Hoe wijzig ik de documenttypekenmerken?

In dit scherm zie je een overzicht van de documenttypen die aan het zaaktype toegevoegd zijn.

Rechts op elke regel met een documenttype is een uitklapmenu geplaatst met de volgende items:

• ‘Documenttype bij zaaktype’: roept scherm1437 ‘Kenmerken documenttype’ aan, dit is hetzelfde scherm als met een klik op de regel van het documenttype,
• ‘Wijzig kenmerken’: roept scherm1218 aan ‘wijzigen kenmerken documenttype bij zaaktype’,
• ‘Verwijder’: opent een ‘Zeker-weten?’ pop-up venster met de vraag: “Weet je zeker dat dit documenttype bij dit zaaktype verwijderd moet worden?” Daaronder staan de annuleer knop en de groene knop “Ja, verwijder documenttype”.

Via het zwevende Mozard  Dirigentje menu rechtsonder in het scherm activeer je de optie 'Selecteer documenttypen bij zaaktype'. Deze verwijzing leidt naar de tabel met beschikbare documenttypen waarbij je documenttypen kunt selecteren om deze toe te voegen aan het zaaktype. De documenttypen die al aangevinkt zijn staan bovenaan en zijn al toegevoegd als documenttypen voor dit zaaktype.

Door na het toevoegen op de documenttypenaam te klikken of het uitklapmenu te gebruiken kunnen de kenmerken van het documenttype bij dit zaaktype gewijzigd worden.

terug naar beheer zaaktype 

Met een klik op de naam van het documenttype of de 1e optie uit het uitklapmenu wordt het scherm beheren documenttype bij dossiertype geopend. Hier kun je de kenmerken van het documenttype inzien en wijzigen. Je ziet hier de volgende mogelijkheden:

•  BInnendkomend/Uitgaand/Intern - de categorie waarin het betreffende documenttype valt. Let op: Inkomende/Uitgaande documenttypen vallen onder de correspondentie en zijn daarom zichtbaar voor de klant. Interne documenttypen zijn dat niet. 
• Documenten van dit type klikbaar bij klantcontacten (Ja/Nee) - Hier kun je aangeven of documenten van dit type te openen zijn vanuit een klantcontact sessie. Ook bepaal je hier bijvoorbeeld of de aanvrager van een interne zaak de eigen meegestuurde bijlage documenten kan openen. 
• Sorteerprioriteit - De sorteerprioriteit waarmee documenten uit dit dossier worden getoond in het behandelscherm van een zaak (scherm.0811). Documenttypen met een sorteerprioriteit >100 worden niet getoond op dit behandelscherm maar alleen in het zaakdossier. 
• Tonen naam van het document (Ja/Nee) - Geef hier aan of je de naam van het document wel of niet wilt tonen op het behandelscherm van de zaak. 
• Tonen documenttype van het document (Ja/Nee) - Geef hier aan of je de naam van het documenttype wel of niet wilt tonen op het behandelscherm van de zaak 
• Indicatie te lezen indien bijlage bij intake? (Ja/Nee) - - Hiermee kan worden bepaald of document van dit type de status "Te lezen" (rode L) krijgen bij het starten van de zaak (intake) via bijvoorbeeld postintake of webformulier. Dit zal tevens een rode D in de zaak opleveren - ongelezen documenten in zaakdossier. 
• Dit is het standaard documenttype bij toevoegen nieuw document? (Ja/Nee) - Welk documenttype moet als standaarddocumenttype bij het toevoegen van een nieuw document: standaard is dit het documenttype algemeen. 
• Standaard publicatieniveau bij toevoegen nieuw document - Hier kun je aangeven van welk publicatieniveau documenten van dit type standaard worden voorzien bij het toevoegen van een nieuw document in het dossier. Hiermee kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat documenten van het type vertrouwelijk rapport standaard met publicatieniveau vertrouwelijk worden toegevoegd in het dossier. Standaard staat deze waarde op op basis van dossiertype wat betekent dat gebruikers met minimaal raadpleegrechten op het zaaktype deze documenten kunnen inzien. 
•  Documenten standaard plaatsen in submap - Hier kun je aangeven of documenten van dit documenttype in plaats van in de hoofdmap, standaard in een aparte map, submap of subsubmap, dienen te worden geplaatst. Indien er nog geen map, submap of subsubmap met de ingegeven naam voorkomt in het zaakdossier, dan wordt deze aangemaakt bij het plaatsen van een nieuw document. Middels het gebruik van een '/' kun je aangeven of de documenten in een map, submap of subsubmap geplaatst moeten worden. Voorbeeld: Map/submap/subsubmap.
• Maximale documentgrootte - indien deze afwijkt van ... MB Hiermee kan aangeven worden dat bij het toevoegen van een bepaald documenttype bij de zaak, de maximale document grootte mag afwijken van de standaard ingestelde aantal MB’s. 
• Uitzondering mbt controle formaat? (Ja/Nee) - bij te controleren bestandsformaten (in scherm !suite45.scherm1237) kan aangegeven aangeven welke bestandsformaten gecontroleerd moeten worden. Echter met de optie Uitzondering mbt controle formaat? kan aangegeven worden dat bij een bepaald documenttype een uitzondering op is.

