Hoe voeg ik een papieren document toe?

Je kunt op verschillende manieren documenten toevoegen in Mozard. Geef aan op welke manier je het document wil toevoegen. Documenten voeg je toe door op één van de onderstaande verwijzingen/links te klikken vanuit het Mozard dirigent menu

Documenten toevoegen:

• Sleepfunctie: het is ook mogelijk vanuit het (zaak- / objectdossier / map of het Mozard dirigent menu documenten te slepen. Bij het slepen van een of meerdere documenten naar het sleepblok wordt het sleepblok schermvullend met de mededeling, ‘Sleep je bestanden naar een willekeurige plek op de pagina om ze te uploaden’. Bij het slepen is ook te zien hoeveel documenten toegevoegd gaan worden. Na het loslaten van de muisknop wordt de voortgang van het uploaden getoond. De documenten krijgen allen het documenttype algemeen tenzij anders vastgelegd bij een documenttype van het zaaktype. ook de overige kenmerken worden met slepen niet gevuld, maar dit kan wel via de optie 'Upload (van schijf);
• Upload (van schijf) -  een document uploaden vanuit een ander opslagmedium(PC/Laptop/USB) waarbij alle documentkenmerken kunnen worden gevuld;
• Upload meerdere; ik wil meerdere documenten, met bepalen documenttype per document, tegelijk uploaden van ander opslagmedium;
• Scanvelop; ik wil een papieren document laten scannen;
• Webdocument; ik wil een ritch tekst document direct in een map of dossier aanmaken in Mozard;
• Notitie; een notitie toevoegen van maximaal 4000 tekens met een onderwerp
  (Deze optie wordt alleen getoond indien een documenttype bij zaaktype de optie ‘Betreft dit documenttype een notitie?’ aan staat);
• Tekstdocument; ik wil een tekstdocument direct in een map of dossier aanmaken
• e-mail: na het aanmaken en versturen van een e-mailbericht (of statussignalering) wordt het e-mailbericht als document opgeslagen in het dossier of de map.
• Document Sjabloon; ik wil een document aanmaken op basis van een sjabloon.

Veelal wordt ook de mogelijkheid geboden om via de Mozard Office plug-in documenten of sjablonen toe te voegen via Word, Excel en/of de Mailclient. Vraag uw Mozard beheerder naar de mogelijkheden.

Terug naar uitleg Dirigentje 

ik wil een papieren document laten scannen

Je kiest deze optie als je een papieren document wilt laten scannen en opnemen in een map of dossier. Dit noemen we een 'Scanvelop'.
Het scherm dat verschijnt na het activeren van bovenstaande link is afhankelijk van of je een Scanvelop document aan een map of dossier wilt toevoegen. Bij een dossier moet altijd eerst een documenttype geselecteerd worden en bij een map is dit niet nodig. De documenttypen waarbij in het zaaktype is aangegeven dat het een notitie betreft worden niet getoond.
Je kan bij het toevoegen van de scanvelop de volgende kenmerken vullen:

• Documentnaam: geef het document een passende naam
• Versie: een suggestie wordt gegeven (vorige versie is 1; 1a of 1.1 volgende wordt respectievelijk 2; 1b of 1.2) hiervan is af te wijken. Ook kan in het profiel een voorkeur aangegeven worden,
• Concept: (ja / Nee)? Documenten in concept zijn te herkennen aan de rode C in de documentregel in het zaakdossier of map.
• Dit document uitsluiten van de zoekindex: Ja/nee - indien Ja, dan wordt er niets van het document vast gelegd in de zoekindex waardoor het door niemand te vinden is,
• Publicatieniveau: geeft het publicatieniveau aan van het document in deze map/dossier aan, opties zijn afhankelijk van publicatieniveau van dossier of map:
  - Open - alle medewerkers (alleen in open map)
  - Besloten: alleen zichtbaar met minimaal raadpleegrechten voor de map (verkregen via eigenaar) of het dossier (via zaaktype- of registratie), 
  - Beperk toegankelijk: Alleen zichtbaar voor medewerkers met behandelrechten vanuit het zaaktype,
  - Vertrouwelijk: zodra een document vertrouwelijk wordt gemaakt, krijgt het document zelf publicatieniveau vertrouwelijk, niet alleen in het betreffende dossier maar in alle dossiers waar het document is geplaatst. Alleen medewerkers waarbij expliciet bij het document is aangegeven dat deze het document mogen beheren/raadplegen, kunnen het document beheren/raadplegen. Er wordt niet meer naar de raadpleegrechten van de dossiers gekeken,
• Omschrijving: optionele toelichting op bijvoorbeeld de inhoud,
• Auteur: Veelal de naam van de medewerker die het dossier heeft geplaatst, hier kan van afgeweken worden. Via profiel kun je aangeven of het vooringevuld wordt met jouw naam,
• Trefwoorden: Trefwoorden behorende bij het document om het zoeken te vereenvoudigen
• Scanoptie: zwart/wit; kleur of A0
• Papieren versie: keuzes in zaakdossiers: 'achterlaten ter archivering' of 'orgineel versturen na het scannen'
  keuzes in mappen: 'retour', 'archivering', 'orgineel versturen na het scannen' of 'vernietigen'
  keuze indien afwijkende bebaarplaats bij zaaktype: 'terugsturen'
• Indicatie nog lezen na scannen ja/nee (Ja: Het document wordt na het scannen gemarkeerd als nog te lezen)

Nadat je de documentkenmerken hebt ingevuld, wordt de knop/verwijzing 'Voeg toe' geactiveerd en het zogenaamde 'Scanvelop' voorblad wordt getoond als pop-up. Print deze uit en stuur de scanvelop met het brondocument op naar de afdeling die vermeld staat op het scanvoorblad (veelal DIV of KCC).

Indien het pop-up scherm niet verschijnt, ga je via het kruimelpad terug naar de map of het dossier. Ga vervolgens naar de document kenmerken(via grijze PDF icoon) van het toegevoegde scanvelop document en activeer de onderste optie in het scherm: 'Het scanvoorblad mbt het gescande papieren document weergeven.'