Hoe is het scherm opgebouwd?

Indien er minimaal één paraafverzoek document aanwezig is, wordt boven het blok ‘Aandachtspunten’ per paraaf een blok ‘Parafen ’ getoond.

Indien geen blok Paraaf wordt onder de documentregel indien gevuld het 1e blok Aandachtpunten getoond. 
Onder de kop wordt, net als bij de aandachtspunten van de zaak, een gekleurd rondje met uitroepteken   getoond met hierachter de tekst 'Aandachtspunten bij het document'. Vervolgens wordt de aandachtstekst eronder getoond.
Indien je rechten hebt voor het beheren van het document of behandelrechten voor de zaak, dan wordt rechts van de aandachtstekst een potloodje getoond waarmee de document-aandachtspunten los zijn te wijzigen.
Het rondje   (niet gekleurd) wordt ook getoond in het hoofdscherm van de zaak of het object bij tabblad Algemeen in het blok Dossier, rechts van de betreffende documentnaam. Met een klik op het rondje wordt een pop=up geopend met de aandachtstekst.

Documentkenmerken bij zoekresultaat
Indien via generiek zoeken specifiek naar documenten is gezocht en bij het zoekresultaat de documentkenmerken worden bekeken zijn alleen de blokken 'Kenmerken document, zichtbaar in alle dossiers en mappen' en het blok Mappen waarin dit document voorkomt' zichtbaar. 

• Naam: de naam van het document - dit is de door de beheerder van het document meest recente opgegeven naam;
• Omschrijving: toelichting op de inhoud van het document (alleen getoond indien gevuld);
• Aandachtspunten: Alleen zichtbaar bij wijzigen kenmerken document;
• Laatste versie document: de laatste, meest recente, versie van het document (niet muteerbaar);
• Concept: betreft het document een concept of de definitieve versie. Een concept document wordt niet getoond in de Zaakstatusinformatie (PIP) op de website.
• In bewerking: Een document wordt altijd eerst geopend in het orginele formaat en pas daarna wordt de optie 'in bewerking' (of B in documentregel) aangezet. Wanneer het document in bewerking is wordt tevens aangegeven vanaf welke datum en door wie het document in bewerking is genomen. De persoon die het document in bewerking heeft gezet is op dat moment de beheerder van het document en daarmee de enige die een nieuwe versie kan plaatsen. Een document in bewerking wordt niet getoond in de Zaakstatusinformatie (PIP) op de website.
• Grootte: de omvang van het document in kb's (niet muteerbaar).
• Formaat: het soort document, bijvoorbeeld Word, Excel, Powerpoint, etc.(niet muteerbaar).

• Publicatieniveau document: het niveau waarmee het document in een Mozard is geplaatst om het te wel of niet te kunnen openen. Het publicatiniveau kan per map/dossier verschillen (besloten in uw map maar open in de map van een collega). Het document kan ook als vertrouwelijk worden gemarkeerd
  ×

  Vertrouwelijk? (Ja/Nee) - staat alleen in scherm Wijzigen kenmerken document, zichtbaar in alle dossiers en mappen. Bij een Nee is wordt het publicatieniveau besloten (30); bij een Ja wordt het publicatieniveau vertrouwelijk(99). Alleen een beheerder van het document (rechten) mag het publicatieniveau van het vertrouwelijke document terug zetten naar besloten.
  Zodra een document vertrouwelijk wordt gemaakt, krijgt het document zelf publicatieniveau vertrouwelijk, niet alleen in het betreffende dossier maar in alle dossiers waar het document is geplaatst. Alleen medewerkers waarbij expliciet bij het document is aangegeven dat deze het document mogen beheren/raadplegen, kunnen het document beheren/raadplegen. Er wordt niet meer naar de raadpleegrechten van de dossiers gekeken.
  Indien een vertrouwelijk document een ander publicatieniveau krijgt, bijvoorbeeld besloten, blijven de publicatieniveaus van het document in alle overige dossiers op vertrouwelijk staan en is het betreffende document alleen bij expliciete autorisatie op documentniveau te beheren/raadplegen door anderen. Als een document niet langer vertrouwelijk is, kan de beheerder van een dossier het publicatieniveau van dit document in het betreffende dossier weer wijzigen van vertrouwelijk naar bijvoorbeeld besloten.