• Bij plaatsen document niet opnemen in zoekindex? (Ja/Nee) - indien Ja, dan wordt er niets van het document vast gelegd in de zoekindex waardoor het door niemand te vinden is. Dit kan bijvoorbeeld bij vertrouwelijke stukken handig zijn,
• Betreft dit documenttype een notitie?  (Ja/Nee) - hiermee leg je vast of dit het documenttype is dat gebruikt wordt om een notitie vast te leggen. De notitie wordt als document in het dossier bewaard. Bij deze optie zal Mozard de inhoud van de ‘documenten’ van dit type als notitie tonen in het zaakscherm. De documenttypen met deze optie worden niet getoond bij het toevoegen van een 'regulier' document.
  Let op: deze notities zullen (indien geconfigureerd in een deelzaaktype) ook in de hoofdzaak en in de gekoppelde objecten te zien zijn. Maak altijd gebruik van een speciaal hiervoor aangemaakt documenttype (bijvoorbeeld 'Zaaknotitie').

• Knop notitie - alleen zichtbaar als bij vorige item Ja asl waarde is vastgelegd. Hier geef je aan welke tekst er op de knop voor het toevoegen van een nieuwe notitie moet staan. Deze tekst wordt standaard voorzien van voeg ... toe
  Enkel- en meervoud is puur tekstueel. Geef hier aan welke tekst er in de kop van de toegevoegde notitie(s) staat bij enkelvoud bijvoorbeeld notitie en bij meervoud notities.

• Bij conversie naar pdf ondertekenen? (Ja/Nee) - deze regel wordt zichtbaar indien bij het zaaktype is aangegeven dat 'documenten converteren naar pdf direct na plaatsen=Ja'. Dit als voorbereiding van de digitale handtekening op pdf'en documenten.

• Documentnaam vastleggen bij document? (Ja/Nee)

• Documentnaam vastleggen bij dossier/map? (Ja/Nee)

• Documentnaam vastgelegd bij document tonen indien leeg bij dossier/map? (Ja/Nee)

• Omschrijving vastleggen bij document? (Ja/Nee)

• Omschrijving vastleggen bij dossier/map? (Ja/Nee)

• Omschrijving vastgelegd bij document tonen indien leeg bij dossier/map? (Ja/Nee)

• Auteur vastleggen bij document? (Ja/Nee)

• Auteur vastleggen bij dossier/map? (Ja/Nee)

• Auteur vastgelegd bij document tonen indien leeg bij dossier/map? (Ja/Nee)

• Trefwoorden vastleggen bij document? (Ja/Nee)

• Trefwoorden vastleggen bij dossier/map? (Ja/Nee)

• Trefwoorden vastgelegd bij document tonen indien leeg bij dossier/map? (Ja/Nee)

Na het vastleggen van de eventuele aanpassingen klik je rechtsonder op de groemne knop 'v Sla wijzigingen op'.