Hoe is het mapscherm samengesteld?

Het scherm heeft onderstaande onderdelen:

• kruimelpad
• knoppen en rechter menu
• Zoeken in map/submappen
• eventuele submappen/subsubmappen
• samenstelling document regel

Als eerste onderdeel van het scherm zie je rechtsboven het zogenaamde kruimelpad. Met het kruimelpad wordt exact aangegeven in welke laag van Mozard je bevindt en hoe je weer een niveau (of meerdere niveau's) terug kan gaan tot terug naar Mappenoverzicht.

Onder het kruimelpad wordt de kop van de map getoond met de naam van de hoofd-, sub- of subsubmap

In het mapscherm worden de volgende belangrijkste actieknoppen getoond.

De Actieknoppen

1. Kopieer
   Door één of meerdere documenten te selecteren en op het icoontje kopieer te klikken worden de geselecteerde documenten in het documentenmandje geplaatst.
   Ga vervolgens naar een andere map of dossier waarin je het document of de documenten wilt kopiëren. 
   
   ×

   Werking van de knoppen in het documentenmandje: Met knop 'Plakken+' is het mogelijk om (geselecteerde) documenten naar meerdere mappen/dossiers te kopiëren. Met de knop 'Verwijder uit mandje' maak je het documentenmandje leeg(hierbij wordt niets verwijderd). Met de knop 'Plakken' wordt een kopie van de geselecteerde documenten in het doeldossier geplaatst. Door te klikken op de naam van het document, kan het documenttype aangepast worden van het te plakken document.

2. Verplaats
   zelfde optie als boven maar dan verplaatsen van document,
3. Verwijder
   Hiermee kun je (interne) documenten uit het zaakdossier verwijderen nadat je deze hebt geselecteerd,

Het Dirigentje met acties bij deze map
Dit pop-up actievenster staat als zwevend icoon rechts onderin het scherm en komt bij meerdere onderdelen van de Mozard Suite terug en zal bij de verschillende onderdelen een andere indeling bevatten.
Met de X uiterst rechtsboven of de Escape toets kan het actievenster gesloten worden.
Er is boven in het venster ook een zoekregel aan het 'Dirigentje' toegevoegd welke direct suggesties laat zien met vermelding van het hoofdonderdeel bij het intikken van één of enkele woorden.
Voor de verschillende opties is een tabblad beschikbaar met de volgende onderdelen:

• Voeg document toe - met als 1e het blok voor slepen of selecteren bestanden met daaronder de knoppen:
  - Upload (van schijf)- upload 1 document waarbij alle documentkenmerken kunnen worden gevuld,
  - Upload meerdere - om meerdere documenten via selectie te kunnen toevoegen,
  - Scanvelop (scannen papieren document),
  - Webdocument (aanmaken via scherm),
  - Tekstdocument (aanmaken via scherm),
  - Maak submap aan - als je in een submap staat is dit 'Maak subsubmap aan',
• Stel e-mail op - in een map is de sjabloonfunctionaliteit voor mailberichten niet beschikbaar,
• Voeg verwijzing toe met de knoppen:
  - Zaak - met opgave van zaaknummer,
  - Url - na aanmaken is url niet meer te wijzigen,
  - Antwoord - met selectie van Antwoord onderwerp,
  - Beslisboom - met selectie van beslisboom,
  - Webformulier - met selectie van ingericht webformulier,
• Overig - met de knoppen:
  - Kenmerken map - alle kenmerken zijn alleen alleen bij de hoofdmap aanwezig.

In het Rechtermenu vind onderstaande onderdelen:

Het standaard blokje met favoriet , helpschermen , printen en de scherm- en versie informatie
Daaronder volgen de sorteeropties van de documenten en submappen

• Sorteren op documenttype - alfabetisch ab - yz ,
• Sorteren op mutatiedatum - van recent naar oud,
• Sorteren op naam document - alfabetisch ab - yz ,
• Submappen bovenaan tonen - de keuze of eerst de documenten of eerst de submappen worden getoond

Deze sorteermogelijkheid ook mogelijk in een sub- en subsubmap

Via het zoekveld kun je zoeken naar documenten in de map en (sub)submappen. Voer de zoekterm(en) in en activeer de zoekopdrecht met Enter of de zoek knop/verwijzing. Je zoekt dan met behulp van de generieke zoekfunctionaliteit in de map. Documenten worden 's-nachts geïndexeerd. Een document dat je plaatst in een map kun je dus niet direct via de zoekfunctionaliteit vinden.

De eventuele submappen worden getoond boven of onder de documenten, al naar gelang de sorteerinstelling van het rechter menu. Hierin kun je ook weer naar wens bestanden opslaan.

Een sub- of subsubmap voeg je toe via het Dirigentje.