• Dit document uitsluiten van de zoekindex: (Ja/nee) - deze regel wordt alleen getoond indien indien in het zaaktype bij dit dossiertypedocumenttype de waarde Ja is vastgelegd. indien bij deze regel ook de waarde Ja is vastgelegd dan wordt er niets van het document vast gelegd in de zoekindex waardoor het door niemand te vinden is. Dit kan bij vertrouwelijke stukken handig zijn. toelichting 
  
  ×

  Heeft de beheerder van een document bij plaatsen van een document een verkeerd documenttype geselecteerd waarbij het document ten onrechte niet in de zoekindex wordt opgenomen (bijvoorbeeld het documenttype ‘geanonimiseerde bekendmaking’), dan kan dit alleen worden hersteld, door eerst ‘Uitsluiten van zoekindex?’ op ‘nee’ te zetten en vervolgens het documenttype juist te zetten (bijvoorbeeld ‘bekendmaking’).
  Indien onterecht wel in zoekindex opgenomen herstellen via eventueel kiezen documenttype waarbij ‘Uitsluiten van zoekindex?’ mogelijk is en vervolgens de waarde op ‘Ja’ zetten.

• Auteur: Veelal de naam van de medewerker die het dossier heeft geplaatst, maar dat kan aangepast worden.
• Trefwoorden: Trefwoorden behorende bij het document om het zoeken te vereenvoudigen
• Datum ontvangst: verschil datum ontvangst en - toegevoegd van binnenkomend document(postscan)

Onderstaande documentkenmerken zijn niet muteerbaar

• Document geplaatst: de datum en persoon waarop het document is geplaatst in Mozard.
• Document laatst gewijzigd: de persoon en de datum waarop het document(kenmerken) voor het laatst is aangepast.
• Documentnummer in Mozard: vermelding van documentnummer, dit is voor beheer doeleinden of te gebruiken om links te maken
• Originele bestandsnaam: de naam van het document voordat het in Mozard was geplaatst via upload
• Verwijzing intranet laatste versie: met een klik op de url wordt het item “gekopieerd”
• Virtuele zoeksleutel: d+documentnummer - ook hier wordt met een klik op de virtuele zoeksleutel het item “gekopieerd” om bijvoorbeeld naar collega te sturen.
• Mailreferenties - Als een document een mailbericht betreft worden één of meerdere regels toe met betrekking tot de mailreferenties van geadresseerden (Aan, CC), van verstuurde en ontvangen e-mailberichten, als volgt getoond: rechts ‘Mailreferentie +[e-mailadres]’ en links de tekenreeks van de mail referentie van de geadresseerde.

Van een bcc geadresseerde van verstuurde berichten wordt het e-mailadres niet getoond maar wel de bijbehorende mailreferentie.
Ook hier wordt met een klik op de mailreferentie het item “gekopieerd”. Met deze mailreferentie kun je makkelijk een buiten Mozard ontvangen e-mailbericht zonder mailreferentie doorsturen, via plakken van de referentie in het mailbericht, naar een zaakdossier.

Opbouw schermblok:

• Naam in dit dossier- indien gevuld betreft dit de afwijkende documentnaam opgegeven door de beheerder van het dossier of de map. Veelal is deze niet gevuld omdat de naam al is vastgelegd door de documentbeheerder bij 'Kenmerken document, zichtbaar in alle dossiers en mappen'.
• Documenttype - Het documenttype van het betreffende document.
• Binnenkomend/Uitgaand/Intern- Bij het documenttype wordt bepaald of documenten van een bepaald type het kenmerk binnenkomend, Uitgaand of Intern hebben. Documenten in mappen hebben in princiepe altijd documenttype Algemeen. Dit is een intern documenttype. De binnenkomende en uitgaande documenten in zaken zijn zichtbaar voor de aanvrager via de website in de zaakstatus informatie.
• Versie in dit dossier - Hiermee kan je een bepaalde versie van het document vastzetten in het betreffende dossier.
• Status te lezen (nee/ja) - Geeft aan of het document is gemarkeerd als 'te lezen' of als 'gelezen'. Het kan voorkomen dat een document opnieuw als 'te lezen' gemarkeerd moet worden wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe behandelaar is.
• Publicatieniveau in map / dit dossier - Geeft het publicatieniveau aan van het document in deze map/dossier aan.
  Documenten in een zaakdossier met publicatieniveau ‘beperkt toegankelijk’ kunnen uitsluitend door medewerkers met behandelrechten worden geraadpleegd.
  Zodra een document vertrouwelijk wordt gemaakt, krijgt het document zelf publicatieniveau vertrouwelijk, niet alleen in het betreffende dossier maar in alle dossiers waar het document is geplaatst. Alleen medewerkers waarbij expliciet bij het document is aangegeven dat deze het document mogen beheren/raadplegen, kunnen het document beheren/raadplegen. Er wordt niet meer naar de raadpleegrechten van de dossiers gekeken.
  Indien een vertrouwelijk document een ander publicatieniveau krijgt, bijvoorbeeld besloten, blijven de publicatieniveaus van het document in alle overige dossiers op vertrouwelijk staan en is het betreffende document alleen bij expliciete autorisatie op documentniveau te beheren/raadplegen door anderen. 
  Als een document niet langer vertrouwelijk is, kan de beheerder van een dossier het publicatieniveau van dit document in het betreffende dossier weer wijzigen van vertrouwelijk naar bijvoorbeeld besloten.

