Hoe maak je zaak op basis van een binnenkomend e-mail bericht?

Binnenkomende EML-mailberichten worden verwerkt op basis van de in het bericht opgenomen mailreferenties. Komen deze mailreferenties voor als EML_MAILREFERENTIE (bij e-mailbericht) of EMLG_MAILREFERENTIE (bij geadresseerde), dan wordt het binnenkomende bericht opgenomen in het dossier van de zaak.

Met de nieuwe functionaliteit, om op basis van een binnenkomende mail een zaak aan te maken, is het nodig dat e-mailadressen als afzender en/of geadresseerden kunnen worden ingesteld in combinatie met een zaaktype plus een optie hoe het e-mailbericht in de aan te maken zaak op te nemen.
Hiervoor is het scherm *Beheren e-mail adressen binnenkomende e-mail* aangemaakt. Dit scherm is te bereiken via Functioneel beheer onder categorie *Externe communicatie*.

Bij een klik rechtsboven op de actieknop Voeg binnenkomend e-mailadres toe wordt scherm1486 aangeroepen als mutatie scherm waarin je de configuratie van de volgende kenmerken kunt vastleggen:

• Aanmaken zaak van type * (verplicht) - selecteer het zaaktype,
• Indien afzender – vul het e-mailadres van de afzender in *,
•  En/of indien geadresseerde – vul het e-mailadres van de geadresseerde in - hiervoor moet een speciaal e-mail account op de mailserver aangemaakt worden zoals bijvoorbeeld factuur@uwdomeinnaam.nl of sollicitatie@domeinnaam.nl met een 'forwarding' naar de mailbox die vermeld staat bij parameter EMLEMAILADRES,
• Aan / kopie – kies het type geadresseerde,
• Hoe e-mail op te slaan in zaak *(verplicht) - selecteer één van onderstaande waarden:
  - e-mail plus bijlagen als aanvraag (1 document van bericht + bijlage(n)),
  - bijlagen als bijlagen bij aanvraag(bericht en bijlage(n) als aparte documenten),
• Documenttype bericht *(verplicht) – selecteer een documenttype uit bovenstaand zaaktype,
• Documenttype bijlagen *(verplicht indien bij keuze ‘bericht als aanvraag, bijlagen los’) – selecteer een documenttype uit bovenstaand zaaktype
• Kenmerktype afzender - selecteer een kenmerktype (tekst/alfanumeriek > 80pos.) uit bovenstaand zaaktype om de afzender in vast te leggen,
• Kenmerktype geadresseerde - selecteer een kenmerktype (tekst/alfanumeriek > 80pos.) uit bovenstaand zaaktype om de geadresseerde in vast te leggen,
• Kenmerktype onderwerp - selecteer een kenmerktype (tekst/alfanumeriek) uit bovenstaand zaaktype om het onderwerp van het mailbericht in vast te leggen,
• Omgeving communicatie klant – wordt alleen getoond bij multi-organisatie-inrichting waarmee de omgeving geselecteerd kan worden,
• Toe te wijzen aan – selecteer een medewerker die behandelrechten heeft voor het zaaktype,
• Interne klant – selecteer een medewerker die als interne klant moet worden aangemerkt,
• Vaste naam externe klant – invoerveld voor naam externe klant | indien leeg, dan wordt de naam van de afzender van het e-mailbericht als naam van de klant van de zaak weggeschreven |Indien ook leeg, dan wordt het e-mailadres van de afzender van het e-mailbericht als naam van de klant worden weggeschreven,
• Sorteerprioriteit – bepaalt de volgorde van het overzicht in scherm1484 ‘Beheren e-mailadressen binnenkomende e-mail’ en ook de volgorde van verwerking vande controle van onderstaande veld,
• Beëindig verdere controle bij aanmaken zaak – Ja/Nee Bij de waarde JA wordt de controle beëindigd indien op basis van het binnenkomende e-mailbericht een zaak is aangemaakt (de overige records in tabel EML_BINNENKOMEND worden dan niet meer gecontroleerd). Bij waarde NEE en voldoen de afzender en/of de geadresseerde aan meerdere voorwaarden (in de overige records in tabel EML_BINNENKOMEND), dan worden meerdere zaken aangemaakt.

Nadat alles ingevuld is bewaar je het binnenkomend e-mailadres via de groene knop 'v Voeg toe' rechtsonder