Hoe is het dossierscherm samengesteld?

Het scherm bevat de onderstaande onderdelen:

• Kruimelpad
• Actie (icoon)knoppen en Muziekspeler (alleen zichtbaar bij zaakdossier)
• Zaakregel of Objectregel
• Zoekbalk om te zoeken in het dossier
• Het zaak- of objectdossier met daarin alle documenten en eventuele submappen

  Terug naar zaakbehandelscherm  
  Terug naar objectgegevens

Onder de actiebalk en paginatitel zie je het zogenaamde kruimelpad. Met het kruimelpad wordt exact aangegeven in welke laag van Mozard je bevindt en hoe je weer een niveau (of meerdere niveau's) terug kan gaan. Op dit niveau zie je, van rechts naar links, het huidige zaaknummer; het zaaktype waar deze zaak toe behoord , met link naar de zaakbak en het zaakbakken overzicht met een link naar het overzicht.

De actie knoppen

• Kopieer  
  Door één of meerdere documenten te selecteren en op het icoontje kopieer te klikken worden de geselecteerde documenten in een documentenmandje geplaatst.
  Ga vervolgens naar een andere map of zaakdossier waarin je het document of de documenten wilt kopiëren. Bepaal nu indien gewenst het documenttype via het documentenmandje en klik daarna op 'Kopieer.
• Verplaats  
  zelfde optie als boven maar dan verplaatsen van document
• Verwijder  
  Hiermee kun je een document uit het zaakdossier verwijderen nadat je deze hebt geselecteerd uit het dossier
  ×

  Let op: alleen documenten van een documenttype met het kenmerk 'intern' kan uit een zaakdossier verwijderd worden. Dit i.v.m. de volledigheid van het zaakdossier.

  Bij verwijderen document wordt ook markering te lezen omgezet naar gelezen.

Het Dirigentje met acties bij deze zaak of dit object.
Dit pop-up actievenster staat als zwevend icoon rechts onderin het scherm en komt bij meerdere onderdelen van de Mozard Suite terug en zal bij de verschillende onderdelen een andere indeling bevatten.
Met de X uiterst rechtsboven of de Escape toets kan het actievenster gesloten worden.
Er is boven in het venster ook een zoekregel aan het 'Dirigentje' toegevoegd welke direct suggesties laat zien met vermelding van het hoofdonderdeel bij het intikken van één of enkele woorden.
Voor in het dossier zijn de volgende onderdelen met name van belang:

• Meest gebruikt
  - Maak submap aan - of vanuit subdossier - Maak subsubmap aan 
• Voeg document toe
  - met als 1e het blok voor slepen of selecteren bestanden met daaronder de knoppen:
  - Upload (van schijf)
  - upload 1 document waarbij alle documentkenmerken kunnen worden gevuld,
  - Upload meerdere - om meerdere documenten via selectie te kunnen toevoegen,
  - Scanvelop (scannen papieren document),
  - Webdocument (aanmaken via scherm),
  - Tekstdocument (aanmaken via scherm),

• Stel e-mail op - met optioneel mailsjablonen en Sjabloonmodus om sjablonen op de voeren of wijzigen
• Voeg verwijzing toe - met de knoppen:
  - Zaak - met opgave van zaaknummer,
  - Url - na aanmaken is url is deze zelf niet meer te wijzigen,
  - Antwoord - met selectie van Antwoord onderwerp,
  - Beslisboom - met selectie van beslisboom,
  - Webformulier - met selectie van ingericht webformulier,
• Overig - met de knop
  - 'Kenmerken map - alle kenmerken zijn alleen alleen bij het hoofddossier aanwezig.

Zie voor alle Dirigentje opties de uitleg: 'Waarvoor gebruik ik het 'Dirigentje' met 'Acties bij deze zaak'?

• Stop
  Gebruik de muziekspeler stop-knop om de zaak direct af te breken met een bijzonder resultaat. De R in de kleurenbalk heeft dezelfde werking.
• Pauze
  Gebruik de muziekspeler pauze-knop om naar het scherm te gaan waar je de zaak kan opschorten
• Play
  Indien de zaak is opgeschort zal de Pause-knop veranderen in een "Play-knop om weer verder te gaan met het behandelen van de zaak. De rechter O in de kleurenbalk heeft dezelfde werking.
• Vooruit
  Gebruik de muziekspeler vooruit-knop voor het wijzigen van de status van de zaak naar de volgende status. De S in de kleurenbalk heeft dezelfde werking.
• Snel vooruit (vanaf Opus 9)
  Gebruik de muziekspeler snel-vooruit-knop voor het wijzigen van de status van de zaak in status 1 direct naar status 3 in behandeling nemen. Het rondje statusnummer heeft dezelfde werking

*) Indien je geen rechten hebt voor een bepaalde actie, zijn de verwijzingen niet zichtbaar of is de tekst in de knop voorzien van een afwijkende kleur.

