Hoe maak ik een sjabloon?

Bij een e-mailsjabloon worden naast het onderwerp en de tekst ook de geadresseerden en de bijlagen vastgelegd. Het maken een nieuw en het onderhouden van een bestaand e-mailsjabloon voor een zaaktype vindt plaats vanuit het 'zwevende' Dirigentje bij een zaak van het beoogde zaaktype. Via tab 'Stel e-mail op' open je de optie Sjabloonmodus. In het pop-up venster kies je voor het te wijzigen bestaande sjabloon of een nieuw sjabloon.

De autorisaties voor het kunnen opstellen van een e-mailsjabloon worden in het zaaktype bepaald onder Wie mag e-mailsjablonen beheren bij dit zaaktype (autorisatieobject: EMLSJABLOONBEHPARAM). Aan dit object zit het autorisatieobject EMLSJABLOONBEHGROEP gekoppeld. Dus wanneer via Functioneel beheer > Autorisatieobjecten rechten worden gegeven voor EMLSJABLOONBEHGROEP hebben de betrokkenen rechten om dit voor alle zaaktypen te doen.

In de sjabloonmodus links van de van het kruimelpad de knoppen ‘Te gebruiken tagnamen’ (tags max. 2 lagen diep) en 'Xml sjabloongegevens' (alle lagen met alle tags) getoond.
Met een klik op die knop ‘Te gebruiken tagnamen’ (kenmerktypen) wordt in een apart pop-up venster (scherm1477) geopend waarin de opsomming van tagnamen worden getoond met de waarde van een kenmerk bij de betreffende zaak. De tagnaam met [= en =] wordt uitsluitend getoond als er bij de zaak een waarde is vastgelegd. Hierbij worden de tagnamen donker en de waarden lichter getoond.
Bij een klik op een tagnaam wordt deze “gekopieerd”, dit maakt het mogelijk de tag eenvoudig in een e-mailsjabloon te “plakken”.
Met een klik op de knop 'Xml sjabloongegevens' wordt in een nieuw tabblad van de browser de sjabloon-xml van de zaak getoond, met alle tags die gebruikt kunnen worden om een mailsjabloon op te stellen..
De Xml-tags bevatten naast de kenmerktypen, alle klantgegevens van zowel burgers (NP) als bedrijven (NNP) en, geometrie en gerelateerde objecten .
Ook alle NP en NNP gegevens van gekoppelde objecten worden ook opgenomen als tags in de zaak-XML

Links naast de hierboven genoemde 2 actie-knoppen zijn er nog vier actie-knoppen:

1. Verwijder sjabloon - verwijderen van een bestaand sjabloon;
2. Sla sjabloon op - wanneer je een bestaand sjabloon onder een andere naam opslaat zal deze worden toegevoegd als een nieuwe sjabloon bij het gekozen zaaktype;
3. Annuleer e-mail - als een slabloon is opgeslagen kan deze ook verstuurd worden indien dit niet gewenst is moet het mailbericht geannuleerd worden;
4. Verstuur E-mail - om het e-mailbericht te versturen vanuit de sjabloonmodus, maar vergeet niet indien gewenst het sjabloon te bewaren.

Je kan bij een e-mailsjabloon aangeven dat dit alléén wordt getoond wanneer een specifieke communicatie-omgeving aan de zaak is gekoppeld. Zo kunnen klanten die de Mozard Suite in een multi organisatie inrichting(een inrichting voor meerdere organisaties vanuit 1 database) gebruiken eenvoudig onderscheid maken in e-mailsjablonen voor de ene en de andere organisatieomgeving.

Wanneer je in het 1e tekstblok met de tags enkel een aanpassing doorvoert via kopiëren of tekst selecteert om de opmaak te wijzigen plaats dan ook (tijdelijk) een spatie achter de aanpassing anders weet de functie niet dat je een aanpassing hebt doorgevoerd. Controleer daarna of de wijziging in het 2e tekstblok (preview) wordt overgenomen. 

Bij de sjabloon modus worden de xml-verwijzingen met blokhaken ongeconverteerd en geconverteerd naar tekst getoond in twee aparte blokken.
Je krijgt dan ook de optie om nieuwe xml-verwijzingen in de tekst op te nemen en om de sjabloon op te slaan.

Heeft de geadresseerde de rol klant, dan zal het e-mailadres van de klant van de betreffende zaak worden vooringevuld.

In het onderwerp en de tekst kunnen verwijzingen naar het deel <zaak><sjabloongegevens> uit de xml van de zaak worden opgenomen middels blokhaken, dus bijvoorbeeld [=KLANTAV.NAAM=].

Indien het XML veld(TAG) niet is gevuld wordt in de geconverteerde bericht voorbeeld de waarde uit de parameter EMLTEKSTTAGZONDERWAARDE getoond (standaard: xxxxx) om aan te geven dat de tag wel bestaat maar niet is gevuld.

Het XML veld(TAG) van zaakspecifieke kenmerken is veelal de naam van het kenmerk maar zonder spaties. dus kenmerk naam van het evenement wordt [=KENMERKEN.NAAMVANHETEVENEMENT=].

Bij een verwijzing in een mailsjabloon kunnen parameters worden opgenomen. Eventueel middels de bulkmailfunctionaliteit kunnen deze ook allemaal gepersonaliseerd worden. Om te voorkomen dat bijvoorbeeld URL checkers, voor mailprogramma's, de parameters kapot maken, kan nu een reeks aan parameters vervangen worden door een referentie. 

In de sjabloonmodus is de volgende regel toegevoegd:
Verwijzing bij tagnaam [=EMLVERWIJZINGPARAMETERS=]
In dit tekstveld kunnen de parameters worden opgenomen. 
Vervolgens kan in het sjabloon zelf de verwijzing [=EMLVERWIJZINGPARAMETERS=] worden opgenomen. Deze wordt in attribuut EMLS_VERWIJZINGPARAMETERS opgeslagen.

Bij het versturen wordt de referentie meegestuurd, met daarbij mVerw in plaats van mRef (voor de type verwijzing). Hierdoor wordt EML_VERWIJZINGPARAMETERS aangeroepen, op basis
van EMLG_REFERENTIEMAILWISSELING => EMLG_EMAIL => EML_VOLGNR.