Hoe verloopt de Vernietigingsprocedure?

De archiefprocedure is in de loop der tijd een stuk eenvoudiger geworden omdat de archiefprocedure en vernietiging zijn samengevoegd tot 1 proces. 'De vernietigingsprocedure'.

Hiermee is de overbrengingsprocedure hierin vervallen. De over te brengen stukken zijn hoe dan ook altijd via 'Zoeken in zaken' selectie uit Mozard op te vragen. Het overbrengen van zaakinformatie naar het archiefdepot zal worden uitgevoerd middels een uitgaand koppelverzoek.

Indien er nog geen zaaktype Vernietigingsprocedure is aangemaakt doe dit als volgt. Maak een zaaktype aan met 4 statussen waarbij de instelling ‘Betreft dit zaaktype de vernietigingsprocedure?’ de waarde JA heeft en voeg kenmerktype onderwerp toe voor samenstellen zaaknaam.

Indien het gewenst is om niet alle zaken welke gepland staan om te vernietigen (datum gelijk of kleiner dan vandaag) is het mogelijk te een zaakbakselectie te gebruiken. Ga naar Zoek in zaken . Kies een zaaktype/zaaktypes en kies bij status 'vernietigen gepland'. Je kan eventueel nog andere selectiemogelijkheden toepassen zoals verantwoordelijke afdeling, zaaktype, resultaat of datum archiefprocedure gepland van de zaak. Liever geen sortering en tellingen toevoegen i.v.m. performance. Vervolgens krijg je een overzicht van zaken te zien die voldoen aan jouw selectie die in aanmerking komen voor vernietiging.
Let op: een zaakbakselectie toont maar 999 zaken maar bij de vernietigingsprocedure worden de zaken boven de 999 ook meegenomen tot een maximum van 25000. Je kunt dit aantal aanpassen via systeemparameter ZKAPMAXAANTALPERAP.

Controleer dit overzicht van zaken en eventueel kan je direct de archiefkenmerken van getoonde zaken wijzigen via het archief-icoontje   in de zaakregel. Daarna kan je in het uitklapmenu van Overzicht selecties bij de selectie aangeven dat je deze selectie wil gebruiken in de vernietigingsprocedure  

Start nieuwe zaak van het type vernietigingsprocudure met als naam bijvoorbeeld: naam procesbeheerder(s) + periode.
Neem de zaak voor de vernietigingsprocedure eerst in behandeling (status3) en activeer vervolgens de actieknop 'Vernietigingsprocedure'.
Activeer vervolgens de actieknop ‘Start Vernietigingsprocedure’ waarna de keuze wordt geboden voor de vernietiging een zelf gemaakte zaakbakselectie te gebruiken of alle zaken die gepland staan te vernietigen. Nadat de keuze is gemaakt wordt met een achtergrondprocedure  de vernietigingsprocedure aangemaakt en de geplande zaken gemarkeerd (tabel: ZAAKARCHIEFPROCEDURE). Wanneer de achtergrondactie is uitgevoerd krijg je een belletje (vergeet-me-nietje) dat de actie klaar is. Met een klik op deze achtergrond actie wordt scherm1045 ‘vernietigingsprocedure’ weer geopend met, de uitgevoerde achtergrondprocedure. Dit wordt vorm gegeven als een tijdlijn actie met sortering in tegenstelling tot tijdlijn bij zaak en registratie oudste bovenaan en nieuwste onderaan. Dit actie-blok kan met V opengeklapt worden, waardoor de uitgevoerde acties worden getoond. 

Daaronder ziet de behandelaar(archiefmedewerker) het overzicht van de te vernietigen zaken (zaaktregels) of de selectie (gemaakt via selectie de zaken) die voor vernietiging in aanmerking komen.