Onder het rechtermenu vind je meer opties voor het zaakdossier.

Boven in het Rechter menu staat het standaard blokje met favoriet , help , printen en de scherm- en versie informatie
Daaronder volgen de sorteeropties van de documenten en subdossiers:

• Sorteren op documenttype - alfabetisch ab - yz ,
• Sorteren op mutatiedatum - van recent naar oud,
• Sorteren op naam document - alfabetisch ab - yz ,
• Submappen bovenaan tonen - de keuze of eerst de documenten of eerst de submappen worden getoond

Deze sorteermogelijkheid ook mogelijk in een sub- en subsubdossiers

Met een klik op het tabblad-item Zaakdossier/Objectdossier wordt links de Titel getoond en aan de rechterkant van deze regel Geselecteerd getoond met de volgende opties:

• alle documenten(standaard)
• alleen e-mailberichten, waarbij ook de afzender of de geadresseerden worden getoond,
• alleen ontvangen e-mailberichten, waarbij ook de afzender wordt getoond (kan gezien worden als de "Inbak" bij een zaak),
• alleen verstuurde e-mailberichten, waarbij ook de geadresseerden worden getoond (kan gezien worden als de map "Verzonden" bij een zaak).
• alle documenten in blok per documenttype
  Op deze wijze kan het dossier op specifieke manieren worden getoond met name gericht op de layout van e-mail berichten en blokken documenten per documenttype. (zie ook de vraag 'Waarom documenten tonen in blok per documenttype?

e-mailberichten
Met de optie alleen e-mailberichten worden alle e-mailberichten uit de hoofdmap/zaakdossier, submappen en subsubmappen getoond. Op de regel van het e-mailbericht worden een extra icoontjes getoond: of het een verstuurd of ontvangen e-mailbericht betreft, of het e-mailbericht onderdeel uitmaakt van een conversatie en of het e-mailbericht een of meerdere bijlagen bevat. Met een klik op de paperclip kunnen de bijlagen uitgepakt worden in een aparte submap. De sub- en subsubmappen worden bij deze layout niet getoond om de e-mailberichten meer te tonen zoals in een e-mailprogramma.
Mede daarom worden alle mappen en dossiers met de optie alle documenten geopend.

Onder de kop staat het zoekveld: hiermee kun je zoeken naar documenten in de map (zaakdossier) en (sub)submappen.
Voer de zoekterm(en) in en activeer de zoekopdracht met Enter of de zoek knop/verwijzing. Je zoekt dan met behulp van de generieke zoekfunctionaliteit in de map.

Direct onder de zoekfunctie wordt het schermblok Zaakdossier getoond met de eventuele subdossiers/submappen: Documentatie zaaktype, Mail en Signaleringen.

• In subdossier Documentatie zaaktype (zichtbaar als submap vanaf versie Opus 8) plaatst de zaaktypebeheerder documentatie en of uitleg over het zaaktype.
  Iedereen met raadpleegrechten voor het zaaktype kan de documenten in deze submap raadplegen;

• In subdossier Mail worden de inkomende en uitgaande mailberichten bewaard. De submap wordt pas aangemaakt als het 1e mailbericht (eml) wordt aangemaakt;

• In subdossier Signaleringen wordt een signaleringsdocument geplaatst indien de deelzaak van status wijzigt of een gekoppeld object wijzigd zoals burger in het gegevensmagazijn. Hierdoor wordt de D in de kleurenbalk van de zaak rood waarmee wordt gewezen op een activiteit in een deelzaak. De submap wordt pas aangemaakt als de 1e signaleringsdocument wordt aangemaakt.  

Normaliter worden de documentregels onder de submappen getoond maar de submappen kunnen ook onder de documenten getoond worden. De plaatsing van de submappen is afhandelijk van de instelling van de Ja/nee schakelaar in het rechtermenu.

Ieder document in het zaakdossier krijgt een documentregel in het zaakdossier. Hierin is informatie opgenomen over het betreffende document.

• Selectievakje
  Een selectie mogelijkheid van documenten om deze via de actieknoppen bovenin het scherm te kopiëren, verplaatsen, verwijderen of via de e-mail te versturen. Door middel van het algemene selectievakje kunnen alle documenten in het betreffende dossier in één keer geselecteerd of gedeselecteerd worden.
  Afhankelijk van de configuratie van het zaaktype (Dossier tonen met blokken per documenttype) is het mogelijk om alle documenten van een bepaald documenttype met één vinkje te selecteren. 

