Waarom is er een maillog met wachtrij?

De mailserver is het "ontkoppelpunt". Als mozard de mail succesvol kan aanbieden op de versturende mailserver/gateway/relayhost/firewall/hoe-men-het-ook-wil-noemen (= eigen interne mailserver van de gemeente) is daarmee de kous af.
Zolang mozard het mailtje niet kan aanbieden aan de relayhost blijft hij in mozard. Hij is dan te zien in het control paneel onder mail. Daar zie je alle mailtjes die nog niet verstuurd zijn. Als er berichten zijn met 10 verzendfouten kunnen deze gereset worden. Mailberichten die niet verstuurd zijn maar te oud om nog te versturen kunnen via de X aan het begin van de mailregel verwijderd worden.

Als de relayhost een mailtje niet kan bezorgen is het afhankelijk van de eigen configuratie hoe dat afgehandeld wordt.

Conclusie/Kort samengevat:
Als het mailtje uit mozard is kunnen we deze niet meer volgen. Dat is het "ontkoppelpunt". De mail is dan door de mailserver van de klantorganisatie geaccepteerd. Vanaf daar is het de verantwoording van de eigen infra/configuratie. Zolang het mailtje niet door mozard succesvol verstuurd is(/kan worden), blijft hij in mozard en gaat hij zeker niet verloren. Echter na 10 pogingen worden de verzendpogingen gestaakt.

De zogenaamde 'geplande mail' status e-mailberichten van nog niet gestarte zaken worden ook in de wachtrij van de maillog getoond. De geplande berichten met een datum in de toekomst die overeen komt met de startdatum van de zaak. op deze manier weten ook beheerders dat dit niet een vastgelopen mail is, maar één die gepland staat om verzonden te worden. Ook bij het wijzigen van de startdatum wordt hier rekening mee gehouden.
De berichten worden op de startdatum rond 07:00 in de ochtend verzonden. Hiermee voorkomen we dat mails midden in de nacht verzonden worden, wat wellicht niet gewenst is.
LET OP: De email wordt wel al in het dossier van de te starten zaak geplaatst, ook al is deze nog niet verzonden.

Concept e-mail verwijderen
Het is ook mogelijk een concept mailtje van een statuswijziging te verwijderen indien bij de statustype of het resultaattype instelling 'E-mail door behandelaar te annuleren?' de waarde 'Nee' heeft.
Een Mozard beheerder kan via het Statuspaneel bij de optie MAIL de "Wachtrij" (Externe mail queue) openen. Daarin is de knop "zoek concept e-mailbericht" toegevoegd. Na activeren van deze knop wordt een zoekvenster geopend om het betreffende concept mailtje te zoeken en verwijderen.
De concept mailtjes worden gevonden door het invoeren van:

het functieverbandnummer (FNVB-volgnummer) , of
het zaaknummer, of
het dossiernummer (hoofddossier van de zaak), of
eml_volgnr (het volgnummer van het concept E-mailbericht
(dit is het nummer achter de url parameter 'mEml=')

Via het icoontje, uiterst links in de regel van een gevonden concept e-mail, annuleer je het bericht.

E-Mail zonder referentiecode / Zaak niet te bepalen

Wanneer de klant van een zaak op de mail terug reageert dient hij de referentie, welke mee gestuurd wordt, onder aan de mail te laten staan. Maar het kan voorkomen dat de klant deze heeft verwijderd, of dat hij gebruikt maakt van een automatisch antwoord.

De binnenkomende mail zonder referentie kan veelal toch in de juiste zaak geplaatst kunnen worden op basis van het onderwerp of het e-mailadres van de afzender. Hierbij worden de volgende controle stappen uitgevoerd:

uit het onderwerp van de binnenkomende e-mail wordt het eerst voorkomende nummer (vanaf het eerste cijfer tot het eerste niet-cijfer) geselecteerd en dat wordt beschouwd als het zaak nummer. Als het zaaknummer voor komt dan wordt het e-mailbericht in het bij EML_DOSSIER vermelde zaakdossier geplaatst,
komen de eerste dertig posities van een recent (laatste vier uur) vanuit Mozard verstuurd e-mailbericht voor in het onderwerp van de binnenkomende e-mail? Zo ja, dan wordt het e-mailbericht in het bij EML_DOSSIER vermelde zaakdossier geplaatst,
komt de domeinnaam van de afzender van de binnenkomende e-mail overeen met die van een geadresseerde van het verstuurde bericht? Zo ja, dan wordt het e-mailbericht in het bij EML_DOSSIER vermelde zaakdossier geplaatst,
komt als het e-mailadres bij precies één lopende zaak voor? Zo ja, dan wordt het e-mailbericht in het bij EML_DOSSIER vermelde zaakdossier geplaatst.
Komt het e-mailadres dus bij meerdere lopende zaken voor, dan plaatsen we het bericht dus niet in één van de betreffende zaakdossiers. Het bericht wordt in dat geval in de map ‘Niet te verwerken binnenkomende e-mailberichten’ geplaatst voor handmatige verdeling door de functioneel beheerder.