Wat moet ingesteld worden bij koppelen map/dossier?

Binnen de Mozard Suite is het mogelijk dat mappen en documenten gedistribueerd worden naar jouw cloud-opslagruimte.
Het is mogelijk om een cloud-opslagruimte te gebruiken in de volgende gevallen:

- jouw organisatie heeft een FTP distributiecloud beschikbaar gesteld, waarbij een submap is aangemaakt met als naam jouw in Mozard gebruikte inlogcode (in kleine letters)
- bij jouw organisatie is de dropbox APP gekoppeld en je hebt een Dropbox account

Je kunt de distributiekoppeling aanzetten bij mappen/dossiers waarvoor je minimaal raadpleegrechten hebt.

In scherm1210 'Distribueren map/dossier naar Dropbox/Distributiecloud' is te bereiken vanuit Kenmerken dossier/map via kenmerk Dropbox/Distributiecloud kunnen de volgende items worden vastgelegd.

• Naam Dossier
  Is de naam van de map of het dossier (niet aan te passen)

• Naam map in Dropbox/Distributiecloud
  Vul hier de naam van de map of dossier in zoals deze in dropbox getoond moet worden (als suggestie wordt de naam van de map/dossier vooringevuld)

• Alleen documenten in pdf-formaat distribueren? (Ja/Nee)
  Handig voor iPad gebruikers die lastig Excel en Word (en andere bestandstypen) kunnen openen. Samen met het instellen van de automatische PDF-conversie bij de map krijg je alsnog alle documenten in je cloud opslag.

• Spaties en punten in naam vervangen door underscores? (Ja/Nee)
  Standaard nee. Bij agendatypen rondom bestuurlijk proces op ja zetten.

• Originele bestandsnaam aan naam toevoegen? (Ja/Nee)
  Indiende waarde 'J' is, wordt de originele bestandsnaam toegevoegd aan de naam zonder extentie.
  De naam en de originele bestandsnaam wordt gescheiden door een ' - '(underscore).

• Automatisch distribueren? (Ja/Nee)
  Bij ja gaat de distributie standaard, bij nee moet je iedere keer handmatig een update geven.

• Alleen documenten na nu distribueren? (Ja/Nee)
  Bij nee blijven alle reeds geplaatste documenten weg uit de cloud opslag. Alleen nieuwe documenten (of nieuwe versies) gaan naar jouw cloudopslag.

• Documenten vanaf een bepaalde datum distribueren
  Vanaf welke datum (datum plaatsing document/versie in map/dossier) wil je de stukken in de map distribueren naar de cloudopslag?

• Documenten tot aan een bepaalde datum distribueren 
  Tot aan welke datum (datum plaatsing document/versie in map/dossier) wil je de stukken in de map distribueren naar de cloudopslag?
  Als de distributie actief is en dit veld is leeg, dan staat er in scherm0692 '‘Kenmerken map’  bij Dropbox/FTP-server de tekst “Deze map wordt automatisch naar Dropbox/FTP-server gedistribueerd; laatste keer: dd-mm-jjjj”.
  Als de distributie actief is en dit veld een waarde heeft kleiner dan vandaag,  dan staat er in scherm0692 '‘Kenmerken map’ bij Dropbox/FTP de tekst “Deze map werd automatisch naar Dropbox/FTP-server gedistribueerd; laatste keer: dd-mm-jjjj”.