Hoe en waarom documenten in blok per documenttype?

In dit scherm zie je een overzicht van de documenttypen die aan het zaaktype toegevoegd zijn.

Rechts op elke regel met een documenttype is een uitklapmenu geplaatst met de volgende items:

• ‘Documenttype bij zaaktype’: roept scherm1437 ‘Kenmerken documenttype’ aan, dit is hetzelfde scherm als met een klik op de regel van het documenttype,
• ‘Wijzig kenmerken’: roept scherm1218 aan ‘wijzigen kenmerken documenttype bij zaaktype’,
• ‘Verwijder’: opent een ‘Zeker-weten?’ pop-up venster met de vraag: “Weet je zeker dat dit documenttype bij dit zaaktype verwijderd moet worden?” Daaronder staan de annuleer knop en de groene knop “Ja, verwijder documenttype”.

Via het zwevende Mozard  Dirigentje menu rechtsonder in het scherm activeer je de optie 'Selecteer documenttypen bij zaaktype'. Deze verwijzing leidt naar de tabel met beschikbare documenttypen waarbij je documenttypen kunt selecteren om deze toe te voegen aan het zaaktype. De documenttypen die al aangevinkt zijn staan bovenaan en zijn al toegevoegd als documenttypen voor dit zaaktype.

Door na het toevoegen op de documenttypenaam te klikken of het uitklapmenu te gebruiken kunnen de kenmerken van het documenttype bij dit zaaktype gewijzigd worden.

terug naar beheer zaaktype 

Het kan voorkomen dat een zaakdossier veel documenten bevat, bijvoorbeeld in geval van veel bijlagen (van verschillende documenttypen) bij de aanvraag of wanneer er veel adviezen worden opgevraagd. Het is daatom mogelijk dat bij de algemene instellingen van het Zaaktype de optie "documenten in blok per documenttype" op ja te zetten. De volgende documentkenmerken kunnen worden ingesteld:

• de zelf aangemaakte documentkenmerken,
• Naam,
• omschrijving,
• auteur,
• trefwoorden,
• versie,
• originele bestandsnaam,
• grootte
• mutatiedatum.

Daarna wordt het bij alle de documenttypen bij het zaaktype mogelijk te bepalen welke van de bovenstaande documentkenmerken getoond worden in kolommen met een door jouw bepaalde volgorde. Hierdoor ontstaat meer overzicht in grote zaakdossiers.

Ook de behandelaar kan dit zelf doen voor de documenttypen in zaakdossiers van een zaaktype. Dit kan door rechts in de kop van het 1e blok van het dossier of de map bij 'Geselecteerd' de optie 'alle documenten in blok per documenttype' te activeren. Alle documenten van een bepaald type worden dan netjes in een blok geplaatst, dat net als de blokken in het behandelscherm is dicht te klappen of te verbergen. 

Als de optie "documenten in blok per documenttype" op ja staat wordt onder de instellingen per documenttype een extra blok getoond "Weergave documenten". Via het uitklapmenu rechts in de kopregel van het blok is het mogelijk om kolommen en filters toe te voegen of te verwijderen. Met de onderste optie "Verwijder eigen kolomindeling documenttype [documenttypenaam]" kun je alle kolommen verwijderen zodat in de zaakdossiers van het betreffende documenttype weer de standaard weergave bij een document wordt getoond.

Bij aangepaste kolommen worden onder de kopregel met het documenttype de regel met de kolomkoppen getoond, hierbij kun je gebruik malen van de volgende opties:

• indien meerdere kolommen aanwezig zijn kun je met < en > de kolommen sorteren,
• indien een kolom aanwezig is, kun je deze via de X verwijderen,
• via het uitklapmenu dat rechts van de kolomnaam staat kun je ook aangeven of je de kolom wilt verplaatsen of verwijderen.

» Zie ook uitleg documenten tonen per documenttype in zaakdossier