deze regel is gewijzigd naar ‘Ja’ dan wordt, na het opslaan van deze wijziging en opnieuw aanroepen van scherm1096, onder de vinktekst regel de volgende regels getoond:
  - Kop boven vinktekst, indien afwijkend van standaard - koptekst invoerregel met afwijkende kop,
  - Vinktekst, indien afwijkend van standaard - testblok om de afwijkende vinktekst vast te leggen,
  - Vinktekst standaard aangevinkt? (verplicht) Ja / nee - indien Nee dan hoeft de aanvrager geen vinkje te zetten,
  - Check op aangevinkt bij vinktekst? (verplicht) Ja / nee - indien Ja dan vindt controle plaats of het vinkje is aangezet. Zo nee, dan wordt een melding getoond.
  - Melding indien niet aangevinkt, indien afwijkend van standa

• Kop bij schermstap Voltooid - eigen op te voeren koptekst bij schermstap 'Voltooid'
• Tekst bij schermstap Voltooid - eigen op te voeren tekst bij schermstap 'Voltooid' 
• Tonen zaaknummer bij schermstap Voltooid? Ja / nee - Geef hier aan of het zaaknummer getoond moet worden bij de schermstap 'voltooid'.
• Tonen dagen doorlooptijd bij schermstap Voltooid? Ja / nee - Geef hier aan of het aantal dagen doorlooptijd van het betreffende proces getoond moet worden bij de schermstap 'voltooid'.
• Tonen datum doorlooptijd bij schermstap Voltooid? Ja / nee - Geef hier aan of de uiterste afhandeldatum getoond moet worden bij de schermstap 'voltooid'.
• Tonen statussen bij schermstap Voltooid? Ja / nee - Geef hier aan of de verschillende statussen getoond moet worden bij de schermstap 'voltooid'.
• Voorwaardelijke velden per blok? Ja / nee - Hiermee geef je aan of afhankelijke velden gegroepeerd moeten worden onder het veld waar de afhankelijkheid op gebaseerd is of dat de vastgelegde sorteerprioriteiten bij velden gehandhaafd moeten worden, ongeacht of er een afhankelijkheid is geconfigureerd.

• Burgers? Ja/Nee (waarde zoals ingevuld bij aanmaken formulier)
• Bedrijven en instellingen? Ja Nee (waarde zoals ingevuld bij aanmaken formulier)
• Medewerkers? Ja Nee (waarde zoals ingevuld bij aanmaken formulier)

De combinatie burgers, bedrijven en instellingen Ja en medewerkers Nee is mogelijk bij extern gekoppeld zaaktype.
Bij een intern zaaktype is de instelling medewerkers Ja en combinatie burgers, bedrijven en instellingen is Nee

Via specifieke rechten op het formulier wordt het mogelijk dat speciefieke medewerkers namens burger, bedrijf of instelling het formulier in kunnen vullen.

Het is ook mogelijk dat via rechten, specicieke medewerkers,  namens een medewerker het formulier kunen invullen.

Bij de correspondentiegegevens kan geselecteerd worden of het onderdeel al dan niet getoond moet worden en of het een verplicht onderdeel is.

Dit onderdeel hoeft niet ingevuld te worden als het om een intern formulier gaat dat alleen door medewerkers wordt gebruikt.

Indien er alleen sprake is van een aanvrager wordt 1 set correspondentiegegevens getoond bij de configuratie van de correspondentiegegevens.

Is de optie Namens van toepassing dan worden er 2 sets met correspondentiegegevens getoond.

Set correspondentiegegevens voor klant namens wie het formulier wordt ingevuld (wordt getoond indien de optie Namens op Ja staat)

(dit is de set gegevens van de Namens(belanghebbende) die wordt ingevuld nadat de aanvrager gegevens zijn ingevuld)

• Voorvoegsel? ja/nee

• Voornaam? ja/nee/verplicht

• Voorletters? ja/nee/verplicht

• Achternaam of naam bedrijf? ja/nee/verplicht

• Contactpersoon? ja/nee/verplicht

• KvK? ja/nee/verplicht

• Geboortedatum? ja/nee/verplicht

• Geslacht? ja/nee/verplicht

• BSN? ja/nee/verplicht  (controle op Valide BSN-Nummer)

• Straat + huisnummer? ja/nee/verplicht

• Postcode? ja/nee/verplicht (bij invullen postcode en huisnummer wordt automatisch in het formulier de straat en de woonplaats gevuld met behulp van de postcode tabel)

• Woonplaats? ja/nee/verplicht

• Land? ja/nee/verplicht

• Telefoonnummer? ja/nee/verplicht

• E-mailadres? ja/nee/verplicht  (controle op Valide E-mail adres)

• Signalering via sms? ja/nee

• Signalering via e-mail? ja/nee

De kop van de onderste set bij configuratie correspondentiegegevens is dan Aanvrager en heeft als koptekst Bovenste set correspondentiegegevens indien formulier

door iemand anders dan klant zelf wordt ingevuld.

De items zijn hetzelfde echter de 'Ja Nee Verplicht'kunnen afwijken qua instelling van de Namens set hierboven.

Scherm om te betalen? Ja of Nee (is voor dit formulier een gekoppelde betaling van toepassing?)

