Waarom documenten tonen per documenttype

Het kan voorkomen dat een zaakdossier veel documenten bevat van verschillende documenttypen bij de aanvraag of wanneer er veel adviezen worden opgevraagd.
Hiervoor moet in het zaaktype de instelling documenten in blok per documenttype worden geconfigureerd: dan worden de kenmerken van documenten getoond in kolommen. De volgende documentkenmerken kunnen worden getoond: de zelf aangemaakte documentkenmerken en naam, omschrijving, auteur, trefwoorden, versie, originele bestandsnaam, grootte en mutatiedatum.

Alle documenten van een bepaald type worden dan netjes in een blok geplaatst, dat net als de blokken in het behandelscherm is dicht te klappen of te verbergen.

Per documenttypeblok is het mogelijk om kolommen en filters toe te voegen of te verwijderen door middel van het uitklapmenu aan de bovenzijde van een documenttypeblok.
Bovenaan dit uitklapmenu staan de opties om een bulkactie uit te voeren:

• ‘Selecteer te wijzigen in alle dossiers en mappen’,
• ‘Selecteer te wijzigen in dit dossier' - deze optie wordt alleen getoond als men beheerrechten ('behandelrechten zaaktype' of 'Wie mag objecten in deze registratie wijzigen?) heeft voor het dossier.

Bij een klik op 1 van de 2 bovengenoemde opties wordt een selectie samengesteld en een selectieopdracht gestart. Voor het starten van de selectieopdracht moeten eerst de gewenste documenten aangevinkt worden in het betreffende documenttype blok. De selectie wordt geopend in scherm1524 'Selectie gerelateerde documenten' met de eerder aangevinkte documenten. De selectieregel toont afhankelijk van de gekozen optie (dit of alle dossiers) de volgende selectie: ''Geselecteerd in dit of alle dossier(s) te wijzigen aangevinkte documenten met documenttype xxxxxxx' Met deze selectie kan via het dirigentje met een klik op de knop 'Bulkactie: Wijzig kenmerk' kan een bulkactie worden uitgevoerd op de documentkenmerken (zie ook bulkactie wijzig document kenmerk )
Onder bovengenoemde opties kunnen de te tonen kolommen aangepast worden. Zo voeg je voeg je 'omschrijving' toe via 'Als kolom tonen: omschrijving'.
Bij aangepaste kolommen worden onder de kopregel met het documenttype de regel met de kolomkoppen getoond, hierbij kun je gebruik malen van de volgende opties:

• indien meerdere kolommen aanwezig zijn kun je met  en  de kolommen sorteren.
• indien een kolom aanwezig is, kun je deze via de  verwijderen.
• via het uitklapmenu dat rechts van de kolomnaam staat kun je een filter toepassen op de betreffende kolom. Bijvoorbeeld als je de kolomnaam gebruikt kun je met de filter aangeven dat je enkel de bestanden wilt hebben met een bepaald (deel van een) woord. Daarnaast kun je ook hier aangeven of je de kolom wilt verplaatsen of verwijderen.
• Toevoegen filter op kolom
  Bij een klik op Voeg filter toe verschijnt er een invoervenster met een veld voor een (gedeelte van de) waarde met twee knoppen: Toon en Verberg. Klik je op Toon, dan wordt dat in de kop getoond als '=waarde' (bevat de waarde). Klik je op Verberg, dan wordt dat in de kop getoond als '<>waarde'. Via bijvoorbeeld het filter 'Voeg filter toe: Alleen conceptversie' krijg je enkel de documenten te zien in concept

Het is mogelijk meerdere filters op dezelfde kolom te plaatsen, zowel met betrekking tot 'Toon' als met betrekking tot 'Verberg'. Dit wordt in de kop getoond met een komma tussen de waarden. 
Filters houden geen rekening met hoofdletters en kleine letters, met diakrieten en met formaten (numeriek, datum). Er wordt simpelweg vergeleken met de waarde zoals die op het scherm wordt getoond. Met betrekking tot de naam van een document geldt dus dat alleen wordt gekeken naar de naam van het document in het betreffende dossier en niet naar een eventuele andere naam van hetzelfde document in een ander dossier. 
Als een filter is geactiveerd wordt de knop Verwijder alle filters zichtbaar boven in het scherm.

Het is ook mogelijk de optie 'alle documenten in blok per documenttype' te (de)activeren via de optie 'alle documenten in één blok' rechts in de kop van het 1e blok van het dossier bij 'Geselecteerd'

Als documenten in blok per documenttype aan staat is het ook mogelijk een documentenlijst te maken. Dit is een overzicht van alle geselecteerde documenten in 1 document. Zie 'Hoe maak ik een documentenlijst '