Na de start vernietigingsprocedure heeft de totale procedure de volgende vervolgstappen:

• Archiefcheck eigenaar via concept vernietigingslijst *
• Archiefcheck archiefmedewerkers 
• Archiefcheck inspecteur/archivaris
• Verwerken archiefbesluiten
• Vernietigen zaken definitief
• Vervaardigen definitieve vernietigingslijst (anoniem) *
• Vervaardigen overzicht te vernietigen papieren exemplaren *
• Markeer papieren exemplaren als vernietigd

Bovenstaande stappen worden uitgevoerd via achtergrondprocedures vanwege de performance van het systeem.

ter ondersteuning van het proces bevat het Dirigentje de volgende knoppen:

1. Concept vernietigingslijst
2. Breek vernietigingsprocedure af
3. Definitieve vernietigingslijst
4. Overzicht te vernietigen papieren exemplaren (papieren poststukken)

Knop 1 en 2 worden alleen getoond als procedurestap ‘Verwerk besluiten’ nog niet is uitgevoerd.
(het afbreken van de procedure wordt ook weergegeven op de tijdlijn van het vernietigingsproces.)
Knop 3 wordt alleen getoond nadat als procedurestap ‘Vernietigen zaken definitief’ is uitgevoerd.
Knop 4 wordt alleen getoond nadat als procedurestap ‘Vernietigen zaken definitief’ is uitgevoerd en er documenten zijn gevonden in de vernietigde zaken welke vanuit een papieren exemplaar zijn aangemaakt (barcode-postintake en -scanvelop).

*) Indien bij de vernietigingslijsten meer dan 999 zaken moeten worden getoond of papieren exemplaren bij meer dan 999 zaken, dan wordt na het activeren op het scherm waar normaliter de zaken of Papieren exemplaren per zaakdossier worden getoond enkel de volgende mededeling getoond: 

“De meer dan 999 resultaten passen niet op een scherm".
In dat geval is alleen de knop ‘Maak pdf + Excel’ of ‘‘Maak nieuwe versie pdf + Excel’ zichtbaar." Met een klik op de knop wordt enkel de pagina met de melding geconverteerd naar pdf en de Excel wordt wel volledig met alle resultaten in het overzicht aangemaakt.

Na de start van de vernietigingsprocedure wordt de Archiefcheck eigenaren gestart en de concept vernietigingslijst aangemaakt ter beoordeling van de eigenaar (conform nominatie of uitstel verzoek).

In de concept vernietigingslijst, te openen via het Dirigentje in de gestarte vernietigingsprocedure, worden de zaken getoond. De layout van de vernietigingslijst is verticaal georiënteerd.
Per zaaktype worden de volgende zaak-onafhankelijke gegevens getoond:

• zaaktypenaam, resultaattypenaam,
• handmatig* of via nominatie(V/O), bewaartermijn o.b.v datum afhandeling of datumkenmerk,
• verwijzing selectielijst
• toelichting selectielijst

De gegevens per zaak worden als zes-koloms-kop getoond:

1. zaaknr,
2. zaaknaam – Zaak 123456 + naam (tenzij kenmerktype bij zaaktype de instelling ‘verbergen bij naam op vernietigingslijst’ de waarde JA heeft,
3. gestart – startdatum zaak,
4. afgehandeld – datum afhandeling zaak
5. Eigenaar, Archiefmedewerker, Inspecteur – met waarde V=vernietigen; U=uitstel,
6.  o.b.v. zaak – gerelateerde (deel) zaak met archiefkenmerken o.b.v. van hoofdzaak.

Indien archiefkenmerken handmatig per zaak zijn vastgesteld wordt extra de volgende drie-twee-koloms regels getoond:

1. vernietigen vanaf – datum
2. verwijzing selectielijst – lijst+categorienummer
3. reden wijziging

Met de knop 'Maak PDF + Excel ' in scherm1224 'Concept vernietigingslijst' kan van het overzicht een Excel en Pdf-versie als document worden vastgelegd. Deze wordt geplaatst in het zaakdossier van de zaak 'Vernietigingsprocedure'.

