Hoe kan ik een postintake starten?
Hoe kan ik een postintake starten vanuit het burger of bedrijf scherm?
Als je postintake rechten hebt wordt rechtsboven de actieknop 'Start postintake m.b.t. deze klant' getoond. Activeer deze knop voor het starten van de postintake via een virtueel webformulier.
De 'Postintake via een virtueel webformulier' is een alternatief voor de bestaande postintake met scan documenten. Op basis van een virtueel webformulier met bijlage(n) is deze wijze van post inboeken gerealiseerd. Hiervoor moet wel eerst het papieren poststuk wel als digitaal document bewaard worden.
Het is hierbij nu ook mogelijk om bij statustype 1 van het zaaktypebeheer de kenmerktypen te wijzigen. Per kenmerktype worden de keuzerondjes ‘niet tonen’, ‘tonen’ en ‘verplicht’ getoond.
Het bij het zaaktype aangegeven 'Documenttype waarmee zaak wordt gestart'(aanvraag) en 'Documenttype bijlage waarmee zaak wordt gestart' worden als bijlage via slepen als invoerveld getoond in het virtuele webformulier. De 'aanvraag' en bijlage zijn net zoals bij de 'normale' postintake, de gescande brief(in PDF formaat) en als bijlage de gescande(in PDF formaat) bijlage bij de brief. Met de 'verkenner' sleep je de documenten naar de bovengenoemde invoer velden.
Aan het ingevulde virtuele webformulier ten behoeve van de postintake wordt altijd het generieke documenttype ‘intake’ toegekend. Dit is een 'intern' documenttype dus niet zichtbaar voor de klant. Het virtuele webformulier als postintake kan op de volgende manieren ingevuld worden:
- 'post ontvangen van een burger (vanuit scherm 'locatie', scherm 'burger' of correspondentie klantgegevens uit eerdere zaak), * ‘post ontvangen van een andere burger namens deze (geselecteerde) burger
- ‘post ontvangen van een een bedrijf namens deze (geselecteerde) burger
- 'post ontvangen van een bedrijf (vanuit scherm 'locatie', scherm 'bedrijf' of correspondentie klantgegevens uit eerdere zaak),
- ‘post ontvangen van een ander bedrijf namens dit (geselecteerde) bedrijf Vervolgens 'Zoek' je het zaaktype zoals bij 'normale' postintake en wordt het webformulier ingevuld, bijlage(n) toegevoegd en verstuurd.
Bij optie 1 hierboven wordt bij een burger, die geheimhouding van de persoonsgegevens heeft aangevraagd, bij schermstap 'Aanvrager' van het virtuele webformulier wel de adresgegevens getoond.