Hoe werkt MDCS?
Mozard Document Conversie Service
Mozard geeft haar klanten de mogelijkheid tot digitale dossiervorming en papierloos vergaderen. MDCS converteert documenten uit een Mozardmap of -dossier automatisch naar PDF. Daarbij kunnen meerdere documenten in één PDF verzameld worden: denk aan een agenda inclusief vergaderstukken, of het omzetten van een zaakdossier naar één PDF. Geen losse documenten meer, maar alles geordend in één bestand compleet met bladwijzers.
Met MDCS is het mogelijk om voor bestanden de toegankelijkheid te vergroten via de OCR service. Scans of andere documenten waar u de tekst niet in kunt selecteren, worden door de MDCS OCR service omgezet naar een PDF waarin de tekst wel kopieerbaar is. Ook zijn uw scans doorzoekbaar en geschikt voor uw archief.
Om aan de eisen te voldoen voor het langdurig digitaal opslaan van officiële besluiten, zet MDCS documenten om naar PDF/A.
Hoe werkt Mozard document conversie?
Sinds eind 2012 was er een koppeling mogelijk tussen Mozard en PDFen.
Door de integratie met PDFen was het mogelijk om o.a:
- Documenten automatisch laten converteren naar pdf.
- Documenten laten samenvoegen naar één pdf.
- Documenten zoals besluiten laten omzetten naar PDF/A. Door dit formaat wordt voldaan aan de eisen voor langdurig digitaal opslaan van documenten.
Vanaf 2023 is er een nieuwe eigen Mozard document conversie naar PDF gebouwd omdat PDFen stopte met de levering van deze dienst.
De native document conversie maakt gebruik van de diensten van Microsoft. Dit zorgt ervoor dat de opmaak van Word en PowerPoint behouden blijft. Het proces werkt als volgt.
Indien er gebruik wordt gemaakt van de native conversie worden documenten naar Microsoft Azure verzonden om daar geconverteerd te worden. Het origineel wordt verstuurd, waarna de PDF versie wordt gedownload en het origineel weer wordt verwijderd. Het document bij Azure blijft daarmee uitsluitend aanwezig gedurende de tijd die het kost om het document te converteren. De lokale conversie is stateless, dat wil zeggen dat het document alleen verwerkt wordt en niet in de tussentijd ergens opgeslagen wordt.
Bij klanten die een S3-compatible omgeving hebben wordt het document rechtstreeks naar Mozard verzonden zonder dat de MDCS het document zelf ooit opslaat.