Hoe beheer ik de Organisatiestructuur?

Via 'Functioneel Beheer' met de optie 'Beheer Mozard Medewerkers' ga je naar organisatiestructuur beheer. Hiermee worden de oganisatie, organisatieonderdelen (sectoren, afdelingen, bureau's en teams), functies per organisatorische eenheid en de gebouwen beheerd conform de organisatiestructuur uit het personeelssysteem 

De sectoren, afdelingen, bureau's en teams conform de organisatiestructuur uit het personeelssysteem worden ingevoerd met verwijzing naar de hogere organisatorische eenheid (moeder), zodat de onderlinge relaties bekend zijn. De hiërarchische relatie wordt ook zichtbaar via de afkorting van de naam van de organisatorische eenheid. Omdat deze afkorting in verschillende onderdelen van de Mozard Mid Office Suite getoond worden, is het van belang om logische en herkenbare afkortingen hiervoor te gebruiken.

Via scherm0210 'Organisatieonderdelen' is het mogelijk de bestaande organisatie onderdelen aan te passen door de bestaande organisatie onderdelen aan te klikken of een nieuw organisatie onderdeel toe te voegen door te klikken op Toevoegen. Ook niet actieve organisatie onderdelen kunnen worden geraadpleegd. Het is mogelijk een niet actieve organisatorische eenheid te heractiveren, door de datum inactief te verwijderen wordt de organisatorische eenheid weer actief.

Kenmerken bij een organisatorische eenheid

• Afdelingnaam *: de naam van de organisatorische eenheid

• Afkorting: de afkorting van de afdelingsnaam is altijd gelijk aan die van de moeder met daaraan toegevoegd de afkorting van het huidige organisatieonderdeel. Elk niveau in de afkorting wordt gescheiden door een ‘/’ . Voor een afkorting van één onderdeel niet meer dan 4 letters gebruiken (dus /VERG staat voor Vergunningen).

• Moeder: de hogere organisatorische eenheid om de hiërarchische structuur te kunnen samenstellen.

• Omgeving: deze optie is alleen zichtbaar indien er sprake is van een multi-organisatie omgeving. Indien deze optie wordt leeg gelaten is het ook mogelijk bij het functieverband de omgeving te bepalen

• Functie leidinggevende: de functienaam van de leidinggevende van de organisatorische eenheid te selecteren.

• Organigrampositie: de organigrampositie wordt gebruikt om aan te geven of een organisatorische eenheid een lijn- of stafafdeling is. Kies je voor ‘onder’ dan betreft het een lijnafdeling onder de ‘moeder’. Bij links- of rechtsboven wordt het organisatieonderdeel aangemerkt als een stafafdeling van de ‘moeder’, waarbij het onderdeel in het organigram aan de rechter of linkerkant van de ‘moeder’ wordt getoond.

• Referentie bo:  indien gewenst kan de referentie van de organisatorische eenheid uit de back-office (personeelssysteem) overgenomen worden voor het gebruik in ovrzichten.

•  Onderdeel type *:  aanduiding van hiërarchisch niveau van een organisatieonderdeel en is van het type: b&w; raad; sector; afdeling; bureau; service eenheid of team

• Sorteerprio: de volgorde van de verschillende organisatorische eenheden ten behoeve van het organigram. Werkt dit ook in Mozard nog? Het lijkt erop dat datum waarop een OO wordt aangemaakt de prioriteit bepaalt.

• WDW kop en tekst: de koptekst en beschrijving van het organisatieonderdeel die wordt opgenomen in het Wie-Doet-Wat overzicht

Nadat aanpassingen zijn aangebracht of een nieuwe organisatorische eenheid is opgevoerd, gebruik je de knop/verwijzing ‘Sla op'

Via dit scherm0189 'Overzicht functies' is het mogelijk de bestaande functies aan te passen door de bestaande functies aan te klikken of een nieuwe functie toe te voegen door te klikken op Toevoegen. Ook niet actieve functies kunnen worden geraadpleegd.

Door in het veld << -- alle organisatie onderdelen>> het gewenste organisatie onderdeel te selecteren worden de functies binnen dit organisatie onderdeel zichtbaar. Wanneer je nu klikt op Toevoegen kun je direct de nieuwe functie opvoeren (afbeelding 47). Wanneer je geen selectie hebt gemaakt en je klikt op Toevoegen,  wordt een keuzelijst met alle organisatie onderdelen getoond. Selecteer hier het gewenste organisatie onderdeel en vul de velden voor de nieuwe functie in.

Kenmerken bij een functie

• Functienaam *: de naam van de functie

• Functierol: de functierol waar de functie aan gekoppeld kan worden. Hiermee wordt het mogelijk medewerkers in verschillende functies met dezelfde rol in één keer rechten voor een bepaalde Mozard functionaliteit te geven. De mogelijke functierollen zijn : directeur, adj. Directeur, afdelingshoofd, bureauhoofd, teamleider en medewerker. Deze functierollen zijn uit te breiden. (zie uitleg functierol)

• Functiefamilie: de functiefamilie is het resultaat van een functiewaardering, waarbij generieke functiebeschrijvingen worden gekoppeld aan functiefamilies met een bepaalde waardering qua functionele salarisklasse. Dit wordt met  name gebruikt voor maatwerk overzichten en bij functionerings- en/of beoordelingsgesprekken.
   
• Sorteerprio:  de sorteerprioriteit is voor de sortering van de onderdelen in de ‘Wie-Doet-wat’ pagina en de organisatieboom.

• Referentie BO: indien gewenst kan de referentie van de functie uit de back-office (personeelssysteem) hierin ingevuld worden voor het gebruik in overzichten.

• Datum inactief: Door het vullen van dit veld wordt een functie inactief. Dit kan alleen als geen actieve functieverbanden zijn gekoppeld aan de functie.

• WDW kop en tekst: de koptekst en beschrijving van de functie die wordt opgenomen in het Wie-Doet-Wat overzicht

De organisatie gebouwen worden in Mozard medewerker geplaatst zodat bekend is op welke locatie een medewerker werkzaam is.

Via dit scherm0195 'Overzicht gebouwen' is het mogelijk de bestaande gebouwen aan te passen door de bestaande gebouwen aan te klikken of een nieuw gebouw toe te voegen door te klikken op Toevoegen.

Kenmerken bij gebouwenbeheer

• Gebouwnaam: naam van het gebouw

• Adres: de straatnaam en het huisnummer waar het gebouw is gevestigd

• Plaats: de postcode + woonplaats van het gebouw

• Sorteerprio: de volgorde waarop de gebouwen getoond worden

• Datum inactief: het gebouw kan als inactief aangemerkt worden door de datum van ingang te muteren. Dit kan alleen bij bestaande gebouwen en als er geen actieve functieverbanden zijn
  gekoppeld aan het gebouw.

• Omschrijving: indien gewenst een omschrijving bij het gebouw