Nieuwe versie document

Vanuit het dossier of de map met een klik op het documentregelrondje ga je naar het scherm0368 'Versies document'. Via de knop 'Voeg nieuwe versie toe' wordt het venster 'Toevoegen nieuwe versie document' geopend met de verschillende opties om een nieuwe versie van een document te plaatsen'. Het is ook mogelijk vanuit 'kenmerken document' via het dirigentje met de optie 'Plaats nieuwe versie document' het venster 'Toevoegen nieuwe versie document' te openen.

Hieronder zie de verschillende mogelijkheden:

• Upload (van schijf)
  hiermee kan je een nieuwe versie van een bestand uploaden vanaf je (harde) schijf.
  In het scherm(0683) dat verschijnt na het activeren van deze link, vul je de volgende velden:
  
  • Nieuwe versie: een suggestie wordt gegeven (vorige versie is 1; 1a of 1.1 volgende wordt respectievelijk 2; 1b of 1.2) hiervan is af te wijken;
  • Huidige versie: met het numer an de huidige versie dat ook aangepast kan worden;
  • Concept? *: betreft het een concept (standaard op nee)? Documenten in concept zijn te herkennen aan de rode C in de documentregel in het zaakdossier of map.
  • Te lezen? *: geeft aan of het document als gelezen of ongelezen in het zaakdossier of de map moet worden geplaatst. Ongelezen documenten zijn te herkennen aan de rode D in de documentregel in het zaakdossier of map.
  • Aanpassingen: doorgevoerde aanpassingen op hoofdlijnen
  • Nieuw document: met een klik op 'Bestand kiezen blader je naar het bronbestand dat je wilt opnemen in Mozard als nieuwe versie of sleep het document, met de linker muisknop ingedrukt, vanuit de verkenner naar het veld 'Geen bestand gekozen' en laat de linker muisknop los.
  Klik vervolgens op 'Voeg toe'
• Scanvelop (scannen papieren document):
  je kiest deze optie als je een papieren document wilt laten scannen en opnemen in Mozard.
  Je kan bij het toevoegen van de scanvelop de volgende kenmerken vullen:
• Nieuwe versie: een suggestie wordt gegeven (vorige versie is 1; 1a of 1.1 volgende wordt respectievelijk 2; 1b of 1.2) hiervan is af te wijken.
• Concept *: betreft het een concept (standaard op nee)? Documenten in concept zijn te herkennen aan de rode C in de documentregel in het zaakdossier of map.
• Te lezen *: geeft aan of het document als gelezen of ongelezen in het zaakdossier of de map moet worden geplaatst. Ongelezen documenten zijn te herkennen aan de rode D in de documentregel in het zaakdossier of map.
• Scanoptie: zwart/wit; kleur of A0
• Papieren versie *: keuzes in zaakdossiers: 'achterlaten ter archivering' of 'orgineel versturen na het scannen'
  keuzes in mappen: 'retour', 'archivering', 'orgineel versturen na het scannen' of 'vernietigen'
  Keuze indien afwijkende bebaarplaats bij zaaktype: 'terugsturen'
• Indicatie nog lezen na scannen: ja/nee - indien Ja dan wordt het document na het scannen gemarkeerd als nog te lezen;
Na activering van de knop 'Voeg toe' wordt het 'Scanvelop voorblad' getoond als pop-up. Print deze uit en stuur de scanvelop met het brondocument op naar de afdeling die vermeld staat op het scanvoorblad (veelal DIV of KCC).

• Een webdocument (tekst aanpassen via de browser)
  Alleen als huidige versie van het document een webdocument is wordt deze keuze getoond. Met behulp van een uitgebreide HTML-editor kan de tekst van het webdocument aangepast worden.

• Bestand reeds aanwezig in Mozard :
  Deze optie gebruik je alleen wanneer een bestand per abuis als nieuw document in Mozard is toegevoegd i.p.v. als nieuwe versie van een bestaand document. Voorwaarde is dat het abuis als nieuw geplaatse document, in dezelfde map staat als het bestaande document, waar een nieuwe versie van moet worden gemaakt.
  Alle documenten uit de huidige map worden getoond.
  Selecteer het juiste document en sla het op als nieuwe versie. Het abuis als nieuw document geplaatste document wordt uit de map verwijderd.