Stap 2: Hoe pas ik de archiefkenmerken van eerdere versies aan?

Het scherm1246 'Archiefkenmerken opnieuw opbouwen' wordt geactiveerd vanuit Informatiebeheer bij het blok Archiveren. Deze procedure stelt je in staat om de archiefkenmerken van afgehandelde zaken met terugwerkende kracht opnieuw op te bouwen. Hiermee kun je bijvoorbeeld zaken die verkeerde of geen archiefkenmerken hebben alsnog voorzien van de juiste archiefkenmerken.

Let op: Via dit scherm kun je alleen de archiefnominatie (vernietigen of overbrengen) en de termijn opgeven. Je kunt hier dus bijvoorbeeld niet met terugwerkende kracht aangeven wie de archiefcheck uitvoert, welke selectielijst leidend is en hoeveel dagen na afhandeling de zaak moet worden bevroren.

Het is belangrijk te weten dat de aanpassing via deze methode in alle versies van het resultaattype in het zaaktype wordt aangepast.

Er is ook een nieuwe methode om de historische resultaattypen aanpassen bij zaaktype en opnieuw opbouwen bij zaken dit moet worden uitgevoerd per versie van een resultaattype. Een voordeel hierbij is dat je kunt zien hoeveel zaken met het betreffende resultaat zijn afgehandeld.

Stap 2 vindt logischerwijs altijd plaats na het uitvoeren van stap 1. Nadat je de nieuwe archiefkenmerken hebt opgegeven bij een resultaattype en de oude archiefkenmerken hebt verwijderd dan moet je de nieuwe archiefkenmerken kopieren naar eerdere versies van het resultaattype. Dat gaat als volgt:

• open het rechtermenu
• klik op kopieer archiefkenmerken naar eerdere versies resultaattype