Het is ook mogelijk dat er submappen getoond worden ingesteld bij het zaaktype met een standaard mapindeling van submappen. Dit wordt vaak gebruikt bij zaaktypen betreffende een project proces of offerte.

Ieder document in de map krijgt een documentregel waarop informatie is opgenomen over het betreffende document. De volgende onderdelen zijn hierin zichtbaar:

• Selectievakje
  Een selectie mogelijkheid van documenten om deze via de knoppen/verwijzingen in de actiebalk of het rechtermenu te kopiëren, verplaatsen, verwijderen of via de e-mail te versturen

• Icoontje originele bestandsformaat document: 
  Via een icoon zie je hier het originele bestandsformaat van het document. Klik hierop om het document in dat formaat te openen, bijvoorbeeld; word doc, excel, web(doc) of xml. 
• Icoontje bestandsformaat document na PDF conversie
  Toont de naar PDF geconverteerde versie van het document. Klik hier op om het document in PDF formaat te openen.

• Naam van het document
  Toont de documentnaam en het documenttype van het document. Bij het toevoegen via een sjabloon staat hier ook de auteur van het document getoond. Indien er meerdere versies van een document aanwezig zijn dan staat in deze regel tevens welke versie van het document hier getoond is. Klik op deze kolom om het document te openen in het meest recente formaat.

• Grootte
  Toont de grootte/omvang van het document. 

• Gewijzigd
  Toont de datum waarop document/subdossier is aangemaakt of is aangepast (in het geval van een nieuwe versie) 
• Kleurenbalk voor documenten
  De kleurenbalk voor documenten bevat actieknoppen waarmee je snel eigenschappen van het document kunt (de)activeren of kunt inzien. De volgende functionaliteiten zitten onder deze knoppen:
• C - Indien grijs dan is het document de definitieve versie. Klik op de C om concept te activeren. De C wordt dan rood en het document krijgt de status van conceptdocument.
• B - Klik op de B om het betreffende document te markeren als In bewerking. De knop wordt dan rood. Het is dan niet mogelijk om een nieuwe versie te plaatsen. 
• L - De grijze L geeft aan dat een document als gelezen is gemarkeerd. Klik op de L om een document direct als ongelezen te markeren. Deze knop wordt dan rood.
• V - Indien groen dan zijn er meerdere versies van het document beschikbaar. Klik op de V om naar het scherm voor versiebeheer te gaan. Indien het document een mailbericht met bijlagen betreft wordt de V vervangen door een rood rondje met paperclip . Klik op voor versiebeheer, waarbij je met de actieknop ‘Pak bijlagen e-mail uit’ de bijlagen uitpakt.
• rondje zonder teken of < > - dit rondje geeft aan of een document intern rondje zonder teken, inkomend (<) of uitgaand (>) is.
• Z - Geeft aan of het document zichtbaar is voor de klant = rood of dat dit niet het geval is (groen)
• W - Ga naar het scherm om de documentkenmerken in deze map te wijzigen
• K - Ga naar het scherm om de documentkenmerken in te zien of de documentkenmerken in deze of in alle mappen te wijzigen.

Voor het kopiëren of verplaatsen van documenten maak je gebruik van het documenten mandje.

Zodra op de knop 'Kopieer' of 'Verplaats' wordt geklikt, verschijnen de geselecteerde documenten in een pop-up venster 'Documentmandje' op het scherm. Later kunnen nog meer documenten (ook uit een andere map) toegevoegd worden aan dit mandje.

Knoppen
Met de knop ‘Verwijder uit mandje’ kan de kopieer of verplaats actie van documenten geannuleerd worden;
Met de knop 'Plakken' worden de geselecteerde documenten in de doelmap geplaatst (bij verplaatsen verdwijnt het document uit de bronmap of dossier);
Met de knop 'Plakken+' worden de geselecteerde documenten ook in de doelmap geplaatst, maar de documenten blijven staan in het documentenmandje zodat deze documenten ook nog in een andere doelmap kunnen worden geplaatst.

De documenten in het mandje kunnen geselecteerd of gedeselecteerd worden (alle documenten zijn standaard aangevinkt).
Ook kan het documenttype voor de doelmap gewijzigd worden via een klik op het document in het mandje.

Indien het actieve scherm niet het dossierscherm betreft worden de documenten in het documentenmandje niet getoond. De tekst "Ga naar een map of dossier om de documenten uit het mandje te plaatsen."
Het is dus alleen mogelijk de documenten vanuit een map of dossier te plaatsen.

Zoals de indicatie ‘Te lezen’ automatisch op ‘ja’ wordt gezet als iemand anders dan degene aan wie de zaak is toegewezen, een document via slepen plaatst, gebeurd dit ook bij het plaatsen van een document via het documentmandje.