Het is niet verplicht een deel zaaktype voor de betalingen te gebruiken, echter het heeft de voorkeur dat voor de betalingen een zaaktype wordt aangemaakt zodat de daadwerkelijke betalingsafhandeling goed te volgen is. Als meerdere afdelingen gebruik maken van de internetkassa, wordt voor elke afdeling een betaalzaaktype aangemaakt om de opbrengsten te kunnen scheiden.

• Zaaktype = Selecteer hier het zaaktype vd betaling... Dit is een deelzaak van de aanvraag zodat gecontroleerd kan worden of voor de bestelde dienst betaald is.
• Bedrag te betalen = LET OP, dit is het bedrag in centen zonder punt of komma (1200 is 12 euro)
• Bedrag te betalen in centen op basis van kenmerktype = Een keuzelijst waarbij iedere optie een extra numeriek veld bevat met daarin het te betalen bedrag in centen.

  In dit geval moet een registratie bijvoorbeeld uittreksels aangemaakt worden met de kenmerken Soort uittreksel (onderdeel naam object) en Te betalen bedrag (geen onderdeel naam object).
  Op het formulier voor het aanvragen van een Uittreksel kan men Soort uittreksel selecteren. De waarde van het kenmerk Te betalen bedrag bij het betreffende Soort uittreksel bepaalt dan welk bedrag betaald moet worden. Indien deze regels leeg is wordt de volgende tekst getoond: Selecteer een kenmerktype van een registratie waarvan een object kan worden geselecteerd.

  Het is wel belangrijk dat het betreffende kenmerktype, in het webformulier, maar één keer aan de betreffende registratie mag worden gekoppeld. Bovendien moet het kenmerk gekoppeld aan de regel Bedrag te betalen in centen op basis van kenmerktype verplicht ingevuld/geselecteerd worden in het webformulier. (2015.2)

• Betaling omschrijving = veelal de omschrijving van de dienst waarvoor betaald wordt

De onderstaande kenmerken kunnen nog niet geselecteerd worden totdat 'betalen Ja' en het geselecteerde deelzaaktype betaling is vast gelegd door de kenmerken te bewaren via knop Wijzig webformulier  en vervolgens de knop Wijzig kenmerken weer te activeren.
Nu kunnen de kenmerken uit het geselecteerde betaal zaaktype worden geselecteerd(veelal Ogone Betaling, dat standaard met Mozard wordt uitgeleverd) 

• Kenmerktype te betalen   = niet relevant omdat geen zaaktype voor de betaling is geselecteerd (kenmerk is veelal bedrag)
• Kenmerktype ordernummer = niet relevant omdat geen zaaktype voor de betaling is vastgelegd (kenmerk is veelal ordernummer)
• Kenmerktype bestaalstatus = niet relevant omdat geen zaaktype voor de betaling is vastgelegd (kenmerk is veelal betaalstatus)

Kaartlocatie aan kunnen geven? (ja/nee): De kaartfunctionaliteit wordt wel of niet getoond in het webformulier

Kaartlocatie verplicht? (ja/nee): Indien in het formulier de klant verplicht wordt gesteld een locatie aan te geven

Sorteerprio kaartlocatie: Positie op het webformulier in de formulierstap Aanvraag

Woonplaatsen: Bij suggesties worden alleen deze woonplaatsen getoond

Tekst in zoekregel: Specifieke tekst dat in de zoekregel bij voor de kaartlocatie

Indien leeg wordt de standaard tekst in zoekregel getoond: Haal via vergrootglas huidige locatie op of zoek op plaats en straat en eventueel hethuisnummer...

Standaard waarde LAT op Y-as: Standaardlocatie voor de marker in de kaart(waarde als 88,8888)

Standaard waarde LON op X-as: Standaardlocatie voor de marker in de kaart(waarde als 99,9999)

Standaard zoomniveau: In hoeverre in het kaartje standaard is in- of uitgezoomd

Icoon: Type icoon, optie

Schaal: Hoe groot het icoon dient te zijn ten opzichte van de rest, standaard op 5

Kleur: Welke kleur het icoon dient te hebben, standaard op rood=#EA3C2D

In het blok Reservering koppel je een reservering aan het webformulier. 

In het veld Reserveringsproduct selecteer je het reserveringsproduct dat je hebt geconfigureerd voor het product dat kan worden aangevraagd door middel van dit webformulier.

In het veld Afwijkende naam voor schermstap reservering vul je de naam in die getoond moet worden als schermstap. Wanneer je hier niets invult wordt Tijdstip als standaard getoond. 

Wanneer aan het webformulier een reservering is gekoppeld komt de klant, indien van toepassing, na het doorlopen van schermstap Aanvraag en Bijlage, in de schermstap met betrekking tot de Reservering (dus bijvoorbeeld Tijdstip genaamd). Na het kiezen van een datum en tijdstip kan de klant verder met het invullen van de eigen gegevens in schermstap Aanvrager.

Indien een telefoonnummer en/of e-mail adres is opgegeven wordt bij de formulierstap samenvatting automatisch gevraagd of van de reservering een mailbericht moet worden verstuurd en een uur voor de afspraak een SMS bericht.