• Icoontje originele bestandsformaat document:
  Via een icoon zie je hier het originele bestandsformaat van het document. Klik hierop om het document in dat formaat te openen, bijvoorbeeld; word doc, excel, web(doc) of xml. 
• Icoontje bestandsformaat document na PDF conversie
  Toont de naar PDF geconverteerde versie van het document. Klik hier op om het document in PDF formaat te openen.

• Naam van het document
  Toont de naam en het type van het document. Bij het toevoegen via een sjabloon staat hier ook de auteur van het document getoond. Indien er meerdere versies van een document aanwezig zijn dan staat in deze regel tevens welke versie van het document hier getoond is. Klik op deze kolom om het document te openen in het meest recente formaat.

• Grootte
  Toont de grootte/omvang van het document. 

• Gewijzigd
  Toont de datum waarop document/subdossier is aangemaakt of is aangepast (in het geval van een nieuwe versie)

• Documentregelrondjes
  De kleurenbalk voor documenten bevat actieknoppen waarmee je eigenschappen van het document kunt (de)activeren of kunt inzien. De volgende functionaliteiten zitten onder deze knoppen:
• C - Indien grijs dan is het document de definitieve versie. Klik op de C om concept te activeren. De C wordt dan rood en het document krijgt de status van concept.
• B - Klik op de B om het betreffende document te markeren als In bewerking. De knop wordt dan rood. Het is dan niet mogelijk om een nieuwe versie te plaatsen. 
• L - De grijze L geeft aan dat een document als gelezen is gemarkeerd. Klik op de L om een document direct als ongelezen te markeren. Deze knop wordt dan rood.
• V - Indien groen dan zijn er meerdere versies van het document beschikbaar. Klik op de V om naar het scherm voor versiebeheer te gaan. Indien het document een mailbericht met bijlagen betreft wordt de V vervangen door een rood rondje met paperclip . Klik op   voor versiebeheer, waarbij je met de actieknop ‘Pak bijlagen e-mail uit’ de bijlagen uitpakt.
• rondje zonder teken of < > - dit rondje geeft aan of een document intern rondje zonder teken, inkomend (<) of uitgaand (>) is.
• Z - Geeft aan of het document zichtbaar is voor de klant (rood) of dat dit niet het geval is (groen).
• W - Ga naar het scherm om de documentkenmerken te wijzigen
• K - Ga naar het scherm om de documentkenmerken in te

Het kan voorkomen dat er buiten de standaard zaakregel rondjes in de documentregel (zie bovenstaand) nog extra rondjes staan.

Deze extra rondjes zijn eigenlijk Ja/Nee kenmerken die zijn toegevoegd aan het documenttype waarbij het rondje werkt als een soort schakelaar.

Deze documenttypespecifieke schakelaar is eenzelfde bolletje als de overige bolletjes in de documentregel. Bij het klikken op het bolletje kan de schakelaar aan of uit worden gezet. Zo kan er bijvoorbeeld bij een document worden aangegeven of het document de 'definitieve versie' is en is goedgekeurd door een leidinggevende.
Als de waarde is Ja dan is het bolletje groen, anders is de kleur neutraal.

De Alt-tekst (dit is de tekst die je ziet als je met de muis punt op het rondje staat) geeft aan wat de waarde en betekenis is van het betreffende kenmerk is.

Voor het kopiëren of verplaatsen van documenten maak je gebruik van het documenten mandje.

Zodra op de knop 'Kopieer' of 'Verplaats' wordt geklikt, verschijnen de geselecteerde documenten in een pop-up venster 'Documentmandje' op het scherm. Later kunnen nog meer documenten (ook uit een andere map) toegevoegd worden aan dit mandje.

Knoppen
Met de knop ‘Verwijder uit mandje’ kan de kopieer of verplaats actie van documenten geannuleerd worden;
Met de knop 'Plakken' worden de geselecteerde documenten in de doelmap geplaatst;
Met de knop 'Plakken+' worden de geselecteerde documenten ook in de doelmap geplaatst, maar de documenten blijven staan in het documentenmandje zodat deze documenten ook nog in een andere doelmap kunnen worden geplaatst.

De documenten in het mandje kunnen geselecteerd of gedeselecteerd worden (alle documenten standaard aangevinkt).
Ook kan het documenttype voor de doelmap gewijzigd worden via een klik op het document in het mandje.

Indien het actieve scherm niet het dossierscherm betreft worden de documenten in het documentenmandje niet getoond. De tekst "Ga naar een map of dossier om de documenten uit het mandje te plaatsen."
Het is dus alleen mogelijk de documenten vanuit een map of dossier te plaatsen.

Zoals de indicatie ‘Te lezen’ automatisch op ‘ja’ wordt gezet als iemand anders dan degene aan wie de zaak is toegewezen, een document via slepen plaatst, gebeurd dit ook bij het plaatsen van een document via het documentmandje.