Hoe pas je archiefkenmerken aan?

Nadat de zaak is afgerond worden op basis van het resultaat de archiefkenmerken bepaald. Dit gebeurt enerzijds op basis van de geconfigureerde archiefkenmerken per resultaattype en indien het wenselijk is kan bij het resultaat ook handmatige kenmerken worden toegevoegd door de archiefmedewerker.
Bij het zaakdossier is bij het resultaat vastgelegd wat de nominatie(vernietigen of bewaren), de termijn is tot de start van de archiefprocedure en wanneer de zaak bevroren moet worden.

De verschillende onderdelen van archiveren zijn:

* Vernietigingsprocedure *)
* Archiefkenmerken opnieuw opbouwen
* Archiefkenmerken beoordelen
* Handmatig toekennen archiefkenmerken
* Doorsturen postintake documenten

*) Zie de aparte uitgebreide handleiding

Via de zaak of via ‘Handmatig toekennen’ onder Archiveren in het submenu van Informatiebeheer ga je naar de taakbak ‘Handmatig toekennen archiefkenmerken. Van alle afgeronde zaken zijn de archiveringskenmerken handmatig aan te passen.
In de zaakbak wordt per zaak de zaakregel getoond.
Klik op de A in de kleurenbalk van de zaakregel om de kenmerken te bekijken dan wel aan te passen.
In het scherm 'Archiefkenmerken' staat de archivering informatie(inclusief zaaklog) behorende bij het gekozen resultaat bij afhandelen van de zaak.
Door te klikken op de knop ‘Wijzig archiefkenmerken handmatig’ kunnen de archiefkenmerken toegevoegd/aangepast worden.

De volgende velden kunnen worden aangepast:
* Archief nominatie = vernietigen of overbrengen
* Datum start archiefprocedure gepland = dit is de datum waarop de archiefprocedure mag starten
* Verwijzing selectielijst = in ons voorbeeld 'selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen' uit 1996 hoofdstuk 2 par.20 waarin staat dat een toegewezen subsidie 7 jaar bewaard moet blijven en daarna vernietigd moet worden.
* Motivatie/toelichting wijziging = bij een aanpassing van de nominatie of archieftermijn moet worden aangegeven waarom is afgeweken van de standaard archief instellingen.

Bij een aanpassing van de archiefkenmerken wordt een log record toegevoegd aan de historie archiefkenmerken zaak van het archiefkenmerken overzicht. Op deze wijze wordt zichtbaar wanneer en door wie, welke archiefkenmerken zijn aangepast.

De archiefmedewerker en bij de juiste rechten ook de behandelaar van de zaak, kan een **archief aantekening** toevoegen bijvoorbeeld bij een gebeurtenis die de bewaartermijn zou kunnen beïnvloeden. Vanuit het archiefkenmerken scherm wordt de knop ‘Aantekening’ geactiveerd en de tekst kan worden ingevoerd en vast gelegd. De aantekening wordt toegevoegd aan de archiefkenmerken.

Ter ondersteuning van het lichten van de documenten wordt het overzicht uit geprint en als checklist gebruikt. Als alle papieren exemplaren overgedragen zijn aan het statisch archief, worden als bevestiging alle papieren exemplaren geselecteerd en gemarkeerd als verplaatst.