Waarom postintake documenten doorsturen?

Nadat de zaak is afgerond worden op basis van het resultaat de archiefkenmerken bepaald. Dit gebeurt enerzijds op basis van de geconfigureerde archiefkenmerken per resultaattype en indien het wenselijk is kan bij het resultaat ook handmatige kenmerken worden toegevoegd door de archiefmedewerker.
Bij het zaakdossier is bij het resultaat vastgelegd wat de nominatie(vernietigen of bewaren), de termijn is tot de start van de archiefprocedure en wanneer de zaak bevroren moet worden.

De verschillende onderdelen van archiveren zijn:

* Vernietigingsprocedure *)
* Archiefkenmerken opnieuw opbouwen
* Archiefkenmerken beoordelen
* Handmatig toekennen archiefkenmerken
* Doorsturen postintake documenten

*) Zie de aparte uitgebreide handleiding

Indien bij een zaaktype is aangegeven ‘Aparte bewaarplaats voor dit zaaktype? =Ja’ en er is geen sprake van substitutie/vervanging, dan worden de gescande documenten met barcode uit de zaken van het betreffende zaaktype getoond in de Taakbak doorsturen postintake documenten.
Via deze taakbak kan aangegeven worden of het document is doorgestuurd naar de eigenaar van de afwijkende bewaarplaats.
Indien de documenten al in de dagdoos zijn opgeborgen kunnen deze aan de hand van de barcode uit de (numeriek gesorteerde) dagdoos gelicht worden. In het overzicht zie je dan ook in de barcode de datum van de dagdoos en het unieke volgnummer (barcode van de scan).

**Opbouw Barcode**:
MP = Mozard postintake (2 posities)
ZDR = Post categorie (3 posities)
20150202 = Datum dagdoos (yyyymmdd)
0023 = volgnummer in dagdoos (4 posities)

Ter ondersteuning van het lichten van de documenten wordt het overzicht uit geprint en als checklist gebruikt. Als alle papieren exemplaren overgedragen zijn aan het statisch archief, worden als bevestiging alle papieren exemplaren geselecteerd en gemarkeerd als verplaatst.