Wat wordt vernietigd?
Welke gegevens worden vernietigd bij een vernietigingsprocedure?
Naast de documenten in het zaakdossier worden ook die gegevens vernietigd, op basis waarvan de zaak “valt te reconstrueren”. Onderdeel van deze meta-gegevens zijn de persoonsgegevens, die daarbij dus ook worden vernietigd.
Naast de persoonsgegevens worden ook die kenmerken vernietigd, op basis waarvan de zaak “valt te reconstrueren”. Hierbij wordt de zaaklog niet vergeten, die wordt juist bijgehouden om een zaak te kunnen reconstrueren. Ook de gerelateerde objecten kunnen vernietigd worden.
Een document niet wordt vernietigd als deze ook in een ander zaakdossier voor komt, maar wel vernietigd als deze ook in een objectdossier of map voorkomt. Dit is ooit zo geadviseerd door archiefinspecteurs.
Dit heeft tot gevolg dat bij het openen van een document uit een map of objectdossier, welke ook in een vernietigde zaak voor kwam, de volgende melding wordt getoond: "Document is vernietigd en kan niet meer geraadpleegd worden." Een vernietigd document in een map of objectdossier is ook te herkennen aan het grijze document icoontje links in de documentregel.
Wil je ervoor zorgen dat sommige documenten langer bewaard worden, dan zul je deze moeten kopiëren naar een dossier van een zaak met andere archiefkenmerken.
Na de vernietiging van de zaak is deze anoniem en de zaaknaam vermeldt alleen zaak + nummer .
Om er voor te zorgen dat de naam en omschrijving van de zaak als anoniem gemaakt wordt voor de concept vernietigingslijst moet een actie worden ondernomen. Bij ‘Beheren kenmerktype bij zaaktype’ moet, indien de regel ‘Sorteerprioriteit bij naam zaak’ is gevuld, de regel 'Verbergen bij naam op vernietigingslijst?' de waarde 'Ja' krijgen.
Hetzelfde geld voor registraties om er voor te zorgen dat de naam en omschrijving van het gerelateerde object ook anoniem gemaakt wordt. Bij ‘Beheren kenmerktype bij registratie’ moet, indien de regel ‘Sorteerprioriteit bij naam object’ is gevuld, de regel 'Verbergen bij naam op vernietigingslijst?' de waarde 'Ja' krijgen.
Bovendien kan in de registratie bij de instelling 'Objecten vernietigen bij gerelateerde zaak van type' de optie 'laatst gerelateerde zaak ongeacht zaaktype' of een specifiek zaaktype geselecteerd worden.
Bij onderstaande tabellen worden geen records verwijderd, maar attributen worden geleegd (X) of van een neutrale waarde voorzien (W). Het blijft daarmee mogelijk om managementinformatie over jaren heen te produceren (ook met betrekking tot vernietigde zaken):
- ZAAK,
- ZAAKVERLENGING,
- ZAAKOPSCHORTING,
- ZAAKSTATUS.
In de volgende tabellen worden de records wel verwijderd(vernietigd) welke aan de zaak gerelateerd zijn:
| TABELNAAM | TABELNAAM |
| ZAAKLOGREGEL, | RS_RESERVERING, |
| ZAAKBEVRIEZING | EML_EMAIL + EML_EMAILLOG , |
| ARCHIEFAANTEKENING | EML_DOCUMENT, |
| ZAAKEXTRASIGNALERING | EML_EMAILGEADRESSEERDE , |
| ZAAKWEIGERING | GEOOBJECTZAAKOBJECT, |
| ZAAKCHECKLISTITEM | WFR_WEBFORMULIERSESSIE |
| DOSSIERNAW, | WFR_WEBFORMULIERSESSIENAW |
CORRESPONDENTIENAW (inclusief GM_KOPPELING) | WFR_WEFFORMULIERSESSIEKENMERK, |
| GM_KOPPELING, | WFR_WEBFORMULIERSESSIEBIJLAGE, |
| SCANPOSTINTAKE , | AUTORISATIEOBJECT_FNVB, |
| SCANVELOP | AUTORISATIEOBJECT_FUNCTIE, |
| SCANVELOP | AUTORISATIEOBJECT_ORGO, |
| KENMERK, | AUTORISATIEOBJECT_ROL, |
| BETALING, | AUTORISATIEOBJECT_GERELATEERD, |
| KC_SESSIE (klantcontact) | AUTORISATIEOBJECT_GROEP. |
Bij de tabellen CORRESPONDENTIENAW, DOCUMENT en GEOOBJECT. kunnen records gekoppeld zijn aan meerdere zaken, objecten of mappen. Alleen als een record gekoppeld is aan uitsluitend de te vernietigen zaak, zal deze worden verwijderd, geleegd of van een neutrale waarde worden voorzien.
Bij het vernietigen van een zaak worden momenteel al documenten fysiek vernietigd als deze niet ook in een ander dossier voorkomen. Als laatste wordt de zaak en documenten aangeboden aan de zoekindex, zodat de zoekindex wordt bijgewerkt.