Bij de zaken die volgens de eigenaar uitgesteld worden, zal de volgende actie uitgevoerd moeten worden:

• voor uitstel vernietiging klik op het 'Archiefkenmerken' icoontje  ,
• in het 1e blok onder de zaakregel staat op regel 1 'Archiefcheck eigenaar *' met de opties 'uitstellen vernietiging' en 'vernietigen, conform nominatie'. Klik voor uitstellen op de 1e optie,
• op regel 2 staat 'Opmerking / reden uitstel', hierin voer je de reden van het uitstel op
• leg vervolgens de archiefcheck vast met de via de knop rechts boven in het scherm 'Leg archiefcheck eigenaar vast'. 
• het scherm met de overige zaken van de checklist weer getoond om de resterende zaken die uitgesteld moeten worden te verwerken.
• Als alle uitstel verzoeken verwerkt zijn wordt de knop 'Alle resterende zaken conform nominatie' geactiveerd, waarmee de resterende zaken van de proceseigenaar zonder uitstel verwerkt worden.

Nadat de 'archiefcheck eigenaar' is verwerk wordt automatisch de Archiefcheck archiefmedewerker' gestart.
Automatisch wordt het overzicht met mogelijk te vernietigen zaken getoond onder de reeds verwerkte stappen in de tijdlijn.

Ook de archiefmedewerker kan op dezelfde wijze bepalen dat zaken uitgesteld moeten worden van vernietiging.
Zaken welke bij de 'archiefcheck eigenaar' zijn uitgesteld worden als zodanig overgenomen tenzij de archiefmedewerker het uitstel ongedaan maakt door via het archiefrondje in de zaakregel   weer op 'vernietigen, conform nominatie' zet met opmerking.

Ook zaken waarvan de eigenaar vond dat ze vernietigd konden worden kunnen door de archiefmedewerker worden aangemerkt om uit te stellen (standaard termijn zoals vastgelegd bij de archiefkenmerken bij het zaaktype - resultaattype)

Als de check gereed is wordt de knop 'Alle resterende zaken conform advies eigenaar' geactiveerd.

Na de archiefcheck archiefmedewerker worden automatisch het overzicht met mogelijk te vernietigen zaken getoond onder de reeds verwerkte stappen in de tijdlijn.

De derde en laatste archiefcheck wordt uitgevoerd 'Archiefcheck inspecteur/archivaris'.
Vaak wordt een 2e versie van de concept vernietigingslijst gemaakt welke dient voor de beoordeling door de inspecteur en of archivaris.

De archiefcheck in Mozard wordt veelal uitgevoerd door de archiefmedewerker met toestemming van de inspecteur/archivaris.Ook eventuele extra uitstel opdrachten worden namens inspecteur/archivaris door de archiefmedewerker uitgevoerd.

Nadat deze laatste Archiefcheck is uitgevoerd staan alleen de zaken onder de tijdlijn welke vernietigd moeten worden. Het afbreken van de vernietigingsprocedure is na het uitvoeren van de 'Archiefcheck inspecteur/archivaris' niet meer mogelijk.

na de archiefchecks worden de stap Verwerken archiefbesluiten uitgevoerd. 
Hiervoor wordt rechtsboven in het scherm de knop 'Verwerk archiefbesluiten' geactiveerd

Daarna kan de stap 'Vernietigen zaken definitief' worden uitgevoerd. 

De definitieve vernietigingslijst moet echter pas na de definitieve vernietiging als PDF- en Excel document worden aangemaakt en deze zal als een geanonimiseerde versie (zonder de naam van de zaak) bewaard worden.

Als het goed is staat onder in het scherm de volgende gemarkeerde tekst:
Let op! In deze omgeving is geconfigureerd dat documenten daadwerkelijk vernietigd worden. Denk dus goed na voordat op de knop 'Vernietig zaken definitief' wordt geklikt!

