Hoe verstuur ik vanuit dossier/map een e-mail?

Om een mail te kunnen versturen vanuit een zaak heb je behandelrechten nodig op het zaaktype.

Door vanuit de zaak het Dirigentje   te activeren en daarna tab 'Stel e-mail op' kies je voor Geen sjabloon of indien beschikbaar een voor geconfigureerde Mail-sjabloon. Indien je kiest voor sjabloon zijn onderstaande onderdelen al grotendeels vooringevuld. Kies je voor geen sjabloon: dan moeten onderstaande onderdelen ingevuld worden.

• Kies het type geadresseerde (Aan, Kopie of Blinde Kopie)

• Selecteer (bij een zaakdossier) rol van de geadresseerde: Klant (hoofdzaak), Adviseur, Betrokkene, Behandelaar hoofdzaak, Behandelaar deelzaak

• Zoek vervolgens de betreffende ontvanger op indien het al een in Mozard bekend mailadres is of voer handmatig het e-mailadres in. Bij de selectie klant (hoofdzaak), behandelaar hoofdzaak, behandelaar deelzaak wordt het mailadres direct getoond. Selecteer de suggesties en ga verder met het opstellen van je mailbericht.
  Na de selectie van de 1e geadresseerde staat er een rondje met plus teken rechts van de ‘Aan’. Hiermee kunnen geadresseerden via aan, cc of bcc worden toegevoegd met als rol klant, adviseur of betrokkene.
• Bij het toevoegen van een geadresseerde in de rol van adviseur of betrokkene aan een e-mailbericht, verschijnen eerder gebruikte e-mailadressen en/of mailgroepen als suggestie. Deze e-mailadressen kunnen ook bewerkt worden via het uitklapmenu rechts van het e-mailadres als een soort e-mail adresboek.
  Hierbij heb je de volgende mogelijkheden:
  • als favoriet te markeren,
  • als verborgen te markeren,
  • de naam bij het e-mailadres te wijzigen.

LETOP: Het maximaal aantal geadresseerden in een mailbericht is 100 inclusief geadresseerden uit de Eigen of gedeelde e-mail groepen,

Onder de geadresseerde staat de regel Van / Afzender - hier wordt de standaard afzender uit het zaaktype getoond (naam behandelaar, naam uit parameter EMLAFZENDERNAAM of Aangepaste afzender). Één van de 3 soorten afzenders kunnen ook geselecteerd worden in het mailbericht. Het e-mailadres van de afzender is centraal bepaald en kan niet gewijzigd worden.

Het onderwerp wordt bij een zaak al voor ingevuld, dit is het zaaknummer en de zaaknaam. Het onderwerp kan wel aangepast worden maar het is wel raadzaam het zaaknummer in het onderwerp te noemen als referentie voor de geadresseerde. Bij een mailbericht vanuit een map wordt de mapnaam vooringevuld en vanuit een object wordt als onderwerp 'GM Object dossier obj-nr:12345' getoond.

Vervolgens wordt een tekstblok getoond, voor de inhoud van het bericht, welke is voorzien van een zogenaamde HTML-editor om de layout van het bericht aan te passen of een link in het bericht op te nemen.
Als behandelaar kun je veelal de tekst aanpassen voordat het bericht wordt verstuurd.

Bij Type tekst bij verwijzing kan het volgende getoond worden:

• Verwijzing zaakstatus website (Alleen vanuit zaakdossier en standaard bij extern zaaktype) *
  Een mailbericht naar een externe aanvrager bevat naast een referentiecode, ook altijd een versleutelde verwijzing naar de zaakstatus informatie op de website

• Verwijzing zaak intranet (Alleen vanuit zaakdossier en standaard bij intern zaaktype)
  Voor een interne aanvrager wordt er een versleutelde verwijzing toegevoegd naar intranet (al naar gelang de rechten voor de zaak leidt de verwijzing naar de zaak of de interne zaakstatusinformatie)

• Verwijzing naar maildossier (indien bij zaaktype ingesteld of keuze bij mail vanuit algemene map) *
  Indien een mailbericht wordt verstuurd naar een externe adviseur is het mogelijk dat het bericht naast een referentiecode, ook een verwijzing bevat naar een (mail)dossier. Via de verwijzing krijgt de externe adviseur inzicht in het volledige zaakdossier en krijgt hij de mogelijkheid om een document toe te voegen aan het dossier. De versleutelde verwijzing is te gebruiken tot (datum vandaag + dagen in zaaktype kenmerk Aantal dagen dossier te raadplegen na versturen e-mail).

*) Van een mailbericht naar collega(e-mailadres komt voor in telefoongids ) gaat de uiteindelijke verwijzing altijd naar intranet en nooit naar zaakstatus op de website of naar een maildossier.

Selecteer indien nodig documenten uit de map als bijlage
De eventuele bijlagen die meegestuurd moeten worden vink je aan. Het is mogelijk zowel documenten uit het dossier/map toe te voegen als bijlagen die in het documentenmandje aanwezig zijn. De documenten uit het documentenmandje worden boven de documenten uit het dossier of de map getoond.

Indien de omvang van de bijlagen het via parameter EMLBIJLAGENMAXMB (standaardwaarde 10 MB) ingestelde maximum overschrijdt, wordt de ingestelde melding vanuit parameter EMLBIJLAGENMAXMBTEKST getoond: Totale omvang e-mailbericht inclusief bijlagen is te groot (maximaal [=EMLBIJLAGENMAXMB=]MB). Als het maximumomvang van de bijlagen is overschreden zie je tijdens het tikken van de mail tekst als de melding via een pop-up. Dezelfde melding wordt bij een klik op de knop Verstuur e-mail getoond. Het is dan onmogelijk de e-mail te verzenden.

Als het mail bericht klaar is activeer je de knop '✓ Verstuur e-mail'..