Informatiebeheer - Document / scan informatie

De onderstaande opties zijn bij Document / scan informatie beschikbaar:
* Volg traject document
* Overzicht postintake scans
* Openstaande en verwerkte scans
* Ongescande scanveloppen
* Controleren leesbaarheid documenten

**Volg traject document**
Via volg traject document is te controleren in welke mappen en/of dossiers het document voor komt. Hiermee is alle informatie van een document te achterhalen. Op alles wat onderstreept is, is te klikken naar een vervolgscherm met eigenschappen van het document in die map of dossier.

**Overzicht postscans**
Het overzicht postintake scans toont de status van alle postscans.
In het bovenste gedeelte van het scherm kan de scan categorie geselecteerd worden en via het zoekveld gezocht worden op (een deel van) de barcode(in het voorbeeld alle scans die in oktober gescand zijn).

In het overzicht deel worden per scan de volgende onderdelen getoond:
* Volgnr: het volgnummer van de scan
* Pdf icoon: door te klikken op het icoon wordt het document op scherm getoond
* Barcode: door te klikken op de barcode wordt de status informatie getoond
* Mozard docnummer: deze wordt getoond als het inboeken gereed is
* Complex: wie wanneer de scan op complex heeft gezet
* Type: scancontrole resultaat
* Accoord of niet: wie wanneer de scan heeft gecontroleerd
* Behandeld door: wie wanneer de zaak heeft aangemaakt door het inboeken van de scan

**Openstaande en verwerkte scans**
Een overzicht met openstaande en verwerkte scanvelop scans van jou of alle medewerkers van jouw afdeling.

**Ongescande scanveloppen**
Een overzicht met alle aangemaakte scanveloppen die nog niet gescand zijn. Let op: dit wil niet zeggen dat DIV/DIM een achterstand heeft qua verwerken van de scanvelop verzoeken. Als namelijk diegene die de scanvelop aanmaakt het scanvelop voorblad en het te scannen document niet naar DIV/DIM op stuurt zal het nooit gescand worden.
Er kan in dit overzicht geselecteerd worden op zaaktype, verantwoordelijke organisatie onderdeel of document.

**Controleren leesbaarheid documenten**
De leesbaarheid van digitale informatie op lange termijn te verzekeren. Dit hangt in ruime mate af van het bestandsformaat waarin het document is opgeslagen. Digitale documenten worden immers bewaard in een specifiek formaat en zijn pas leesbaar wanneer de nodige applicatie- of viewsoftware voorhanden is. Software is echter
het onderwerp van technologische veroudering zodat hierop tijdig dient te worden geanticipeerd. Hier geldt de stelregel dat afhankelijkheid ten aanzien van een specifieke softwarepakket absoluut te vermijden is. In die zin is het bewaren van digitale documenten in producentgebonden en niet- gedocumenteerde formaten zoals die van MS Office of AutoCAD heel risicovol.
Voor tekstverwerkingsdocumenten, spreadsheets en presentaties is PDF/A een geschikt archiveringsformaat, voor e-mail en databases is dit XML.

In het overzicht leesbase formaten kunnen de documenten die hieraan niet voldoen worden gecontroleerd en zonodig omgezet worden naar PDF/A