Hoe upload ik een document van opslag medium?

Om één of meerdere documenten toe te voegen klik vanuit vanuit het zwevende Dirigetje op het tabblad 'Voeg document toe'

Als 1e keuze wordt een blok met stippellijn getoond Hierin kun je een dovument slepen een een Je

Upload  - ik wil een document uploaden van de schijf van de pc

Het scherm dat verschijnt na het activeren van deze link is afhankelijk van of je een document aan een map of dossier wilt toevoegen. Bij een dossier moet altijd eerst een documenttype geselecteerd worden en bij een map is dit veelal niet nodig. De documenttypen waarbij in het zaaktype is aangegeven dat het een notitie betreft worden niet getoond.

Het blok 'Toevoegen document' is als volgt opgebouwd:

• Documenttype: het eerder geselecteerde documenttype wordt getoond en is niet aan te passen,
• Documentnaam: hier kun je de het document een passende naam geven, indien geen naam opgegeven dan wordt, indien bij je profiel het item "Bestandsnaam in naan document"de waarde JA heeft, de documentnaam uit het opslagmedium overgenomen,
• Versie: een suggestie wordt gegeven (vorige versie is 1; 1a of 1.1 volgende wordt respectievelijk 2; 1b of 1.2) hiervan is af te wijken. Ook kan in het profiel een voorkeur aangegeven worden,
• Concept *: (ja / Nee)? Documenten in concept zijn te herkennen aan de rode C in de documentregel in het zaakdossier of map.
• Te lezen? *: (ja / Nee)? - een medewerker die behandelrechten heeft voor de zaak maar niet de toegewezen behandelaar is krijgt deze optie te zien net als bij plaatsen nieuwe versie
• Dit document uitsluiten van de zoekindex: Ja/nee - indien Ja, dan wordt er niets van het document vast gelegd in de zoekindex waardoor het door niemand te vinden is,
• Publicatieniveau: geeft het publicatieniveau aan van het document in deze map/dossier aan, opties zijn afhankelijk van publicatieniveau van dossier of map:
  - Open - alle medewerkers (alleen in open map);
  - Besloten: Standaard in zaak- of objectdossier;
  - Beperk toegankelijk: Alleen zichtbaar voor medewerkers met behandelrechten vanuit het zaaktype;
  - Vertrouwelijk: zodra een document vertrouwelijk wordt gemaakt, krijgt het document zelf publicatieniveau vertrouwelijk, niet alleen in het betreffende dossier maar in alle dossiers waar het document is geplaatst. Alleen medewerkers waarbij expliciet bij het document is aangegeven dat deze het document mogen beheren/raadplegen, kunnen het document beheren/raadplegen. Er wordt niet meer naar de raadpleegrechten van de dossiers gekeken;
• Omschrijving: optionele toelichting op bijvoorbeeld de inhoud,
• Prioriteit: bepaald de volgorde waarin documenten worden getoond, wordt vooral in map verwijzingen van Antwoord en Nieuws gebruikt,
• Auteur: Veelal de naam van de medewerker die het dossier heeft geplaatst, hier kan van afgeweken worden. Via profiel kun je aangeven of het vooringevuld wordt met jouw naam,
• Trefwoorden: Trefwoorden behorende bij het document om het zoeken te vereenvoudigen
• Map- of dossiertype specifieke kenmerken: elk zaaktype of registratie heeft een eigen dossiertype

Vervolgens kun je onderaan het scherm een 'bestand' kiezen via 'bladeren' dat je wilt opnemen in een Map of het dossier vanuit een harde- of netwerkschijf, usb-stick, cloud-drive,etc . Klik vervolgens op de groene knop 'Voeg toe'.

Veelal is de omvang van een toe te voegen document aan een maximum gebonden. Deze maximum omvang is centraal door jouw organisatie vastgesteld.

Zowel bij uploaden van één document of meerdere documenten uit een opslag medium is het raadzaam om niet de vreemde tekens uit parameter INVALID_FILENAAMCHAR in de documentnaam te gebruiken.
De niet valide tekens in een documentnaam zijn veelal: /*\:"<>|^%
Het document kan wel opgeslagen worden maar invalide tekens uit de parameter worden verwijderd uit de naam van het document.