Wat zijn de basisinstellingen bij een nieuw zaaktype?

Bij de inrichting van een zaaktype wordt bepaald welke instellingen en documenttypen, kenmerktypen (incl. registratiekenmerken), statustypen, resultaattypen en eventuele deel-vervolgzaaktypen worden gedefinieerd ten behoeve van de zaken van het zaaktype.

Per statustype en resultaattype kan aangegeven worden hoe de communicatie naar de aanvrager wordt ingeregeld, welke typen documenten en kenmerken verplicht zijn en welke checklistitems zullen worden getoond. 

Per resultaattype worden ook de archiefkenmerken bepaald ten behoeve van de archiefprocedure.

Het beheer van de inrichting van een zaaktype in Mozard wordt via tabbladen doorlopen. voor specifieke acties maak je gebruik van het zogenaamde 'Dirigentje'  .

Bij het openen van het scherm Nieuw zaaktype worden onderstaande basisinstellingen getoond (items met een * zijn verplicht):

• Naam zaaktype *
  Naam van het zaaktype (langere versie)
• Kop van blok met één zaak *
  Naam Zaaktype enkelvoud
• Kop van blok met meerdere zaken *
  Naam Zaaktype meervoud
• Naam icoon (fa-xxx) op regel zaak
  dit betreft een afwijkend zaak icoon (de standaard is een koffertje: fa-briefcase) Zie ook Font awaresome icoontjes
• Documenttype afbeelding boven tabblad
  links boven het tabblad van de zaak wordt een afbeelding getoond als het zaakdossier of objectdossier één document van dit documenttype bevat en deze van het formaat jpg of png is
  

• Verantwoordelijke / procesbeheerder *
  Selecteer het verantwoordelijke organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor de uitvoering, de proceseigenaar (uit Mozard Medewerker)
• In- of externe zaaktype *
  Extern: klant is burger of bedrijf of instelling (niet zijnde een ketenpartner)
  Intern: klant is de interne organisatie, interne zaken worden altijd aangemaakt via een gekoppeld Mozard webformulier

• Gewenste doorlooptijd in dagen (servicenorm) *
  Servicenorm in aantal kalender dagen. Indien er geen servicenorm is vastgesteld, dan wettelijke termijn. Indien datum doorlooptijd gevuld is, dit veld niet invullen. Bij een doorlooptijd van 999 dagen zal informatie met betrekking tot servicenorm en uiterlijk afgehandeld niet worden getoond bij de laatste schermstap van een webformulier (scherm 1089). Ook bij het raadplegen van zaakstatusinformatie voor de klant (scherm 1013) zal deze informatie niet worden getoond.
  indien de 'Gewenste en vereiste doorlooptijd in dagen is leeg en bepalen doorlooptijd per zaak=Ja dan wordt bij status 2 de optie 'Datum waarop de zaak afgehandeld moet zijn als verplicht veld getoond.
  Indien gewenste doorlooptijd in dagen is gevuld dan wordt bovengenoemde ingevoerde datum opgehoogd met XX dagen uit bij gewenste doorlooptijd vastgelegde dagen.

• Vereiste doorlooptijd in dagen (wettelijk) *
  Wettelijke behandeltermijn in aantal kalender dagen. Indien datum doorlooptijd gevuld is, dit veld niet invullen.

• Signalering oranje x dagen voor einde doorlooptijd *
  Aantal dagen voordat de aanvraag afgehandeld zou moeten zijn, wordt de behandelaar erop gewezen dat de (gewenste) doorlooptijd er bijna op zit. voorbeeld: 7

• Signalering rood x dagen voor einde doorlooptijd *
  Aantal dagen voordat de aanvraag afgehandeld zou moeten zijn, wordt de behandelaar erop gewezen dat de (gewenste) doorlooptijd er bijna op zit. voorbeeld: 0 (bij -1 dag wordt de kleur bij overschrijding doorlooptijd rood op de dag dat de zaak afgehandeld zou moeten zijn).
  De selectie doorlooptijd rood in de zaakbak geeft een overzicht van zaken die de behandeltermijn overschrijden.

• Aantal statussen *
  Het aantal statussen is minimaal 4 en maximaal 9

• Documenttype waarmee zaak wordt gestart * (standaard Aanvraag)
  Na het aanmaken van het zaaktype kan voor een ander documenttype gekozen worden dat is toegevoegd aan het zaaktype

• Documenttype bijlage waarmee zaak wordt gestart * (standaard Bijlage bij aanvraag)
  Na het aanmaken van het zaaktype kan voor een ander documenttype gekozen worden dat is toegevoegd aan het zaaktype

• Documenttype waarmee zaak wordt afgehandeld (keuze)
  Na het aanmaken van het zaaktype kan voor een ander documenttype gekozen worden dat is toegevoegd aan het zaaktype. Indien dit zaaktype ook als deelzaaktype functioneert kan dit document ook gekopieerd worden naar de hoofdzaak.
• Conversie documenten naar pdf direct na plaatsen? (standaard 'Ja')
  Direct na het plaatsen van een document wordt het document klaar gezet om te converteren
• Naam resultaat * - vul de naam in van het 1e resultaattype van het zaaktype
• Archiefkenmerken handmatig toekennen? (ja/Nee)
  Moeten bij elke zaak van dit type de archiefkenmerken handmatig opgevoerd worden door de archiefmedewerker?
• Archiefnominatie * (overbrengen of vernietigen)
  Is er sprake van vernietigen of overbrengen na de bewaarperiode bij dit zaaktype
• Archieftermijn in jaren *
  Dit wordt ook wel bewaartermijn voor archiefprocedure genoemd. Indien 20 jaar dan is de archiefnominatie overbrengen.

Na het invullen wordt de knop Voeg zaaktype toe geactiveerd en het zaaktype wordt toegevoegd, inclusief het resultaattype en de standaardwaarden van de overige zaaktypekenmerken die in het volgende scherm beheren zaaktype getoond worden.

Met deze elementaire basisinstellingen kan het zaaktype al geactiveerd worden. Voor de uitgebreide set met zaaktype instellingen na het aanmaken van de zaak ga je via het Dirigentje menu naar 'Wijzig instellingen zaaktype' voor aanvullingen.