Is dit niet het geval vraag dan of de functioneel beheerder Mozard dit kan aanpassen bij de instellingen van de intranet omgeving.

Activeer als je het zeker weet de knop 'Vernietig zaken definitief'.
Als de vernietiging klaar is keer je vanuit de achtergrondprocedure terug naar de vernietigingsprocedure. In de tijdlijn worden de vernietigde documenten niet getoond maar deze kunnen wel via het statuspanel bij onderdeel DOSVERNIETIGING gecontroleerd worden.

Na de vernietiging zijn de documenten en de metadata zoals, zaaknamen, omschrijvingen, inhoud van de kenmerken en persoonsgegevens bij de zaak verwijderd (zie ook wat wordt vernietigd ). Indien bij de registratie instelling 'Objecten vernietigen bij gerelateerde zaak van type' een zaaktype is geselecteerd of de waarde ' ‘Laatst gerelateerde zaak ongeacht zaaktype' worden gekoppelde objecten uit de registraties ook verwijderd. Alleen de start- en einddatum, zaaktypenaam, doorlooptijd en behandelaar blijven intact voor gebruik als kengetallen.

Definitieve vernietigingslijst
Deze lijst wordt ook pas gemaakt als de vernietiging is uitgevoerd.
De definitieve vernietigingslijst is dan volledig geanonimiseerd. De zaak bevat in de lijst dan alleen nog Zaak + nummer, zaaktypenaam, resultaatnaam en begin- en einddatum. (Zie ook 'Wat wordt vernietigd ')

Aan deze definitieve lijst wordt per zaak het volgende nog toegevoegd ten opzichte van de concept vernietigingslijst:

• Archiefcheck [naam uitvoerend medewerker], op dd-mm-yyyy uu:mm **Eigenaar**: vernietigen akkoord,
• Archiefcheck [naam uitvoerend medewerker], op dd-mm-yyyy uu:mm **Archiefmedewerker**: vernietigen akkoord,
•  Archiefcheck [naam uitvoerend medewerker], op dd-mm-yyyy uu:mm **Inspecteur/archivaris**: vernietigen akkoord.

Onderaan het blok resultaattype wordt, indien er minimaal één te vernietigen object aanwezig is, het blok ‘Te vernietigen objecten’ getoond. Daaronder worden de te vernietigen objecten getoond met vermelding van de objectnummer, de registratienaam en 1 of meerdere zaaknummers komma gescheiden(indien het object is gekoppeld aan meerdere zaken van het betreffende resultaattype.

Zie ook 'Wijzigen kenmerken registratie ' uitleg instelling ‘Objecten vernietigen bij gerelateerde zaak'.

Met de knop 'Maak PDF + Excel ' kan van de definitieve vernietigingslijst een PDF en Excel document worden vastgelegd die geplaatst wordt in het zaakdossier van de vernietigingszaak.

.
.

Het overzicht met te vernietigen papieren exemplaren wordt gemaakt nadat de vernietiging is uitgevoerd.
Dit is alleen nodig indien voor de vernietigde zaken (substitutie) vervanging papieren archiefbescheiden door digitale reproducties niet officieel geregeld is. Via het Dirigentje wordt het overzicht geopend en als PDF en Excel sheet worden bewaard in het zaakdossier

In het overzicht worden de volgende onderdelen getoond:

• Dagdoos postintake (datum) met de barcode volgnummers;
• Dagdoos scanvelop (datum) met de barcode volgnummers;
• Papieren exemplaren per zaakdossier met per zaak de dagdoos data en volgnummers

op basis hiervan kunnen de papieren exemplaren uit het papieren archief gelicht en verwijderd worden.

Vervolgens wordt als laatste stap van het vernietigingsproces wordt de actie "Markeer papieren exemplaren als vernietigd" uitgevoerd. 

Handel hierna de vernietigingszaak af.