Onderstaande documentkenmerken zijn niet muteerbaar

• Document geplaatst in deze map of dossier - De persoon en datum/tijd waarop het document is geplaatst in dit dossier
• Dossier/map nummer - Vermelding van document- respectievelijk map(dossier)nummer, deze zijn voor beheer doeleinden of te gebruiken om links te maken
• Verwijzing versie document in dit dossier- Met deze link is het mogelijk een link/snelkoppeling te maken via kopiëren en plakken van het document in dit dossier of map

Onder de niet te muteren documentkenmerken worden, indien aangemaakt, de documenttype-specifieke-kenmerken getoond. Het is immers mogelijk kenmerktypen toe te voegen aan documenttypen via het uitklapmenu van een documenttype in het overzicht beheer documenttypen .
Denk hierbij aan: : projectnummer, werknummer, clustering, status, datum verzonden, etcetera.

kenmerkwaarde blijft behouden bij wijzigen documenttype
Bij het wijzigen van een documenttype via scherm0701 ’Wijzig kenmerken document in dit dossier’ blijven documenttype-specifieke kenmerken van het eerdere documenttype bewaard en kunnen documenttype-specifieke kenmerken van het nieuwe documenttype worden vastgelegd. 
Bij het wijzigen van een documenttype wordt dus ook gekeken of het nieuwe documenttype dezelfde kenmerkselecties bevat. Zo ja, dan wordt in de km_selectie van dat dossierdocument kenmerken omgezet naar het kms_volgnummer van het nieuwe documenttype.

Soms is een document in meerdere mappen en/of dossiers opgeslagen. dat is ook de reden dat er een splitsing is tussen de Kenmerken document, zichtbaar in alle dossiers en mappen en Kenmerken document, zichtbaar in dit dossier. Technisch is een document in een dossier enkel een verwijzing naar een document met aanvullende kenmerken.

Opbouw 3e schermblok kenmerken document

Wanneer het document in een zaakdossier voorkomt is eerst de zaakregel te zien met in de regel eronder het
zaakdossier > met verwijzing naar het dossier, de naam van het document in het betreffende dossier en tenslotte de versie van het document in het betreffende dossier met verwijzing naar het dossier.

Wanneer het document in een map of objectdossier voor komt, wordt de mapnaam in de 1e kolom, de documentnaam in de 2e kolom en de versie in de 3e kolom getoond (dus in dat geval geen zaakregel).

Het zwevende Dirigentje rechtsonder is een pop-up actievenster dat bij meerdere onderdelen van de Mozard Suite terug komt en zal bij de verschillende onderdelen een andere indeling bevatten. Met de X uiterst rechtsboven of de Escape toets kan het actievenster gesloten worden.

De onderstaande acties kunnen uitgevoerd worden ten aanzien van de documentkenmerken:

• Wijzig kenmerken document, zichtbaar in alle dossiers en mappen: wijzigen van documentkenmerken zoals naam, aandachtspunten, concept,in bewerking en vertrouwelijk,
  
• Wijzigen kenmerken document in dit dossier: wijzigen van documentkenmerken zoals naam, documenttype, versie, status te lezen en publicatieniveau
  Let op: deze kenmerken kun je niet meer wijzigen wanneer het dossier bevroren is.
• Plaats nieuwe versie document: als beheerder van het document of behandelaar van de zaak kun je een nieuwe versie plaatsen.
  Rechten voorwaarde: behandelrechten voor het zaaktype van de zaak of documentbeheer rechten voor de map.
• Rechten: Beheer document rechten, wie mag kenmerken wijzigen en nieuwe versie plaatsen - in een zaakdossier zijn de medewerkers met behandelrechten vooringevuld, collega's, afdelingen en functies kun je beheerrechten te geven op jouw document. Je maakt hiermee de collega's mede-eigenaar van een document. 
  Let op: rechten voor raadplegen besloten document regel je via rechten als onderdeel van de mapkenmerken.