Hoe bepaal ik de versie in een dossier/map?

Voeg nieuwe versie toe

Via de V in de documentregel kun je de versies van het document bekijken. Via de knop "Voeg nieuwe versie toe" kun je een nieuwe versie van het document toevoegen. Deze knop wordt alleen getoond met beheerrechten document of met behandelrechten voor de zaken van het zaaktype. De eerdere versies blijven bij versiebeheer staan. 

Je krijgt nu opties om een nieuwe versie te plaatsen door het uploaden van een document vanaf de schijf, via scanvelop en via het selecteren van een reeds aanwezige bestand in de Suite. Bij de opties uploaden vanaf de schijf en scanvelop kun je aangeven om het huidige versienummer aan te passen.

PDF

Indien gebruikt gemaakt wordt van PDFen en automatisch PDFen aanstaat, worden documenten automatisch omgezet naar PDF. Het originele bestand blijft in het dossier staan. Het is echter ook mogelijk om handmatig document om te zetten in PDF. Klik hiervoor op de V in de documentregel. Vervolgens kun je op de knop Converteer laatste versie naar PDF klikken.

Volgcode/Verwijzing

Wanneer een document een verwijzing of volgcode (QR) betreft, dan kan ook hier een PDF versie van worden gemaakt. Ook is het mogelijk om een nieuwe PDF versie te maken van de verwijzing of van de volgcode pagina. Klik hiervoor op de V in de documentregel en vervolgens op de knop "coverteer nieuwe versie naar pdf". Let op! dit geldt dus enkel voor verwijzingen en volgcodes!

PDF/A

De door de medewerker zelf geplaatste pdf-documenten worden nu ook ter conversie aan PDFen aangeboden, zodat deze ook omgezet worden naar PDF/A. Vaak zijn documenten die via Office of via multifunctional scanners zijn omgezet naar PDF niet van het type PDF/A. PDF/A is een van de weinige documenttypes die op lange termijn eenzelfde weergave van het document kunnen garanderen en PDF/A is als een standaard gedefinieerd en daarmee archiefwaardig.

Versie vastzetten

Als er meerdere versies van een document is een dossier of map zitten is het mogelijk de versie vast te zetten. Dit houdt in dat deze versie van het document, ongeacht of er nieuwe versies worden geplaatst in andere mappen of dossiers, bij dit dossier of map vastligt. Bij het klikken op het document in deze map/dossier wordt dan deze versie weer gegeven.

Klik in de documentregel op de K van kenmerken document, activeer vervolgens vanuit het rechter menu Wijzig kenmerken document in dit dossier/map. Als er meerdere versies van het document zijn staat er veelal achter zelfde als laatst versie document. Bij het klikken op deze regel wordt er een pop-up scherm weergegeven van de versies waaruit gekozen kan worden. Nu zal de gekozen versie bij dit dossier of map getoond worden totdat de gekozen versie weer ontkoppeld wordt.

Wil je weer dat automatisch de laatste versie van het document getoond wordt in het betreffende dossier/map, kies dan voor de optie Zelfde als laatste versie document.

Het is niet mogelijk direct een nieuwe versie te plaatsen van een document waarbij een versie van het document is vastgezet in de betreffende map of dossier. Zet voor het plaatsen van een nieuwe versie eerst de laatste versie actief. Kies hiervoor in het pop-up scherm Zelfde als laatste versie document. Daarna zal, indien voldoende rechten, de knop Nieuwe versie weer getoond worden bij de documentkenmerken in de betreffende map of dossier. Vervolgens kan een nieuwe versie van het document geplaatst worden vanuit de betreffende map/dossier.