Documentenlijst

Om documentenlijsten aan te kunnen maken moet bij het zaaktype een aantal instellingen worden geconfigureerd. Daar kan uw functioneel beheerder voor zorgen.
De documentenlijst kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een overzicht te creëren van een set goedgekeurde documenten ten behoeve van een externe partij.
Vanuit een zaakdossier met ‘alle documenten in blok per documenttype’ geselecteerd, vink je de gewenste documenten voor de documentenlijst aan en kies je in het rechtermenu ‘Stel documentenlijst op’. Stel documentenlijst op.
Scherm1441 'Opstellen documentenlijst' wordt geopend. In de kop van het scherm staat links het kruimelpad en rechts de knopen 'annuleer' en 'Sla documentenlijst op'.
In de kop van een blok per documenttype wordt de documenttypenaam getoond. Daaronder worden de onderstaande documentkenmerken getoond:

• Naam* (verplicht),
• Omschrijving,
• Auteur,
• Trefwoorden,
• Originele bestandsnaam,
• Grootte,
• Mutatiedatum.

Ook de zelf aangemaakte documentkenmerken bij een documenttype worden getoond indien dit is ingesteld bij het blok per documenttype in het zaaktype.

Indien dit de eerste documentenlijst betreft wordt na het opslaan van de documentenlijst het document (XML) geplaatst in het subdossier zoals aangegeven in het zaaktype bij 'Naam submap voor documentenlijsten'.
Bij het openen van het document wordt scherm1442 geopend, deze toont een scherm dat lijkt op dat van een dossier.
Voor een alternatieve opmaak kan in het zaaktype een instelling geconfigureerd worden.
Hierbij wordt net als als bij de standaard layout het scherm met de maatwerk layout omgezet naar het PDF formaat met behoud van de maatwerk layout waarbij de overbodige schermelementen niet worden getoond. Hierdoor wordt de documentenlijst als pdf optimaal weergegeven.