Hoe registreer ik een poststuk?

Na een klik op 'Postintake' wordt het scherm 'categorie indeling postintake'geopend.
Per categorie wordt aangegeven hoeveel poststukken er klaar staan om ingeboekt te worden.

Bij het activeren van een categorie wordt direct een poststuk geopend in een apart venster, in het reeds geopende venster wordt het scherm Postintake – Selecteren zaak zichtbaar. Voor de medewerkers postintake is het zeer aan te bevelen dat zij beschikken over 2 beeldschermen zodat de post efficiënt ingeboekt kan worden. In het één beeldscherm wordt de scan getoond en in het andere beeldscherm kan de post ingeboekt worden.

Het poststuk wordt na het openen van de postintake ook op je naam gezet. Dit wordt gedaan om te voorkomen dat een collega hetzelfde poststuk gaat inboeken. Dus indien je het inboeken niet af maakt blijft het poststuk op jou naam staan. Pas de volgende dag staan de poststukken weer beschikbaar voor de collega's om het poststuk alsnog in te boeken.

Dit is de eerste stap van het Postintake proces (1 van 4).
In dit scherm zie je links boven het scannummer en de kwaliteitsbeoordeling van de scan. Als de scanmedewerker heeft aangegeven dat de scan een bijlage is van een eerder ingeboekte scan wordt dit weergegeven onder vermelding van de scannaam.

Rechts boven zie je een invoerveld om het betreffende zaaktype te zoeken. Tik in het invoerveld een onderwerp van de brief of zaaktypenaam en klik op de knop Zoek zaaktype. Aan de hand van de inhoud van de scan wordt gezocht naar het juiste zaaktype. In bovenstaand voorbeeld zoeken we op subsidie, 4 zaaktypen worden gevonden. Aan de hand van de woorden in de zaaktype naam en de omschrijving vindt de zoekopdracht plaats.

In het onderste deel van het scherm worden de zaaktypen met omschrijving getoond die voldoen aan je zoekopdracht. Klik vervolgens op het zaaktype van je keuze om de brief te koppelen aan het zaaktype.

Via de knop 'Bestaande zaak' koppel je een brief rechtstreeks als bijlage aan een zaak. In het subscherm zoek je op zaaknummer of een ander kenmerk zoals aanvrager. Selecteer de juiste zaak en het documenttype (veelal bijalge bij aanvraag) om de bijlage toe te voegen aan het zaakdossier.

Met de knop Scan / document geef je aan dat om bepaalde redenen het document opnieuw gescaned moet worden.

Als het niet lukt om de brief te koppelen aan het juiste zaaktype gebruik je de knop Te complex, de gescande brief wordt op een later moment (na onderzoek) door jou of een collega alsnog aan een zaaktype gekoppeld en ingeboekt via Post complex.

Nadat het zaaktype is gekozen waar je de scan aan wilt koppelen gaan we naar stap 2 van het inboeken van de scan: in dit scherm wordt de aanvrager gezocht en gekoppeld.

Het zoeken van de aanvrager doe je door één of meerdere invoervelden te vullen om een burger of bedrijf te selecteren. Er worden hiervoor meerdere bronnen geraadpleegd, namelijk het gegevensmagazijn burgers en bedrijven en de naw zaakadressen lijst in Mozard. De naw lijst Mozard is samengesteld uit de gegevens van alle burgers en bedrijven die tot nu toe zijn opgevoerd door het inboeken van een poststuk of een aanvraag via een webformulier.

Met de virtuele zoeksleutel b+bsn-nummer(b1234567) is het ook mogelijk een burger te vinden uit het gegevensmagazijn. Let wel: om gebruik te maken van deze mogelijkheid dien je wel geautoriseerd te zijn voor het autorisatieobject BSNZICHTBAAR. Neem hiervoor contact op met je functioneel beheerder.

Door te klikken op de naam van de burger of het bedrijf worden de NAW gegevens van de aanvrager zichtbaar. Deze kunnen na believen aangepast/aangevuld worden. Als in de gescande brief een E-mail adres of telefoonnummer voor komt deze toevoegen aan de NAW gegevens en verstuur status sms/e-mail aan vinken. De aanvrager wordt op deze wijze op de hoogte gehouden van de voortgang van zijn/haar aanvraag. Bij bedrijf/instelling bij voorkeur de gegevens van de contactpersoon vullen.

Het kan zijn dat je geen resultaat te zien krijgt als je de combinatie van postcode/huisnummer of de virtuele bsn-nummer sleutel hebt ingevoerd. In dat geval klik je op burger komt niet voor / bedrijf komt niet voor. Aan de hand van de ingevoerde combinatie van postcode/huisnummer worden in het vervolgscherm de adresgegevens automatisch gevuld waarna je zelf de overige gegevens kunt invoeren.

Indien de aanvraag wordt gedaan namens een belanghebbende (bijvoorbeeld de architect voor de woningeigenaar) wordt stap 3 Betreft leeg ook gevuld. Dit werkt op dezelfde wijze als de aanvrager in stap 2. De knop van meest voor de hand liggende volgende stap wordt altijd aan de linker kant getoond.

Na het invullen van de NAW gegevens ga je naar stap 4 van 4 Kenmerken. In dit scherm worden kenmerken uit de gescande brief overgenomen die dienen als kenmerken in de zaak.

In scherm kenmerken wordt het eventuele briefkenmerk en datum op de brief over genomen.

De datum ontvangst is een verplicht veld, dit is de startdatum van de zaak en dus de doorlooptijd (deze datum is door een DIV/DIM medewerker alleen aan te passen zolang de zaak in status 1 staat).
Bij Suggestie extra kenmerken naam zaak aangegeven bepaal je de naam van de zaak.
Het kan ook zijn dat de extra kenmerken naam zaak niet gebruikt moet worden, maar dat alleen kenmerken moeten worden gevuld.

Activeer de knop Intake gereed als alles ingevuld is.

Het kan zijn dat met DIV/DIM overeen gekomen is dat ook een verplicht object gevuld wordt door de postintake medewerker. In dat geval is er nog een vervolgscherm waarin een officieel BAG-adres of KAD perceel gekoppeld moet worden aan de zaak.

Met de knop Zelfde scan, nieuwe zaak kan nog een zaak aangemaakt worden indien er over meerdere onderwerpen een vraag wordt gesteld.