Hoe configureer ik een capaciteit?

Het is met de Mozard Suite mogelijk om reserveringen (afspraken) te beheren en te gebruiken. Het wordt hiermee dus mogelijk dat klanten bij hun aanvraag, waarvoor ze langs moeten komen, direct een tijdstip inplannen (reserveren).

Mozard Reserveringen biedt een eenvoudige en generieke wijze om reserveringen te beheren voor verschillende producten en diensten waarbij rekening wordt gehouden met de beschikbare capaciteit van de organisatie. Om alles rondom de reserveringen in goede banen te leiden zijn de verschillende onderdelen hiervoor ontwikkeld.

Voor het behandelen van een reservering dienen capaciteiten geconfigureerd te worden. Een capaciteit kan een balie zijn, maar ook een vergaderruimte of een gemeentelijk gebouw. Capaciteiten worden afzonderlijk geconfigureerd en vervolgens gekoppeld aan een product.

Voor het configureren start je in het beheerscherm van de categorie, en klik je op Voeg capaciteit toe. Het configuratiescherm van de capaciteit wordt getoond, met ook hier diverse te vullen elementen.

Om de capaciteit te kunnen gebruiken dienen de volgende elementen geconfigureerd te worden:

• Naam: hoe heet de capaciteit;
• Omschrijving: bijvoorbeeld locatie van de capaciteit, beschikbare mogelijkheden etc.;
• Referentie: optionele referentie om te verwijzen naar deze capaciteit;
• Tijdseenheid: in blokken van hoeveel minuten is deze capaciteit beschikbaar;
• Aantal tijdseenheden blokkeren na reservering: hoeveel tijd zit er tussen twee reserveringen;
• Aantal tijdseenheden na nu waarop reserveren mogelijk is: hoeveel marge in tijdseenheden bestaat er tussen het aanroepen van het reserverings-formulier door de burger en de eerste reserverings mogelijkheid;
• Aantaldagen na nu waarop reserveren mogelijk is: hoeveel marge in dagen bestaat er tussen het aanroepen van het reserverings-formulier door de burger en de eerste reserverings mogelijkheid.

Wanneer deze elementen gevuld zijn wordt de capaciteit toegevoegd middels de knop Voeg capaciteit toe. Vervolgens wordt de beschikbare tijd van de capaciteit getoond (eerst nog volledig rood: niet beschikbaar). Via het rechter menu in scherm 'Beheren capaciteit' is het mogelijk de capaciteit te verwijderen en de rechten te bepalen. Bij iedere capaciteit worden de standaard beschikbare tijdstippen getoond in blokken, overeenkomend met de tijdseenheden van de capaciteit.

Let op: de kortste tijdseenheid bij een aan een product gekoppelde capaciteit wordt in een webformulier onder de formulierstap 'Reservering' getoond. Het is dus niet (meer) zo dat er in een webformulier standaard blokken van 5, 10 of vergelijkbare periodes worden getoond.

Via Wijzig kenmerken kan vervolgens de beschikbaarheid van de capaciteit worden uitgebreid, door te slepen in de rode veldjes: deze kleuren dan groen.

Via Sla wijzigingen op worden de ‘groen gesleepte’  tijden opgeslagen.

Capaciteiten beschikbaar stellen

Om de capaciteit te kunnen gebruiken in reserveringen dient deze beschikbaar gesteld te worden. Dit gebeurt via Capaciteiten beschikbaar stellen.

Onder het lijstje met capaciteiten is een mogelijkheid beschikbaar om alle capaciteiten in één keer, door het zetten van een vinkje, beschikbaar of niet-beschikbaar te stellen.

Let op: Als een capaciteit eenmaal beschikbaar is gesteld gedurende een bepaalde periode is het niet meer mogelijk om de tijdseenheden bij die capaciteit aan te passen. Indien de tijdseenheid aangepast moet worden zal een nieuwe capaciteit moeten worden aangemaakt, en de oude (foutieve) moeten worden verwijderd.

Let op 2: beschikbaar stellen van capaciteit kan pas vanaf een dag na de huidige dag.